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菲利华:2020年度内部控制自我评价报告 下载公告
公告日期:2021-04-23

湖北菲利华石英玻璃股份有限公司内部控制有效性的自我评价报告

一、公司的基本情况:

(一)公司的历史沿革:

湖北菲利华石英玻璃股份有限公司(以下简称“本公司”或“公司”)于2006年4月28日,经湖北省工商行政管理局批准,根据公司股东会决议和修改后的章程,由原自然人出资的有限责任公司变更为非上市股份有限公司。2014年9月10日,本公司根据相关股东会和中国证券监督管理委员会(证监许可[2014]834号)《关于核准湖北菲利华石英玻璃股份有限公司首次公开发行股票的批复》,以公开发售方式发行A股,其中发行新股16,200,000.00股,每股面值1元,每股发行价格为19.13元,注册资本变更为人民币64,600,000.00元。此次发行的A股于2014年9月10日在深圳证券交易所创业板块挂牌上市交易,股票代码300395。根据公司2015年4月8日召开的2014年度股东大会和修改后的章程的规定,公司以截止2014年12月31日总股本64,600,000.00股为基数,以公积金按每10股转增10股向全体股东转增股本,转增后总股增至129,200,000.00万股。

根据公司2015年8月20日召开的第三届董事会第十四次会议审议通过的《关于向激励对象授予限制性股票的议案》规定,公司于本年度以13.63元/股的价格授予40位激励对象1,800,000.00股限制性股票,增加股本1,800,000.00股,变更后的总股本为131,000,000.00股,变更后的注册资本为人民币131,000,000.00元。

2016年4月19日,公司召开第三届董事会第十八次会议及2015年年度股东大会审议通过以2015年年末总股本131,000,000.00股为基数,以资本公积金向全体股东每10股转增5股,转增后公司总股本为196,500,000.00股,变更后的注册资本为人民币196,500,000.00元,并于2016年6月6日完成工商变更登记。

2016年6月21日,公司召开的第三届董事会第二十次会议审议通过《关于向激励对象授予预留限制性股票相关事项的议案》,公司于本年度以13.23元/股的价格授予8位激励对象300,000.00股限制性股票,增加股本300,000.00股,变更后的总股本为196,800,000.00股,变更后的注册资本为人民196,800,000.00元。

2017年3月20日,公司召开第三届董事会第二十三次会议及2016年年度股东大会审议通过以2016年年末总股本196,800,000.00股为基数,以资本公积金向全体股东每10股转增5股,转增后公司总股本为295,200,000.00股,变更后的注册资本为人民币295,200,000.00元。

2017年3月20日公司召开了第三届董事会第二十三次会议,审议通过了《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》,根据《湖北菲利华石英玻璃股份有限公司限制性股票激励计划(草案)》规定,公司回

购注销离职激励对象所持有的已获授但尚未解锁的限制性股票27,000股。回购注销事宜于2017年5月24日已完成。回购注销完成后,公司总股本为295,173,000.00股,变更后的注册资本为人民币295,173,000.00元。

2017年10月27日公司召开第四届董事会第六次会议及2017 年第一次临时股东大会审议通过《关于向激励对象授予限制性股票的议案》,公司于本年度以8.00元/股的价格授予90位激励对象4,050,000.00股限制性股票,增加股本4,050,000.00股,变更后的总股本为299,223,000.00 股,变更后的注册资本为人民299,223,000.00元。2018年4月13日,公司召开的第四届董事会第八次会议决议审议通过《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》,公司原股东卢晓辉、马承斗于2017年4月24日当选为公司监事,个人情况发生变化,不再符合激励条件,公司授予其未解锁的限制性股票需回购注销,故申请减少注册资本人民币54,000.00股,变更后的总股本为299,169,000.00 股,变更后的注册资本为人民币299,169,000.00 元。2018年8月13日,公司召开的第四届董事会第十一次会议审议通过了《关于向激励对象授予预留限制性股票相关事项的议案》,公司于本年度以7.95元/股的价格授予23位激励对象450,000.00股限制性股票,增加股本450,000.00股,变更后的总股本为299,619,000.00 股,变更后的注册资本为人民币299,619,000.00元。2018年8月13日,公司召开的第四届董事会第十一次会议审议通过了《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》,因股权激励对像杨青提出辞职,不再符合激励条件,公司回购该员工所持有未解锁限售股20,000股,回购注销完成后,公司总股本为299,599,000.00股,变更后的注册资本为人民币299,599,000.00元。2019年3月13日,公司召开第四届董事会第十六次会议审议通过了《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》。回购的限制性股票数量为72,000股。回购注销完成后,总股本由299,599,000股减少至299,527,000股,公司的注册资本由299,599,000元变更为299,527,000元。

2018年12月5日,公司第四届董事会第十三次会议,2018年12月21日,公司2018年第一次临时股东大会,2019年2月22日,公司第四届董事会第十五次会议审议通过,公司拟向证券投资基金管理公司、证券公司、信托公司、财务公司、保险机构投资者、合格境外机构投资者、其它境内法人投资者和自然人等不超过五名符合中国证监会及其他有关法律、法规规定的特定对象非公开发行股票募集资金。

2019年6月28日,中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监会”)发行审核委员会审核通过本次非公开发行股票的申请。

2019年9月4日,公司收到中国证监会《关于核准湖北菲利华石英玻璃股份有限公司非公开发行股票的批复》(证监许可[2019]1439号)。2019年10月15日,公司非公开发行股票完成后总股本由299,527,000股增加至338,158,344股,公司的注册资本由 299,527,000元变更为338,158,344元。2019年10月28日,公司第四届董事会第二十次会议审议通过了《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》,公司申请回购限制性股票数量为112,000股,减少注册资本112,000元。公司已于2019年11月支付了限制性股票回购款,此次减少注册资本业经中审众环会计师事务所(特殊普通合伙)审验,并出具众环验字(2019) 010108号《验资报告》,回购限制性股票注销登记手续尚在办理中,公司的注册资本由338,158,344元变更为338,046,344元。2020年8月19日,公司第五届董事会第四次会议审议通过了《关于公司回购注销部分限制性股票的议案》,公司申请回购限制性股票数量为97,500股,减少注册资本97,500元。此次减少注册资本业经中审众环会计师事务所(特殊普通合伙)审验,并出具众环验字(2020)010067号《验资报告》,回购限制性股票注销登记手续已办理完结,公司的注册资本由338,046,344元变更为337,948,844元。截止2020年12月31日,公司注册资本为人民币337,948,844元,实收资本为人民币337,948,844元。

(二)公司的基本组织架构

公司现有的组织架构包括决策及管理组织系统和生产、供应及销售组织系统。决策及管理组织系统有股东大会、董事会、监事会和审计、证券、财务、人力资源、总经办、信息化、安全与环境等专业管理部门;生产、供应及销售组织系统有技术中心、采购、设备与能源、质量管理及石英事业部和纤维与复合材料事业部两大事业部。2020年6月1日开始,公司除主材与研发项目所需物质外的采购职能下沉至事业部管理。

2020年12月4日,公司控股子公司“湖北理航新材料科技有限公司”已完成注销登记。本公司现有两家全资子公司及一家控股子公司,全资子公司“潜江菲利华石英玻璃材料有限公司”下设一家控股子公司,2020年8月21日全资子公司“上海菲利华石创科技有限公司”下新设一家全资子公司“合肥光微光电科技有限公司”。

(三)公司的经营范围、住所和法定代表人

本公司的经营范围主要包括:新材料产品及装备的技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务;石英材料、玻璃材料、特种纤维材料、复合材料及制品制作及销售;自营和代理各类商品及技术的进出口,但国家限定公司或禁止进出口的商品和技术除外(法律、行政法规、国务院决定禁止的项目除外,限制的项目须取得许可后方可经营);实验室检测、校准、检验、货物查验的技术服务;房屋租赁。

住所:荆州市东方大道68号。法定代表人:吴学民。

二、公司建立内部控制制度的目标和遵循的原则

(一)公司内部控制制度的目标

公司内部控制的目标是合理保证公司经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,以提高经营效率和效果,促进公司实现战略发展目标。具体包括:

1、建立和完善符合现代企业制度要求的内部组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,保证公司生产经营目标的实现;

2、针对各个风险控制点建立有效的风险管理系统,强化风险全面防范和控制,保证公司各项业务活动的正常、有序、高效运行;

3、堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种错误、舞弊行为,保护公司资产的安全完整;

4、规范公司会计行为,保证会计资料真实、准确、完整,提高会计信息质量;

5、确保国家有关法律法规和公司内部控制制度的贯彻执行。

(二)公司内部控制制度的建立遵循了以下基本原则:

1、内部控制制度涵盖公司内部的各项业务、各个部门和各个岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制制度落实到决策、执行、监督、检查、反馈等各个环节;

2、内部控制符合国家有关的法律法规和本单位的实际情况,要求全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力;

3、内部控制保证公司机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持既无重叠,又无空白,确保不同机构和岗位之间权责分明,相互制约、相互服务;

4、内部控制的制定兼顾考虑成本和效益的关系,尽量以合理的控制成本达到最佳的控制效果。

三、公司内部控制制度的有关情况

公司截止2020年12月31日与财务报表相关的内部控制制度设置和执行情况如下:

(一)公司的内部控制结构

1.控制环境

公司已按照《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中华人民共和国证券法》(以下简称《证券法》)和《湖北菲利华石英玻璃股份有限公司章程》(以下简称《公司章程》),设立了董事会、监事会。董事会负责内部控制制度的建立健全和有效实施,董事会下设立审计委员会,审计委员会负责审查公司内部控制,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况,协调内部控制审计及其他相关事宜等。监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。管理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。公司设立审计部作为具体负责组织协调内部控制的建立实施及日常工作的专门机构,审计部对内部控制的

有效性进行监督检查,对监督检查中发现的内部控制缺陷,按照公司内部审计工作程序进行报告,对监督检查中发现的内部控制重大缺陷,有权直接向董事会及其审计委员会、监事会报告。公司内部建立了与业务性质和规模相适应的组织结构,各部门有明确的管理职能,部门之间及内部建立了适当的职责分工与报告关系,以确保各项经济业务的授权、执行、记录及资产的维护与保管由不同的部门或人员相互牵制监督。公司有明确的经营理念和管理文化,并在公司范围内进行广泛的教育和宣传,要求全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况,明确权责分配,正确行使职权。主要控制内容如下:

(1)管理制度

公司已建立了较为科学的决策机制及完善的管理制度体系,能较正确地、及时地、有效地对待和控制经营风险及财务风险,保证企业的管理及会计信息的准确性。

(2)组织结构

①股东大会:

按照《公司章程》的描述,公司股东大会的权利符合《公司法》和《证券法》的规定,年度股东大会每年召开一次,于上一会计年度结束后的6个月内举行,并在《公司法》规定的情形下可召开临时股东大会。公司已经制定《股东大会议事规则》。

②董事会:

公司董事会现由9名董事组成,其中独立董事3名,独立董事中有1名会计方面的专家。董事会设董事长1人,副董事长1人。公司董事会被股东大会授权全面负责公司战略发展目标和重大经营活动的决策,是公司经营管理的决策机构,对股东大会负责,公司已经制定《董事会议事规则》。

③监事会:

公司监事会由3名监事组成,其中包括1名职工监事。监事会设监事会主席1人。监事会由股东大会授权,负责保障股东权益、公司利益、员工合法权益不受侵犯。监事会对股东大会负责并报告工作,公司已根据《公司章程》制定《监事会议事规则》。

④董事会下设战略委员会、审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会、总经理、董事会秘书,各司其职。

战略委员会负责对公司的长期发展规划、经营目标及发展方针进行研究并提出建议;对公司的经营战略(包括但不限于产品战略、市场战略、营销战略、研发战略、人才战略)进行研究并提出建议;对公司重大战略性投资、融资方案进行研究并提出建议;对公司重大资本运作、资产经营项目进行研究并提出建议;对其他影响公司发展战略的重大事项进行研究并提出建议;对以上事项的实施进行跟踪检查;完成公司董事会授权的其他事宜。

审计委员会负责提议聘请或更换外部审计机构;监督公司的内部审计制度及其实施;负责内部审计与外部审计之间的沟通;审核公司的财务信息及其披露;审核公司内控制度,对重大关联交易进行审核;完成董事会授权的其他事宜。提名委员会负责根据公司经营活动情况、资产规模和股权结构对董事会的规模和构成向董事会提出建议;研究董事、总经理、董事会秘书人员的选择标准和程序,并向董事会提出建议;广泛搜寻合格的董事、总经理、董事会秘书人员的人选;对股东、监事会提名的董事候选人进行审核;确定董事候选人提交股东大会表决;向股东大会提议解聘不合格董事。薪酬与考核委员会负责根据董事及高管人员管理岗位的主要范围、职责、重要性以及同行业其他企业相关岗位的薪酬水平制定薪酬计划或方案;薪酬计划或方案主要包括但不限于绩效评价标准、程序及主要评价体系,奖励和惩罚的主要方案和制度等;审查公司董事及高管人员履行职责情况并对其进行年度绩效考评;负责对公司薪酬制度执行情况进行监督;完成董事会授权的其他事宜。总经理按《总经理工作细则》全面主持公司的经营管理工作,组织实施董事会决议,并负责向董事会报告;组织实施董事会决议、公司年度经营计划和投资方案;拟订公司内部管理机构设置方案;拟订公司的基本管理制度;制订公司的具体规章;提请董事会聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人;拟订公司职工的工资、福利及奖惩方案,决定公司职工的聘用和解聘;决定聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员;提议召开董事会临时会议。

董事会秘书按《董事会秘书工作细则》负责公司和相关当事人与证券监管机构之间的沟通和联络,负责准备和提交证券交易所要求出具的报告和文件;协调和组织公司信息披露事项;按照法定程序筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料并负责会议的记录;负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施;负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事持有公司股票的资料和董事会印章,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等;协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、上市规则和公司章程,以及股票上市协议中对其设定的法律责任;促使董事会依法行使职权;为公司重大决策提供咨询和建议;法律、法规、《公司章程》规定的其他职责。

⑤管理层及组织架构

公司管理层负责公司的生产经营工作,在总经理的领导下组织制定各项具体的工作计划,并及时取得经营、财务信息,以对计划执行情况进行考核并对计划作出适当修订。公司明确了各高级管理人员的职责,并建立了与经营规模相适应的组织机构,坚持贯彻不相容职务相分离的原则,科学地划分了每个组织机构的责任权限,形成相互制衡机制。

(3)人事政策与实际运作

公司已经实行了全员劳动合同制。为充分调动各级管理人员关注企业效益、发挥管理职能及做好本职工作的积极性,公司制定了与绩效挂钩的工资方案,对各级管理人员工资结构进行调整。在定员定编的范围内本着“精干高效、人尽其才”的原则,按照职工上岗工作标准、工程技术人员任职资格条件、管理人员任职资格条件要求,合理调配人力资源。员工的工资分为基本薪酬、绩效薪酬和奖金,实行以岗位技能工资为基本工资制度,定期对员工绩效进行考核的内部分配制度,基本薪酬和绩效薪酬按月发放,奖金按季度、年度考核兑现。人力资源部通过抽查、调查的方式对各部门的考核情况予以监督。公司还制定了员工培训管理条例,坚持“以人为本、科技兴企”战略,把员工培训列入生产经营目标规划和公司经济责任制考核中,以岗位技能培训、管理素质培训为重点,坚持为企业服务的方向,面向生产经营,突出技能训练和素质培养,以造就高层次、高起点的经营管理型人才、科技专家型人才、生产一线技师型人才。公司严格执行国家社会保障制度的各项政策、法规,为员工个人建立了保障基金账户。这些制度的制订和执行极大地调动了员工的工作积极性和主观能动性,为公司今后的进一步发展提供了人办资源方面的保障。

(4)管理控制的方法

公司已建立并实施了一整套有关采购、生产、销售等方面的相关业务制度。

①采购

2020年6月1日之前,公司实施集中采购,所有所需物资均由公司采购部统一采购。为了提高采购效率,2020年6月1日开始,公司采购业务分三块实施,公司采购部负责所有主材和研发项目所需物资的采购;两大事业部分设采购组,负责本事业部除主材和研发项目以外的物质采购。采购组采购业务由事业部直接管理,同时也接受公司采购部的业务指导和监督。公司采购部每季度对采购组的采购业务进行一次检查,出具检查报告并监督整改。

公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂、损害企业利益的风险。采购业务按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

为加强物资采购工作的管理,使采购工作规范化、制度化,并能对采购物资的质量、价格、供货周期进行严格控制,所有的采购均按照《采购管理制度》执行。采购管理遵循“按计划、标准、业务制度、财务制度办事”、“无计划不采购,质量、规格不明不采购,价格不合理不采购”的原则。技术中心依据合同定单对产品进行设计、编制材料定额;各事业部依据生产需求提出材料请购单,计划与物流部查对库存,审核材料请购单;采购部根据材料定额、材料请购单编制物资采购计划并组织实施。对编制好的采购计划,采购部按照采购员分工进行分解,落实到采购员并负责过程监督。日常生产材料的采购经主管副总批准后实施;固定资产的购置、改扩建、维修、和装修工程,其他非日常生产所需物资5万元以下由分管副总审

批,5万元以上由总经理审批,50万元以上总经理和财务总监双批,应由董事会或股东大会审批的事项报董事会和股东大会审批,后按采购计划执行。采购物资的质量标准分为国家标准、行业标准、约定标准(企业标准),由质量管理部、技术中心负责确认相应的质量标准,采购部必须依据确认的质量标准实施采购。采购部还根据《供应商管理制度》要求,组织收集和分析供应商信息、材料市场趋势,定期对供应商进行评价,制定有效的采购策略,建立稳定的供货渠道。公司设立招标事务小组对采购价格进行控制。招标事务小组在充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面信息的情况下,组织采购、使用等部门共同参与比质比价,并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购,采购部也应根据公司相关制度进行比价询价并经授权的部门对采购价格进行审核。采购价格形成机制为:大宗商品或劳务采购等应当采用招投标的方式确定采购价格,并明确招投标的范围、标准、实施程序和评价规则;其他商品或劳务的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,不得以高于采购限价的价格采购;公司招标事务小组根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。采购物资的检验和验证由质量管理部负责,质量管理部的职责为组织做好计量管理、质量检查和控制工作。根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件,由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具检验报告、计量报告和验收证明。精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关部门共同进行验收。公司财务部参与对供应商付款条件的商定。采购部门在物资验收入库后办理付款业务时,对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核,并提交付款申请,财务部依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后,提交相关权限的人员进行审批,办理付款。按合同约定需要预付购货款的,由采购人员提供合同原件并填写付款通知书,注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号,按批准物资采购的权限办理付款批准手续后,交公司财务部办理预付账款业务。财务部对预付账款定期进行追踪核查,并对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断,对有疑问的预付账款及时采取措施,尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。公司应付账款和应付票据的管理,由采购部门会同财务部门指定专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

②生产

公司的生产由各事业部负责,遵循“开源节流、降耗挖潜”的原则,正确反映公司生产经营成果,体现企业科学管理水平,保证公司合法的经济权益,提高经济效益。为加强成本管理,提高成本核算受控程

度,加强单台成本核算,充分降低材料成本,公司对常规产品统一限额口径,通过限额领料单规范管理,成本核算统一按照限额领料单作为核算依据;对返修产品由销售部下返修通知单,物流管理部对车间领料需经质检人员签字再下发返修产品限额领料单,并由质检部经理签字后转财务部及其他部门。

财务部根据成本费用报销转账的记载以及“生产成本”、“制造费用”等账目的核算,对成本费用计划的实施进行即时监控。根据《合理化建议管理办法》,公司鼓励各部门及全体员工提出合理化建议、管理创新和技术改造项目方案,经实施和应用,为公司的生产和经营管理工作带来效益的,将对相关部门或员工给予表彰奖励。

③销售

公司的销售由各事业部销售部门负责,各事业部销售部门负责制定和实施本事业部年度销售计划,以及销售目标与方针的分解和落实;负责本事业部产品报价、投标、售后服务、客户管理、进出口业务等销售日常事务的处理;负责公司本事业部新业务市场的开拓,各种展销、洽谈活动的筹备工作及执行;负责与公司技术部门协调,做好本事业部的合同评审工作;负责与公司仓储部门协调,做好本事业部产品的管理与发运工作;负责与公司财务、管理部门协调,做好本事业部的货款回收、账务清欠等工作;负责产品的参展和宣传工作。要合理定期(至少每年)对客户资信情况进行评估,并就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准以及违约情况下应采取的应对措施等。

公司建立了信用管理体制,采取统一归口管理与分类专项管理相结合的形式,采用科学的信用管理技术,不断收集、健全信用资料,建立信用档案。公司合同协议订立采取权限分级管理,由公司审计部全面负责企业信用(合同)管理的各项工作,对本企业的合同实行统一管理;在企业的销售、采购、生产、财务等有合同业务的部门,设专兼职合同管理人员,分类分项管理本业务的合同。信用管理部门为信用(合同)管理机构,组织实施信用管理工作的考核,对客户进行资信调查,建立客户信用档案,并进行动态化管理,并对其人员岗位职责作了明确规定。公司实行合同评审制度,在合同签订前,合同评审机构必须对对方当事人进行严格审核,审核的重点主要包括以下方面:经济性,合同协议内容符合公司的经济利益;可行性,签约方资信可靠,有履约能力,具备签约资格;严密性,合同协议条款齐备、完整,文字表述准确,附加条件适当、合法,合同协议有关附件齐备,手续完备;合法性,合同协议的主体、内容和形式合法。

质量管理部负责全公司的质量管理工作,建立和完善质量管理规章制度,负责质量体系的有效运行,对质量信息的反馈情况等进行监督和考核。技术开发中心不断收集新技术、新工艺的信息,为各部门的生产技术改造提供技术服务,根据市场的最新要求和顾客的特殊要求,进行新产品及特殊产品的设计,并对客户反馈的产品质量问题提供技术鉴定。

(5)外部影响

影响公司的外部环境主要是国家、地方的有关政策动态和管理监督机构的监督、审查,经济形势及行业动态等。公司能适时地根据收集到的外部信息和外部环境的变化不断提高控制意识,强化和改进内部控制政策及程序。2.会计系统公司已按《公司法》、《会计法》和企业会计准则等法律法规及其补充规定的要求制定了适合公司的会计制度和财务管理制度,并明确制订了货币资金的收支和保管业务、会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,以达到以下目的:

(1)合理地保证业务活动按照适当的授权进行。

(2)合理地保证交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间,及时地记录于适当的账户,使会计报表的编制符合会计准则的相关要求。

(3)合理地保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权。

(4)合理地保证账面资产与实存资产定期核对相符。

3.控制程序

为合理保证各项目标的实现,公司建立了相关的控制程序,主要包括:交易授权控制、责任分工控制、凭证与记录控制、资产接触与记录使用控制、独立稽核控制等。

(1)交易授权

公司在交易授权上根据交易的不同性质采用了不同的授权审批方式。

①一般授权

公司制订了人力资源管理、企业管理、安全生产管理、物资采购管理、技术研发管理、质量管理、销售管理等制度。明确人事、行政、生产、供应、销售各个环节的授权;费用开支方面,以财务管理制度为基础,制订了费用核销程序,如购销业务、费用报销等采用各职能部门领导、主管副总经理、总经理逐级审批制度。

②特别授权

根据《公司法》、公司《章程》以及相关法律法规,对于公司经营方针和重大投资活动等,需由董事会审议,报股东大会批准。

(2)职责划分

公司在经营管理中,为防止错误或舞弊的发生,建立了岗位责任制,通过权力、职责的划分,使各部门及其成员明确自己在公司中的位置,确立自己的职责权限和义务、可接受的业务活动、利益冲突、行为规则等,以防止出现差错及舞弊行为的发生。

(3)凭证与记录控制

外来凭证由于合同的存在以及各相关部门在管理制度的约束下相互审核,杜绝了不合格凭证流入公司。会计电算化的应用和相关规章制度的有效执行保证了会计凭证和会计记录的准确性和可靠性。

(4)资产接触与记录使用

公司制订了设备管理、物资采购管理制度,对于生产资料、产品等建立了定期财产清查制度,从采购物资的审批权限到入账、维护、保养、盘点、报废处理等全过程实施监控。在记录、信息的使用上,相关权限与保密制度保证了公司的各项记录和商业秘密不被泄露。

(5)独立稽核

公司对发生的经济业务及其产生的信息和数据进行稽核,包括凭证审核、账目的核对、实物的盘点等。

(二)公司主要内部控制制度的执行情况

1.公司已建立较为完善的法人治理结构,股东大会、董事会、监事会均制定相应的议事规则,三会相关会议均形成记录。总经理按《总经理工作细则》主持公司日常经营。

2.为严格控制投资风险,保证对外投资活动的规范性、合法性和效益性,切实保护公司和投资者的利益,公司制定了较科学的对外投资决策程序,实行重大投资决策的责任制度,相应对外投资的权限集中于公司本部,各职能部门一律不得擅自对外投资。《公司章程》规定,在股东大会授权范围内,董事会可以决定公司的风险投资等事项,并在《对外投资管理制度》中具体明确了股东大会授权董事会投资决策的具体比例和金额。

3.公司已形成了筹资业务的管理制度,能较合理地确定全年的筹资规模和筹资结构,选择恰当的筹资方式,较严格地控制财务风险,以降低资金成本。公司筹资由财务部根据实际情况提出筹资报告,经总经理审查后提交董事会批准。公司对外筹措的资金没有严重背离原计划使用的情况。

4.公司对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序,办理货币资金业务的不相容岗位已作适当分离,相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按国务院《现金管理暂行条例》和财政部《内部会计控制规范——货币资金(试行)》,明确了现金的使用范围及办理现金收支业务时应遵守的规定。

5.公司已较合理地规划和设立了采购与付款业务的机构和岗位。明确了存货的请购、审批、采购、验收程序。公司应付账款和预付账款的支付由采购人员填制“付款申请单”,按照计划内支出与计划外支出的划分,根据金额及比例相应经供应部经理、主管副总经理、财务部长、总经理、财务总监批准。

6.公司已建立了实物资产管理的岗位责任制度,能对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制,公司物流采用原材料“购领存”账务系统控制,并已设置了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施。

7.公司已建立了较科学的固定资产管理程序及工程项目决策程序,以保证设备的安装和生产的有效进行。

8.公司已建立了较为科学的价格体系,制定了可行的销售政策,明确了定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容。根据实际情况确定年度资金回收额等主要考核指标,并严格考核销售人员的费用和业绩。执行《货款回收管理办法》的规定,加强货款回收管理,严格执行结算制度。

9.公司建立了质量目标考核制度,加强质量目标的测量、分析和改进,推行全面的质量管理体系。

10.公司已按《公司法》、《会计法》和企业会计准则等法律法规及其补充规定的要求制定了公司的会计核算制度和财务管理制度,明确制订了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,并按有关会计法律法规的新规定及时修订。

11.公司制定了员工业绩考核与目标责任制,依法加强劳动合同管理及员工关系管理。公司制定了员工培训制度,对公司各层员工做好后续培训工作。公司定期为管理人员举办专业培训和讲座,以提高规范化水平。新员工进入工作岗位前,进行必要的培训后方可上岗。

四、公司准备采取的措施

公司现有内部会计控制制度能够较好地适应公司管理的要求,能够对编制真实、公允的财务报表提供合理的保证,能够对公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行提供保证。对于目前公司在内部会计控制制度方面存在的问题,公司拟采取下列措施加以改进提高:

(一)进一步完善法人治理结构,公司在作出重大决策时,严格遵循《公司章程》及三会议事规则、《总经理工作细则》规定的权限和程序,并充分发挥独立董事及专门委员会的作用,以有效控制决策风险。

(二)随着内控制度的不断建立和完善,对各职能部门管理人员的业务素质提出更高要求,进一步健全重要控制环节的员工约束机制,从而保证对各项业务的控制作用得以更好地发挥,预期目标得以实现。

(三)进一步健全全面预算管理制度,对比实际经营业绩、计划目标和公司实际运营情况,制定合理全面的公司预算,并在运营中加强预算的执行和考核力度。

(四)加强对财务部门人员、仓库及物流各部门管理人员的业务知识培训,提高成本核算的准确性和及时性;进一步加强财务部门与各职能部门、事业部之间充分、及时、有效的沟通和信息传递。

(五)不断完善业务管理流程和责任制管理,加大考核与奖惩力度,提高各部门人员的责任意识,防止决策执行环节的失控与错误。

(六)加强公司的信息化建设,在各个业务流程中引入信息化工具,通过技术手段为规范工作流程,加强过程监督创造条件,以防范风险。

(七)强化内审部门人员配备和制度建设,全面履行内部审计的检查监督职能,将内部控制管理的检查和评估工作紧密结合,构建完善的检查和评估体系。

五、内部控制自我总体评价

公司的内部控制是根据《公司法》、《证券法》以及财政部等五部委颁发的《企业内部控制基本规范》及相关规定建立的,并在评价期得到了进一步完善和健全,各项内部控制均得到了充分有效的实施。董事会认为:公司建立了较为完善的法人治理结构,内部控制体系较为健全,符合有关法律、法规规定和证券监管部门的要求。公司内部控制制度能够贯彻落实执行,在公司经营管理各个关键环节及关联交易、对外担保、重大投资、信息披露等方面发挥了较好的管理控制作用,能够有效防范经营管理风险,保证公司各项业务的健康运行,公司内部控制制度是有效的。公司在本报告期内已按《企业内部控制基本规范》的要求在所有重大方面有效保持了与财务报告相关的内部控制。随着国家法律法规体系的逐步完善,内部控制环境的变化以及公司持续快速发展,公司将结合自身情况及时进行内部控制体系的完善和补充,提高公司经营管理水平和风险防范能力,保障公司发展战略、经营目标的实现。自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

湖北菲利华石英玻璃股份有限公司

2021年4月22日


  附件:公告原文
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