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海南海药:内部控制自我评价报告 下载公告
公告日期:2021-04-27

海南海药股份有限公司2020年度内部控制自我评价报告

海南海药股份有限公司全体股东:

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称“公司”)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2020年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。 公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:海南海药股份有限公司、海口市制药厂有限公司、重庆天地药业有限责任公司、江苏普健药业有限公司、湖南廉桥药都医药有限公司、上海力声特医学科技有限公司、湖南鸿星堂医药有限公司等主要企业,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的88%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的99%。

纳入评价范围的主要业务和事项包括组织架构、企业文化、社会责任、发展战略、人力资源管理、资金管理、募集资金管理、投资管理、担保业务、财务报告、关联交易、资产管理、采购业务管理、销售业务管理、研究与开发、生产管理、工程项目管理、合同管理、子公司管理、内部审计管理、信息系统和信息披露。

公司关注的高风险领域主要包括资金管理、投资管理、担保业务、资产管理、采购业务管理、销售业务管理、研究与开发。

上述业务和事项的内部控制涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

(二)纳入评价范围的主要业务和事项

1、组织架构

公司已按照《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》等相关法律规定的要求和《公司章程》相关规定,建立了规范的公司治理结构和议事规则,明确了决策、执行、监督等方面的职责权限,形成了科学有效的职责分工和制衡机制。公司形成了以股东大会、董事会、监事会及管理层为架构的决策、经营管理及监督体系。股东大会、董事会、监事会及公司管理层各司其职、相互协调、相互制约、规范运作,维护了投资者和公司利益。

公司股东大会是公司的最高权力机构,按照《公司章程》规定的职权范围对公司重大事项进行审议和决策。公司设立中国共产党党的组织,党组织发挥领导作用,把方向、管大局、保落实,依照规定讨论和决定企业重大事项。董事会、经理决定公司重大事项,应当事先听取公司党委的意见。公司董事会为公司的决策机构,公司董事会下设战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会和审计委

员会四个专门委员会处理相关的问题。公司监事会是公司的监督机构,按照《公司章程》规定的职权范围检查公司财务状况,对公司董事、高级管理人员执行公司职务行为进行监督及检查。公司经营管理层负责公司日常经营管理,拟定公司整体发展战略规划、年度经营计划及投资方案、财务预决算方案、利润分配方案、内部管理机构设置方案、基本管理制度、公司职工的聘用、薪酬、考核、奖惩与辞退等方案,制定公司的具体规章,审议向股东大会、董事会、监事会提交的提案或工作报告及其他重要事项。

2、企业文化

公司按照“融好”原则,大力开展宣传思想和企业文化建设。倡导“有激情、在状态、敢担当、有作为”的团队精神,建立了“以奋斗者为本”的企业文化体系并多形式宣贯推广,让员工看到企业前景、个人发展机遇和自身价值,有效提升了团队活性。

3、社会责任

公司严格遵守国家法律法规,以诚信的商誉对待社会、合作机构与员工,用发展的成果回报投资者、回报客户、回报员工、回报社会,与社会和谐、共赢发展。

4、发展战略

公司在董事会下设立有战略委员会,并指定战略发展部负责战略管理工作,履行相应职责。2020年公司精心组织编制“十四五”发展规划,邀请行业内领先的咨询公司,对标优秀企业,编制“十四五”发展规划,全面布局国家医药应急体系,建设一流综合性医药企业。

5、人力资源管理

公司坚持以人为本、依制度管理的原则,根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规,结合公司实际情况,建立、健全、修订、执行现有的制度,对人力资源开发计划、人员编制、员工培训、薪酬计发、福利保障、绩效管理等事项做了明确规定。公司对人员招聘、人员离职、薪酬管理、绩效考核管理等关键环节进行了有效的控制,为公司今后进一步的发展提供人力资源方面的保障,实现公司和员工的共同成长与发展。

6、资金管理

公司围绕资金活动的前后环节进行有效的控制和规范,制定了一系列资金管理制度,加强资金业务的管理和控制,建立了严格的授权审核程序,强化对子公司资金业务的统一监控,确保企业资金安全和有效运行。

7、募集资金管理

公司已制定《募集资金管理办法》,对募集资金的存放、使用、变更、管理、监督和信息披露内容作了明确的规定。2020年度,公司3.3亿元的募集资金定期存单违规设置了“止付”,截至本报告出具日,上述违规情形已经消除,未对募集资金造成实际损失,公司已采取整改措施。除上述情况外,公司已披露的募集资金相关信息及时、真实、准确、完整,不存在违反《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司规范运作指引》的情况。

8、投资管理

为规范公司的投资管理行为,有效发挥资本运作功能,防范投资风险,公司制定了《对外投资管理制度》和《投资管理暂行办法》,明确了股东大会、董事会和总经理办公会对公司重大投资的审批权限和审批程序,对投资范围、审批权限、执行管理、处置控制、信息披露等方面都建立了相应的管理规定。

9、担保业务和资金占用

为了规范公司的对外担保行为,有效控制公司对外担保风险,保证公司资产安全,公司根据国家相关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的有关规定,制定了《融资担保管理办法》,对担保对象、金额、审批权限、决策程序、安全措施等作出规定,以控制对外担保风险。

公司目前担保的对象为控股子公司及重要参股公司,2020年度未出现担保损失。公司严格执行对外担保审议程序,2020年度,不存在违规对外提供担保的情形。

2020年度,公司自查发现,因工作失误存在代控股股东发放工资津贴、五险一金等劳动报酬的情况,发生控股股东非经营性资金占用183万元,上述情况公司已经积极整改,截止2020年12月31日,公司控股股东及其关联方已全部归还非经营性资金占用款,非经营性资金占用余额为0元。10、财务报告

公司制定了《会计核算办法》、《财务会计报告管理办法》,严格按照会计

法律法规和国家统一的会计准则制度的规定对财务报告编制与审核、会计账务处理等主要业务流程进行了规范,明确了公司会计政策、会计核算、财务报告编制等处理程序和职责分工,规范了相关信息披露行为。在财务报告编制方面,公司财务报告编制格式符合法规要求,当期发生的业务均完整地反映在财务报告中,合并范围准确界定,合并抵消完整准确,确保财务信息披露真实性、完整性和准确性。在财务报告分析方面,公司建立了财务报告分析机制,对公司主要经营情况指标、资产负债结构、资产质量、盈利及现金流等项目进行综合分析,以及时、准确掌握公司生产经营信息,为管理层的经营决策提供正确、合理的支撑信息。

11、关联交易

公司通过制定《关联交易管理办法》明确了关联交易的内容、实施权限、审批程序及披露等相关事项,对关联交易的范围、决策程序、信息披露等方面进行规定,以确保关联交易在“公平、公正、公开、等价有偿及不偏离市场独立第三方的价格或收费标准”的条件下进行,保证关联交易的合法性、公允性、合理性。

12、资产管理

公司制定了《存货管理办法》、《固定资产管理办法》、《无形资产管理办法》,对物料出入库管理、产成品出入库管理、仓库存货盘点管理等关键环节以及固定资产、无形资产的采购、日常管理、盘点和报废处置等关键环节的业务流程及审批权限进行了明确规定,规范了资产的管理流程,资产管理风险得到有效监控。

13、采购业务管理

公司通过制定《物资采购管理办法》对采购计划申购与审批、招标与询比价、采购验收与结算、采购付款、供应商管理等关键业务环节的工作流程及审批权限做出了明确规定。

公司以销售计划、生产计划及原材料安全库存量为依据编制采购计划,并进行采购。公司通过审查供应商、建立《合格供应商目录》的方式选择供应商;同时采取招标采购、询比价采购等方式比质比价择优采购。物料验收合格后,采购部门核对单据无误后通过ERP系统启动结算流程。报告期内公司继续加强对采购审批、招标与询比价环节的管控,进一步降低了采购成本及资金占用成本,采购

业务风险得到控制。

14、销售业务管理

公司已制定《销售计划管理制度》、《客户信用管理办法》、《销售价格管理规定》、《发货管理及流程规定》、《销售协议及合同签订管理规定》和《海南海药应收账款管理制度》等相关销售管理制度,对销售价格管理、代理商管理、信用管理、销售合同管理、发货管理、应收账款管理等关键环节的工作流程及审批权限做出了明确规定。报告期内,公司制定了合理的销售政策,明确了年度销售目标、定价原则、结算办法,建立了收入确认制度,对销售及收款做出明确规定,对签订合同、合同履行、销售发货、发票开具和回款等环节设计了严格的控制程序,定期与客户进行对账,各关键业务流程均按制度执行。

15、研究与开发

公司已制定《科技合作项目管理办法(试行)》、《科研管理指导原则(试行)》、《科研经费管理办法(试行)》、《科研项目管理办法(试行)》等制度,对研发立项、审批、过程监控、外协管理、档案归集、专利管理等环节做出了明确的规定,强化了对研究与开发项目的全过程控制,规避了研发活动风险。

2020年,公司拥有自主知识产权的国家1.1类新药——抗肝纤维化的氟非尼酮胶囊项目已完成I期临床研究,并确定II期临床 CRO,与中南大学及CRO沟通临床方案,签订临床研究合同,目前正在确定试验研究中心。公司拥有自主知识产权的国家1.1类新药派恩加滨,目前已通过I期临床伦理审查及遗传办审批,启动I期临床试验。控股子公司力声特医学科技有限公司顺利完成70例0-6岁小儿临床试验,提交国家药监局开展注册,并加快了人工耳蜗技术研发进度,升级人工耳蜗植入芯片、编码策略、植入电极设计等核心技术。

16、生产管理

生产管理能够严格执行 GMP 规范及行业标准,能够按照批准的工艺、操作规程生产出合格的产品。保证各产品工艺规程在生产前得到验证,各操作规程、设备、空调辅助设施定期通过验证,保证符合预定用途,计划严密、过程规范。人员、设备、原辅材料、工艺技术、生产环境均处于受控状态,生产过程、质量管理、监督管理日益加强。

17、工程项目管理

公司已制定《工程建设管理办法》、《项目组运行管理办法(暂行)》等制度,对工程计划立项、招投标、造价政策和预(结)算审查、现场施工、工程材料管理、竣工验收等环节的管理流程、审批权限做出了明确的规定。报告期内,公司重点加强对工程立项审批、工程招投标环节的管理,提高了工程项目管理效率,同时对工程建设其他环节也进行了有效监控。

18、合同管理

公司已制定《合同管理办法》,对合同的谈判、审批权限、签订、执行、变更与解除以及合同纠纷的调解、仲裁和诉讼等各环节都做出了明确规定。通过完善合同管理分级授权管理机制,强化对合同签署和执行的内部控制,防范和降低了公司法律风险,切实维护公司的合法权益。

19、子公司管理

为规范下属子公司管理,公司已制定《子公司管理制度》、《派驻人员管理办法(暂行)》等制度,对子公司的运作、人事、财务、资金、考核等作了明确的权限划分和约定。对全资及控股子公司在确保自主经营的前提下,实施有效的内部控制。公司定期取得子公司财务报告和管理分析报告,并根据相关规定,委托会计师事务所对子公司的财务报告进行审计。

20、内部审计管理

公司已制定《内部审计管理办法(试行)》、《内部审计工作管理办法(试行)》,对公司审计部架构、职责、审计工作程序、审计报告质量管理、审计建议落实整改等方面做出了明确规定,审计部按照规定及年度审计计划要求对公司及下属子公司的经营活动、重大项目、财务状况、管理体系以及内部控制制度执行情况进行了内部审计,切实保障公司各项规章制度的贯彻执行,提高企业的风险防范能力。

21、信息系统

公司已制定《信息化管理办法》、《信息系统安全管理制度》、《信息系统权限管理制度》等制度,对公司信息系统管理组织架构及公司ERP系统、OA系统等信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、信息系统权限等方面做了明确规定。报告期内公司上述制度设计合理、运行有效,保证信息及时

有效的传递、安全稳定运行,提高了内部控制体系的运行效率及效果。

22、信息披露

公司已制定《信息披露事务管理制度》、《重大信息内部报告制度》、《内幕信息知情人管理制度》等制度,对公司公开信息披露和重大内部信息沟通进行管控,以确保公司对外信息披露的真实性、准确性、完整性与及时性,保护公司、投资者、债权人及其他利益相关者的合法权益。

四、内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系及公司内部控制制度和评价方法组织开展内部控制评价工作。 公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

1.财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

定量标准重大缺陷重要缺陷一般缺陷
错报总额错报指标≥10%5%<错报指标<10%错报指标≤5%

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

出现以下情形之一的,认定为重大缺陷,其他情形按影响程度分别确定为重要缺陷或一般缺陷:

1)控制环境无效;2)董事、监事和高级管理人员舞弊行为;3)外部审计发现当期财务报告存在重大错报,公司在运行过程中未能发现该错报;4)已经发现并报告给管理层的重大缺陷在合理的时间后未能加以更正;5)其他可能影响报表使用者正确判断的缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

定量标准重大缺陷重要缺陷一般缺陷
偏离目标的程度偏离目标的程度≥10%5%<偏离目标的程度<10%偏离目标的程度≤5%

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

出现以下情形之一的,认定为重大缺陷,其他情形按影响程度分别确定为重要缺陷或一般缺陷:

1)违反国家法律、法规或规范性文件;

2)重大决策程序不科学;

3)制度缺失可能导致系统性失效;

4)重大或重要缺陷不能得到整改;

5)其他对公司影响重大的情形。

五、内部控制缺陷认定及整改情况

1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。

2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷和重要缺陷。

我们注意到,内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。未来公司将继续完善内部控制制度,规范内部控制制度执行,强化内部控制监督检查,促进公司健康、可持续发展。

六、其他内部控制相关重大事项说明

公司无其他内部控制相关重大事项说明。

海南海药股份有限公司二〇二一年四月二十七日


  附件:公告原文
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