北京慧辰资道资讯股份有限公司董事会关于2022年度内部控制审计报告否定意见涉及事项影响
已消除的专项说明普华永道中天会计师事务所（特殊普通合伙）对北京慧辰资道资讯股份有限公司（以下简称“公司”、“本公司”、“慧辰股份”）2022年12月31日财务报告内部控制有效性出具了否定意见的内部控制审计报告（普华永道中天特审字(2023)第0840号）。本公司现就上述内部控制审计报告中否定意见所涉事项的影响消除说明如下：
一、 2022年度否定意见所涉及的内容
（一）慧辰股份应收账款管理存在重大设计及执行内部控制缺陷慧辰股份子公司北京信唐普华有限公司（“北京信唐”）未按照慧辰股份制定的《销售管理制度》中的规定执行有效的对逾期应收账款催收的内部控制。《销售管理制度》规定每月对逾期应收账款实施催收，由收入会计根据已确认收入但仍未回款半年以上的应收账款编制应收账款催收清单，发送至部门负责人进行催收，并反馈催收结果，确保回款的及时性，对于无法回收的款项需查明原因并落实责任。截止2022年12月31日，北京信唐应收账款余额7,886万元，该等应收账款存在未按合同约定收款且逾期等情况，我们发现北京信唐负责人并未按照上述要求在收到催收清单后，有效地及时跟进并监督应收账款的回款，未就长账龄的应收账款的逾期回款情况查明原因并落实责任。对逾期应收账款催收的内部控制的执行存在重大缺陷。慧辰股份的财务部门每年末与客户进行应收账款对账，业务部门根据自己的业务特点定期与客户进行对账（如季度），我们发现慧辰股份未按照客户类别、客户的信用风险设置合理的对账频率，未有效执行对应收账款对账结果的分析和跟进，该等对账的控制亦未包括在统一制定的《销售管理制度》中。应收账款对账的内部控制的设计和执行均存在重大缺陷。上述重大缺陷导致慧辰股份不能合理保证及时防止或发现并纠正对财务报表有重大影响的应收账款的存在性、准确性和计价相关的可能错报，与之相关的
财务报告内部控制失效。截止2022年12月31日，慧辰股份尚未开始该等事项的整改工作。
（二）慧辰股份合同审批及签订存在内部控制执行重大缺陷
慧辰股份制定的《合同管理办法》规定销售合同、与客户的合同协商记录及报价单应当由项目经理提交，分别经由部门总经理以及法务、财务等部门审批通过；对于超过一定金额的销售合同，还应当经过慧辰股份CEO的审批。于2022年12月，北京信唐与A客户就提供软件系统建设的技术服务项目签署金额为人民币605万元（含税）的合同，该合同已经过慧辰股份CEO的审批。我们发现，该合同中的A客户印章与以前年度相关合同的印章不一致以及其他的异常情况。然而，慧辰股份在执行合同审批的内部控制时并未发现上述情况，相关的内部控制执行存在重大缺陷。上述重大缺陷导致慧辰股份不能合理保证及时防止或发现并纠正对财务报告有重大影响的收入真实性、准确性相关的可能错报，与之相关的财务报告内部控制失效。截止2022年12月31日，慧辰股份尚未开始该等事项的整改工作。
（三）慧辰股份的企业层面控制存在重大执行缺陷
慧辰股份《内部控制管理制度》规定母公司及下属公司应当结合自身业务，定期开展风险对公司的外部及内部风险进行识别及分析，并制定恰当的应对措施。我们发现，慧辰股份未按照规定进行风险评估，未充分识别公司外部及内部风险。导致慧辰股份未能根据下属子公司的财务状况、经营成果、现金流量的情况有效识别子公司的经营及财务的潜在风险并及时采取管理措施。同时，慧辰股份《对外投资管理制度》中规定对外投资前应当关注投资并购风险，并在投资后持续监督和管理被投资方的经营状况。我们发现，慧辰股份未能在投资后有效地监督落实投前方案中的风险应对措施。慧辰股份的上述企业层面控制的执行存在重大缺陷。
此外，根据《内部控制管理制度》的规定，慧辰股份应当设立反舞弊机制以及举报投诉机制，对舞弊及投诉案件进行收集、调查和跟进。我们发现，公司并未按照规定有效进行舞弊线索的收集并开展相关调查，导致慧辰股份未能及时识别前述（二）中的异常情况并采取应对措施。慧辰股份的与反舞弊相关的内部
控制的执行存在重大缺陷。上述重大缺陷导致慧辰股份不能合理保证及时防止或发现影响公司正常经营的重大风险事件或舞弊迹象，可能导致对财务报表整体产生重大影响，相关的企业层面内部控制失效。截止2022年12月31日，慧辰股份尚未开始该等事项的整改工作。有效的内部控制能够为财务报告及相关信息的真实完整提供合理保证，而上述重大缺陷使慧辰股份内部控制失去这一功能。
二、 关于否定意见涉及事项消除的说明
针对否定意见所涉及的内控缺陷，公司对内部控制做了以下整改：
公司在收到中国证监会下发的《立案告知书》后，积极配合监管进行调查的同时，公司、公司董事会、监事会及管理层对此高度重视，成立了由总经理、董事会审计委员会成员、独立董事、业务高管、财务、法务、内控合规部门组成的整改工作小组，建立了整改工作机制，严格按照《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所科创板股票上市规则》、《企业内部控制基本规范及配套指引》等相关法律、法规和规范性文件以及《公司章程》等内部管理制度的要求，认真梳理，深入分析，提出整改方案，逐项落实整改措施。
（一）应收账款管理方面
（1）设立应收账款管理部门，加强对应收账款全过程的管理和控制
前期公司设专人负责应收账款管理工作，会同公司管理层、财务部门、法务部门、内控部门多次召开应收账款管理优化会议，探讨进一步优化应收账款管理措施，落实提升应收账款回款情况。
为进一步加强应收账款管理工作，公司成立专门的应收账款管理部门，负责制定/细化应收账款管理相关制度；安排对一定期间以上的应收账款予以跟进，包括与业务部门沟通了解具体情况、与客户保持联系并协商付款计划；对应收账款数据进行分析，分析判断应收账款是否存在回收风险；研究应收账款催收方法，提高回收效率；向管理层汇报应收账款情况等，最大限度地提升应收账款监管力度，以维护股东权益和公司利益。
对于重点部门或重点事项，应收账款管理部门会单独组织召开不定期会议，对应收账款情况进行专项分析、诊断和跟进；除上述会议跟进外，应收账款管理部门每月还会采取其他不同方式（企业微信、电话等）向业务部门跟进应收账款
回收情况。
（2）管理层对应收账款高度重视，每双周举行经营管理会议设应收账款专题
财务部门每双周会前向业务部门及应收管理部门发送应收账款明细表，更新截止到最新时间的回款数据，便于业务部门及应收账款管理部门及时更新数据并根据最新情况与客户沟通和核对。各部门在汇报经营工作的同时专题汇报应收账款催收/核对情况，会上应收账款管理部门也会对各业务部门应收账款情况进行分析汇报。
（3）制定应收账款管理制度，明确应收账款管理规则
公司应收账款管理细则已制定完毕并发布执行，细则明确了应收账款管理的目标和原则，初步制定了应收账款管理的四步法，包括业务部门催收（基于财务部门的通知，业务部门自身发起对于应收账款的催收）、公司催收（由应收账款管理部门牵头，对于超出一定期限的应收账款，通过催收函、客户拜访、业务对账等方式由公司发起催收）、外部非诉催收（经过应收账款管理专项会议确认，对符合条件的应收账款通过合规第三方供应商，采用发送律师函等方式进行催收）、法律诉讼（经过应收账款管理专项会议确认，对达到条件的应收账款通过诉讼方式进行催收）。
（4）实际落实应收账款催收措施
按照应收账款管理制度的要求，对一定期限以上的应收账款，应收账款管理部门已陆续开展客户的电话访问，以了解和判断应收账款回收的阻碍点，为下一步采取措施提供判断依据；同时，应收账款管理部门牵头，组织法务部门共同参与，由公司法务部门向客户发送催款函（邮件及邮寄函件），推动应收账款的收回。对于风险较高的部分超期应收账款，为降低风险，加速应收账款回收，应收账款管理部门牵头，引入外部第三方，进行外部非诉催收或诉讼催收，并在此过程中建立了部门/项目诉讼沟通群组，及时沟通相关信息，以保证信息有效传递，公司已通过上述催收方式，实现了部分超期应收账款的回收。
应收账款对账方面，公司已按照内部控制规范的要求，建立了常规性的客户对账流程与规则，定期进行对账工作。公司在设计内控流程时，是以有效催收为前提，在不影响报表准确性的情况下，系统考虑对账工作的实操性等情况，在整改优化中，公司将重点放在应收账款的有效回收上，通过前述提到的应收账款管
理整改措施来提升应收账款的管理水平以及应收账款的回收效率。催收过程中，业务部门会与客户沟通款项支付安排、发票开具安排等相关事宜，这些沟通内容中实际均包含金额等信息的确认。公司根据客户信用不同，将客户分为组合一、组合二两类。为了提升应收账款催收效果，更加符合整改要求，应收账款管理部出于谨慎性和从严性管理原则，不论客户信用为组合一或组合二，只要账龄/逾期超过3个月，均由应收账款管理部门介入统筹管理，每月与业务部门沟通核对应收账款的催收/核对情况。同时，基于日常沟通、专项会议、双周会议等对客户风险情况进行分析并对应收账款进行分层，确定拟需诉讼的，应收账款管理部门与业务部门也会组成专门的诉讼群，讨论和推进诉讼事项。
综上，公司已根据实际情况建立了有效的应收账款催收机制，通过及时有效的客户对账机制，应收账款管理部门切实推动和跟进应收账款催收，公司已有效应对超期应收账款风险。
（二）合同管理方面
（1）修订完善合同管理制度
合同管理方面，公司法务部门、内控部门联合，对合同管理制度进行重新梳理修订。在原有的合同审核基础上，重点加强了合同管理部门与业务部门对业务关键信息的沟通与核对，并进一步明确了合同的相关审核要点，相关人员在审核过程中主要关注合同金额、业务委托内容、主体资格（客户性质、是否中间客户等）、付款周期、付款方式、报价条款、验收条款、违约条款、权利义务条款、管辖权条款、数据合规条款等相关内容，审批流程完毕后由合同承办部门负责合同签署，并确保签订文本与审定文本一致。
（2）进一步完善合同归档审核要点
公司法务部门为销售合同、非项目类采购合同、其他类合同的归口存档部门，财务部为项目类采购合同的归口存档部门，合同归口存档部门指定专人作为合同管理人，进行合同的整理、保管、借阅、销毁等。法务部门联合内控部门在原有合同归档审核的基础上，进一步完善了归档审核要点，要求合同管理员/法务专员在系统中查看并核对合同信息，主要核对合同的主体内容（合同的执行时间、金额、签约主体、每页的内容、缺页情况）、双方签字及盖章情况（清晰度、完整性、一致性，如印章与合同的签约主体是否一致、印章与合同签约主体的名称
是否一致等内容等）、确保印章的形式真实性，避免出现虚构与第三方业务合同的情况。核对无误后，进行归档操作。
（3）组织专项培训，提升相关人员专业水准
公司已组织对相关岗位人员进行要求/培训，讲解/下发合同归档审核要求，并对关键流程实施抽样检查，确保实际有效执行。
（4）进一步推动电子印章使用，降低印章伪造风险
公司进一步加大力度推动电子印章的使用，进行了全员的宣导及讲解，优化了电子印章使用操作步骤、对部分业务部门进行了单独指导，更换了电子印章供应商以提供更完善的服务，在提升业务效率的同时，降低印章的伪造风险。由于电子印章的使用涉及到计算机系统的认证和权限管理，这极大地增加了伪造的困难程度；此外，电子印章还附带时间戳和其他数据，可以用来验证签订时文件的具体情况，这也使得电子印章在一定程度上更加可靠和安全。
（5）开展印章专项检查，避免虚构与第三方业务
2023年四季度，公司已安排针对当年一定金额以上的销售合同的印章专项核查（清晰度、完整性、一致性，如印章与合同的签约主体是否一致、印章与合同签约主体的名称是否一致等内容等），再次从形式方面验证印章的真实性、合法性以及与相关法律和规章制度的符合性，以防止印章被滥用或伪造，进一步确保印章的合法、规范使用。
综上，公司在原有合同管理的基础上，优化完善了合同审核、归档审核，合同执行监督（加强合同相关凭证的收集）、合同应收账款等合同管理全过程，进一步提升了合同管理的有效性及整体效率。通过各环节优化衔接，可以从全局出发减少错误和遗漏的可能性，确保合同符合法律要求和公司政策，降低潜在风险，增强合规性。
（三）子公司风险识别及评估/子公司投后管理方面
（1）加强对重点子公司的关注，委派高管及关键管控岗位深入跟进
公司对控股子公司的管理方式为垂直/统一管理，财务、内控、法务等关键管理领域（包括收入确认管理、应收账款管理、证据链管理、合同管理、印章管理、制度管理等方面）由集团层面对应部门制定统一管理规范和要求，子公司严格按要求执行，并应用统一的信息化系统平台管理。公司已重新梳理优化控制措施、强化执行力、加深常规监管、高度重视风险预警等方面，进一步强化落实各
项管理措施。公司加强对重点子公司的管理，专门委派了高管深入重点子公司，详细了解关键的经营事项，重点关注重大项目进展、现金流情况、收入情况、应收账款情况等，深入分析各项业务数据和指标。指定的高管人员负责深度参与子公司的日常经营管理与监督，包括跟进一定金额以上的业务项目，参与项目的客户沟通等环节，确保项目的真实、合法、合规，已签订的销售合同具有业务实质；梳理子公司的应收账款，查找应收账款未回款原因，有针对性地制定不同的措施，跟进应收账款的收回；对子公司进行专项收入成本分析，结合子公司项目执行情况，协助子公司制定成本控制措施；审核审批子公司的业务经营具体事项（合同签订、借款、报销等），确保子公司日常经营合规、合理。
（2）修订完善投资管理制度，增加风险预警提示
公司投资管理制度已在原有基础上进一步修订完善，公司增加对风险预警信号的设置，制度细化了风险事件标准和条件，形成切实可行的风险处置预案：一旦触发风险预警信号，公司管理部将第一时间启动专项会议，专人负责，对风险事件进行分析与评估，全面梳理原因，结合具体情况草拟可行的整改方案，形成书面文件或邮件形式的纪要，向公司管理层和董事会（必要时）进行汇报，并由管理部督促并跟进投资标的的整改。
（3）深化子公司监督机制
公司进一步深化子公司监督机制，优化重点子公司的审查方式，加强对子公司运营和风险管理的监督和控制，对重点子公司进行全年持续性的核查和跟进，预防潜在风险的发生，以及时采取相应的措施进行风险控制和应对。同时，持续的监控和评估，也有助于尽早发现和解决运营过程中的问题，推动业务流程优化，合规管理加强，从而进一步提升公司的整体运营效率、风险防范能力和公司治理水平。
（四）反舞弊管理方面
（1）聘请第三方独立调查机构，对风险子公司进行专业调查
舞弊事项发生后，公司聘请第三方独立机构对子公司应收账款和收入真实性进行了专项核查，并听取了第三方独立机构的调查汇报（包括核查采取的过程、方法和结论等），参考/结合调查中的发现问题，对相关事项梳理/评估/优化。
（2）委派专门高管深入重点子公司，监督子公司日常运营，控制潜在舞弊
风险公司专门委派了高管深入重点子公司，详细了解关键的经营事项，重点关注重大项目进展、现金流情况、收入情况、应收账款情况等，深入分析各项业务数据和指标。指定的高管人员负责深度参与子公司的日常经营管理与监督，可以更为全面、真实地掌握子公司经营管理具体情况，使子公司管理更加透明、真实，有利于及时发现子公司的舞弊/违规行为，这样的安排是反舞弊的有效监测机制，以控制子公司潜在的舞弊风险。
（3）通过内审部门的检查，监督整个集团公司内控运行情况，及时发现舞弊/违规行为。公司内审部门在定期内控检查中增加对反舞弊线索的关注，结合舞弊识别方法，识别潜在的反舞弊风险点，对获取的各项资料进行判断，关注并识别分析舞弊线索，以发现任何可能存在的舞弊行为或违规行为。
（4）增加宣传频率，增设多种宣传渠道，提升员工反舞弊意识
公司已建立反舞弊机制，并加大了力度进行反舞弊宣传，增加宣传频率，增设宣传渠道，通过多种渠道向员工宣贯舞弊投诉举报的必要性，进一步增加线索收集渠道，尽早发现舞弊线索。2023年二季度，公司重新设计了反舞弊宣传资料，并已通过邮件方式向全员进行宣传；三季度，公司进一步增加反舞弊案例的宣传，并通过一年一度的公司内控合规月活动，将反舞弊宣传纳入到宣导及考试范围，促使员工加深对反舞弊知识的了解，提高反舞弊意识，进而能在舞弊（如虚构与第三方业务、签订无商业实质的销售合同、提前确认项目收入等）发生时积极向公司举报投诉。四季度，公司制定了“反舞弊”宣传系列，选取与公司业务开展相关的重点领域组成系列专题，每期系列均包含外部法律法规规定、公司内控制度规定、相关舞弊案例、公司投诉举报渠道四部分内容，该系列宣传将定期向全体员工进行宣导，包括但不限于邮件宣导方式、海报张贴方式等，已将反舞弊宣传作为内控合规的常态化宣传内容。
（5）加强对相关人员的培训，提升专业水准
公司加大了对内部审计人员、财务人员的反舞弊培训，增强内部审计/财务审核的风险辨识能力，及早发现舞弊线索（如虚构与第三方业务、签订无商业实质的销售合同、提前确认项目收入等）。公司重新编写了反舞弊培训资料并组织了专项培训，公司内审部门人员、财务部门人员通过线上、线下相结合的方式，
均参加了培训，了解了常见的舞弊方式，知晓了自身的反舞弊责任，学习了反舞弊的监测技巧，有助于提升职业道德和诚信意识，提高发现舞弊的能力，进而实践中不断磨练反舞弊能力，降低舞弊风险。综上，公司已经采取了有效的整改措施，公司董事会认为公司2022年度内部控制审计报告中否定意见涉及事项的影响已消除。
北京慧辰资道资讯股份有限公司董事会
2024年4月25日