爱美客技术发展股份有限公司
独立董事工作制度
第一章总则
第一条为进一步完善爱美客技术发展股份有限公司(以下简称“公司”)的法人治理结构,强化对董事会和管理层的约束和监督机制,更好地维护中小股东的利益,促进公司的规范运作,根据《中华人民共和国公司法》、《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》(以下简称“《指导意见》”)、《上市公司治理准则》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》(以下简称“《上市规则》”)、《深圳证券交易所创业板上市公司运作规范指引》、《香港联合交易所有限公司证券上市规则》(以下简称“《香港上市规则》”,香港联合交易所有限公司以下简称“香港联交所”)等相关规定,以及《爱美客技术发展股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”),制定本制度。
第二条独立董事是指不在公司担任除董事、董事会专门委员会委员之外的其他职务,并与公司及其主要股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断的关系的董事。
第三条 《公司章程》关于董事的规定适用于独立董事,本制度另有规定的除外。
第四条公司聘任的独立董事最多在五家上市公司(含本公司)兼任独立董事,确保有足够的时间和精力,有效地履行独立董事的职责。
第五条公司董事会中设独立董事,至少3人,且独立董事占董事会成员三分之一以上;其中至少包括一名会计专业人士。会计专业人士应当具备丰富的会计专业知识和经验,并符合公司股票上市地证券交易所的上市规则的相关要求。
第六条独立董事出现不符合独立性条件或其他不适宜履行独立董事职责的情形,由此造成公司独立董事达不到法定人数时,公司应当按规定补足独立董事人数。
第二章独立董事的任职条件和独立性
第七条担任独立董事应当符合下列基本条件:
(一)根据法律、行政法规及其他有关规定,具备担任上市公司董事的资格;
(二)具有相关法律、行政法规及其他有关规定所要求的独立性;
(三)具备上市公司运作的基本知识,熟悉相关法律、行政法规、规章及规则;
(四)具有五年以上法律、经济或者其他履行独立董事职责所必需的工作经验;
(五)法律、行政法规、部门规章、规范性文件、公司股票上市地证券交易所的上
市规则或《公司章程》规定的其他条件。第八条独立董事必须具有独立性,下列人员不得担任独立董事:
(一)在公司或者其附属企业任职的人员及其直系亲属和主要社会关系(直系亲属是指配偶、父母、子女等;主要社会关系是指兄弟姐妹、岳父母、儿媳女婿、兄弟姐妹的配偶、配偶的兄弟姐妹等);
(二)直接或间接持有公司已发行股份1%以上或者是公司前十名股东中的自然人股东及其直系亲属;
(三)在直接或间接持有公司已发行股份5%以上的股东单位或者在公司前五名股东单位任职的人员及其直系亲属;
(四)在公司控股股东、实际控制人及其附属企业任职的人员及其直系亲属;
(五)为公司及其控股股东或者其各自附属企业提供财务、法律、咨询等服务的人员,包括但不限于提供服务的中介机构的项目组全体人员、各级复核人员、在报告上签字的人员、合伙人及主要负责人;
(六)在与公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业有重大业务往来(指需提交股东大会审议的事项或者证券交易所认定的其他重大事项)的单位任职,或者在有重大业务往来单位的控股股东单位任职;
(七)近一年内曾经具有前六项所列情形之一的人员;
(八)被中国证监会采取证券市场禁入措施,且仍处于禁入期的;
(九)被证券交易所公开认定不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员的;
(十)最近三年内受到中国证监会处罚的;
(十一)最近三年内受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的;
(十二)因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查,尚未有明确结论意见;
(十三)违反《中华人民共和国公务员法》关于公务员兼任职务的规定;
(十四)违反中央纪委、中央组织部《关于规范中管干部辞去公职或者退(离)休后担任上市公司、基金管理公司独立董事、独立监事的通知》的规定;
(十五)违反中央纪委、教育部、监察部《关于加强高等学校反腐倡廉建设的意见》关于高校领导班子成员兼任职务的规定;
(十六)违反《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》关于党员领导干部兼任职务的规定;
(十七)曾任职独立董事期间,连续两次未出席公司董事会会议,或者未亲自出席董事会会议的次数占当年董事会会议次数三分之一以上;
(十八)曾任职独立董事期间,发表的独立意见明显与事实不符;
(十九)《香港上市规则》第3章和附录14有关独立非执行董事独立性规定;
(二十)中国证监会、公司股票上市地证券交易所认定或法律法规规定的其他情形。
第三章独立董事的提名、选举和变更
第九条公司董事会、监事会、单独或者合并持有公司已发行股份1%以上的股东可以提出独立董事候选人,并经股东大会选举决定。
第十条独立董事的提名人在提名前应当征得被提名人的同意。提名人应当充分了解被提名人职业、学历、职称、详细的工作经历、全部兼职等情况,并对其担任独立董事的资格和独立性发表意见,被提名人应当就其本人与公司之间不存在任何影响其独立客观判断的关系发表公开声明。
在选举独立董事的股东大会召开前,公司董事会应当按照规定公布上述内容。在
选举独立董事的股东大会召开前,公司应将所有被提名人的有关材料证券交易所。公司董事会对被提名人的有关情况有异议的,应同时报送董事会的书面意见。证券交易所在5个工作日内对独立董事的任职资格和独立性进行审核。对证券交易所持有异议的被提名人,可作为公司董事候选人,但不作为独立董事候选人。
独立董事应于获委任时向香港联交所递交独立性确认函,以确认(a)其(及其直系家属(如《香港上市规则》所定义))与《香港上市规则》第3.13(1)至(8)条所述的各项因素有关的独立性;(b)其过去或当时于公司或其附属公司业务中的财务或其他权益,或与公司的任何核心关连人士的任何关连(如有);及(c)其于递交《香港上市规则》规定需要提交的H表格时,并无其他可能会影响其独立性的因素。
独立董事获委任后,如发生任何新情况或发生任何变化导致可能会影响其独立性,则该独立董事须在切实可行的范围内尽快通知香港联交所。所有独立董事需每年向公司书面确认其独立性。公司每年需在年报中确认其是否已收到上述确认,以及其是否仍然认为有关独立董事是独立的。
第十一条独立董事由股东大会选举和更换。在召开股东大会选举独立董事时,公司董事会应对独立董事候选人是否被证券交易所提出异议的情况进行说明。
第十二条独立董事每届任期与公司其他董事任期相同,任期届满,连选可以连任,但是连任时间不得超过六年。
第十三条独立董事连续 3 次未亲自出席董事会会议的,由董事会提请股东大会予
以撤换。
除出现上述情况及《公司法》等法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司股票上市地证券交易所的上市规则中规定的不得担任董事的情形外,独立董事任期届满前不得无故被免职。提前免职的,公司应将其作为特别披露事项予以披露,被免职的独立董事认为公司的免职理由不当的,可以作出公开的声明。第十四条独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告,对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。如因独立董事辞职导致公司董事会中独立董事所占的比例低于法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司股票上市地证券交易所的上市规则规定的最低要求时,该独立董事的辞职报告应当在下任独立董事填补其缺额后生效。如任何时候公司的独立董事不满足《香港上市规则》所规定的人数、资格或独立性的要求,公司须立即通知香港联交所,并以公告方式说明有关详情及原因,并尽快且在不符合有关规定的3个月内委任足够人数的独立董事以满足《香港上市规则》的要求。
第四章独立董事的权利与义务
第十五条独立董事除应当具有公司法和其他相关法律、法规赋予董事的职权外,还具有以下特别职权:
1、需要提交股东大会审议的关联交易应当由独立董事认可后,提交董事会讨论。独立董事在作出判断前,可以聘请中介机构出具专项报告;
2、向董事会提议聘用或解聘会计师事务所;
3、向董事会提请召开临时股东大会;
4、提议召开董事会;
5、独立聘请外部审计机构和咨询机构;
6、可以在股东大会召开前公开向股东征集投票权,但不得采取有偿或者变相有偿方式进行征集;
7、征集中小股东的意见,提出利润分配和资本公积金转增股本提案,并直接提交董事会审议;
8. 有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、公司股票上市地证券交易所的上市规则或《公司章程》规定的其他职权。
独立董事行使上述职权应当取得全体独立董事的二分之一以上同意。如上述提议未被采纳或上述职权不能正常行使,公司应将有关情况予以披露。第十六条公司董事会的审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事占多数并担任召集人,审计委员会中至少应有一名独立董事是会计专业人士并担任召集人。
第十七条独立董事除履行上述职责外,还应当对以下事项向董事会或股东大会发表独立意见:
(一)提名、任免董事;
(二)聘任、解聘高级管理人员;
(三)董事、高级管理人员的薪酬;
(四)公司现金分红政策的制定、调整、决策程序、执行情况及信息披露,以及利润分配政策是否损害中小投资者合法权益;
(五)需要披露的关联交易、提供担保(不含对合并报表范围内子公司提供担保)、委托理财、提供财务资助、募集资金使用有关事项、公司自主变更会计政策、股票及其衍生品种投资等重大事项;
(六)重大资产重组方案、股权激励计划、员工持股计划、回购股份方案;
(七)公司拟决定其股票不再在深圳证券交易所交易,或者转而申请在其他交易场所交易或者转让;
(八)独立董事认为有可能损害中小股东合法权益的事项;
(九)有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、公司股票上市地证券交易所的上市规则及《公司章程》规定的其他事项。独立董事应当就上述事项发表以下几类意见之一:同意;保留意见及其理由;反对意见及其理由;无法发表意见及其障碍。如有关事项属于需要披露的事项,公司应当将独立董事的意见予以公告。独立董事出现意见分歧无法达成一致时,各独立董事应分别发表意见,董事会应将各独立董事的意见分别披露。
第十八条独立董事对重大事项出具的独立意见至少应当包括下列内容:
(一)重大事项的基本情况;
(二)发表意见的依据,包括所履行的程序、核查的文件、现场检查的内容等;
(三)重大事项的合法合规性;
(四)对公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是否有效;
(五)发表的结论性意见。对重大事项提出保留意见、反对意见或无法发表意见的,相关独立董事应当明确说明理由。
独立董事应当对出具的独立意见签字确认,并将上述意见及时报告董事会,与公司相关公告同时披露。
第十九条公司应当为独立董事提供必要的条件:
(一)公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。凡须经董事会决策的事项,公司必须按法定的时间提前通知独立董事并同时提供足够的资料,独立董事认为资料不充分的,可以要求补充。当2名或2名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时,可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项,董事会应予以采纳。
公司向独立董事提供的资料,公司及独立董事本人应当至少保存5年。
(二)公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件。公司董事会秘书应积极为独立董事履行职责提供协助,如介绍情况、提供材料等。
(三)独立董事行使职权时,公司有关人员应当积极配合,不得拒绝、阻碍或隐瞒,不得干预其独立行使职权。
(四)独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由公司承担。
(五)公司应当给予独立董事适当的津贴。津贴的标准应当由董事会制订预案,股东大会审议通过。
除上述津贴外,独立董事不从公司及主要股东或有利害关系的机构和人员取得额外的、未予披露的其他利益。
(六)公司可以建立必要的独立董事责任保险制度,以降低独立董事正常履行职责可能引致的风险。
第二十条独立董事对公司及全体股东负有诚信和勤勉的义务。
第二十一条独立董事应当按照相关法律、法规、规范性文件、公司股票上市地证券交易所的上市规则和《公司章程》的要求,认真履行职责,维护公司整体利益,尤其要关注中小股东的合法权益不受侵害。独立董事应当确保有足够的时间和精力有效地履行职责,了解公司的生产经营和运作情况,应当主动调查、获取做出决策所需要的情况和资料,必要时可聘请中介机构予以协助,费用由公司承担。
公司股东间或者董事间发生冲突、对公司经营管理造成重大影响的,独立董事应当积极主动履行职责,维护公司整体利益。
第二十二条独立董事应当独立履行职责,不受主要股东、实际控制人或者其他与
公司存在利害关系的单位或者个人的影响。
第二十三条独立董事发现公司存在下列情形时,应当积极主动履行尽职调查义务并及时向证券交易所报告,必要时应聘请中介机构进行专项调查:
(一)重要事项未按规定提交董事会审议;
(二)未及时履行信息披露义务;
(三)信息披露存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏;
(四)其他涉嫌违法违规或损害中小股东合法权益的情形。
第二十四条除参加董事会会议外,独立董事应当保证安排合理时间,对上市公司生产经营状况、管理和内部控制等制度的建设及执行情况、董事会决议执行情况等进行现场调查。现场检查发现异常的,应当及时向公司董事会和中国证监会、证券交易所及公司所在地证监会派出机构报告。
第二十五条出现下列情形之一的,独立董事应当向中国证监会、证券交易所及公司所在地证监会派出机构报告:
(一)被公司免职,本人认为免职理由不当的;
(二)由于公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形,致使独立董事辞职的;
(三)董事会会议材料不充分,两名以上独立董事书面要求延期召开董事会会议或延期审议相关事项的提议未被采纳的;
(四)对公司或者其董事、监事、高级管理人员涉嫌违法违规行为向董事会报告后,董事会未采取有效措施的;
(五)严重妨碍独立董事履行职责的其他情形。
第二十六条独立董事应当向公司年度股东大会提交述职报告并报证券交易所备案。
述职报告应包括以下内容:
(一)全年出席董事会方式、次数及投票情况,列席股东大会次数;
(二)发表独立意见的情况;
(三)现场检查情况;
(四)提议召开董事会、提议聘任或者解聘会计师事务所、独立聘请外部审计机构和咨询机构等情况;
(五)保护中小股东合法权益方面所做的其他工作。
第二十七条公司应建立《独立董事工作笔录》文档,独立董事应当通过《独立董事工作笔录》对其履行职责的情况进行书面记载。
第五章独立董事年报工作职责
第二十八条每个会计年度结束后,公司管理层应向独立董事及时汇报公司年度生产经营情况和重大事项。如有必要,公司应安排独立董事进行实地考察。
对于独立董事在听取管理层汇报、实地考察等环节中提出的问题或疑义,公司应予以解答并对存在的相关问题提供整改方案、进行整改并接受独立董事的监督。独立董事工作应有书面记录。
第二十九条独立董事应对公司拟聘的会计事务所是否具备证券、期货相关业务资格,以及为公司提供年报审计的年审注册会计师的从业资格进行核查。经二分之一以上的独立董事同意后可向董事会提议聘用或解聘会计师事务所。独立董事应高度关注公司年审期间发生改聘会计师事务所的情形,一旦发生改聘情形,独立董事应当发表意见并及时向公司所在地证监会派出机构和证券交易所报告。
第三十条在年审注册会计师进场前,公司财务总监应向独立董事书面提交年度审计工作安排及其他相关资料,并向独立董事汇报未经审计的财务状况和经营成果。独立董事应与年审注册会计师沟通审计工作小组的人员构成、审计计划、风险判断、风险及舞弊的测试和评价方法、本年度审计重点。
第三十一条在年审注册会计师进场后,独立董事应及时与年审注册会计师进行沟通,了解审计工作的进度及审计工作中所发现的问题,并根据需要对所涉及的重大问题进行核查。
第三十二条在年审注册会计师出具初步审计意见后、召开董事会会议审议年度报告前,公司应根据独立董事的要求,由公司财务总监至少安排一次与年审注册会计师的见面会,沟通审计过程中发现的问题,及时与公司管理层进行沟通与交流,分析问题的成因,判断其风险程度,探求解决方案。见面会应有书面记录。
沟通内容包括但不限于以下主要方面:
(一)公司经营业绩情况,包括主营业务收入、主营业务利润、净利润的同比变动情况及引起变动的原因、非经常性损益的构成情况;
(二)公司的资产构成及发生的重大变动情况;
(三)公司各项费用、所得税等财务数据发生的重大变动;
(四)公司主要控股公司及参股公司的经营和业绩情况;
(五)公司资产的完整性、独立性情况;
(六)募集资金使用、管理情况,是否与计划进度和收益相符;
(七)重大投资项目的执行情况,是否达到预期进度和收益;
(八)公司内部控制的运行情况;
(九)关联交易的执行情况;
(十)收购、出售资产交易的实施情况;
(十一)审计中发现的问题;
(十二)其他重大事项的进展情况。
第三十三条独立董事应在召开董事会审议年报前,审查董事会召开的程序、必备文件以及能够做出合理准确判断的资料信息的充分性,如发现与召开董事会相关规定不符或判断依据不足的情形,独立董事应提出补充、整改和延期召开董事会的意见,未获采纳时可拒绝出席董事会,并要求公司披露其未出席董事会的情况及原因。公司应当在董事会决议公告中披露独立董事未出席董事会的情况及原因。第三十四条在召开董事会审议年报之前,独立董事应当根据需要向董事会提交下述文件,且公司应在董事会审议通过本次年报后两个工作日内将相关文件递交至证券交易所:
(一)独立董事年度述职报告;
(二)对公司对外担保情况的独立意见;
(三)对公司关联交易情况的独立意见;
(四)对公司内部控制自我评价报告的独立意见;
(五)聘任会计师事务所的独立意见;
(六)对董事会未提出现金利润分配预案的独立意见(如适用);
(七)对非标准无保留审计意见涉及事项的独立意见(如适用);
(八)对年报中就前期已披露的财务报告存在的会计差错进行更正所发表的独立意见(如适用);
(九)募集资金存放与使用情况的独立意见(如适用);
(十)对外提供财务资助的独立意见(如适用);
(十一)对公司证券投资等其他情况的独立意见(如适用)。
第三十五条独立董事应当对年度报告签署书面确认意见。独立董事对年度报告内容的真实性、准确性、完整性无法保证或者存在异议的,应当陈述理由、发表意见,并予以披露。
第三十六条独立董事对公司年报具体事项存在异议的,经全体独立董事同意后可独立聘请外部审计机构和咨询机构,对公司具体事项进行审计和咨询,相关费用由公司承担。
第三十七条独立董事应密切关注公司年报编制过程中的信息保密情况,严防内幕信息泄露和内幕交易等行为。
公司董事会秘书负责协调独立董事与公司管理层的沟通,积极为独立董事履行职
责创造必要的条件。第三十八条公司相关人员应当积极配合,不得拒绝、阻碍或隐瞒,不得干预独立董事独立行使职权。
第三十九条与上述年报工作相关的沟通、意见或建议均应书面记录并由当事人签字,公司存档保管。
第六章附则
第四十条本制度所称“以上”、“以下”含本数;“超出”、“高于”、“低于”不含本数。
第四十一条本规则未尽事宜,按国家有关法律、法规、公司股票上市地证券交易所的上市规则和《公司章程》的规定执行;本规则如与国家日后颁布的法律、法规、公司股票上市地证券交易所的上市规则和《公司章程》相抵触时,按国家有关法律、法规、公司股票上市地证券交易所的上市规则和《公司章程》的规定执行,并立即修订,由董事会提案报股东大会审议通过。
第四十二条本制度经股东大会审议通过,自公司首次公开发行H股股票并在香港联交所上市之日之日起生效并实施。
第四十三条本制度进行修改时,由董事会提案,股东大会审议批准。第四十四条本制度由股东大会授权董事会解释。
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