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平安电工:内部控制自我评价报告 下载公告
公告日期:2024-04-25

湖北平安电工科技股份公司2023年度内部控制自我评价报告

湖北平安电工科技股份公司全体股东:

根据财政部、中国证券监督管理委员会等部门联合发布的《企业内部控制基本规范》等规定以及《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作(2023年修订)》的有关要求,结合湖北平安电工科技股份公司(以下简称“公司”或“本公司”)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司截至2023年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制制度,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是本公司董事会的责任,监事会对董事会建立和实施内部控制制度进行监督。管理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。本公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载,误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,至内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,截至内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控

制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价目标和原则

(一)内部控制评价目标

建立和完善符合现代企业管理要求的内部组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,保证公司经营管理目标和发展战略的实现。通过对企业内部控制体系的健全性、合理性和有效性的评价,促使企业切实加强内部控制体系的建设并认真执行,强化内部控制意识,建立内部控制机制,严格落实各项控制措施,确保内部控制体系有效运行。

(二)内部控制评价原则

全面性原则。内部控制评价包括内部控制的设计与运行,涵盖企业及其所属单位的各种业务和事项,对实现控制目标的各个方面进行全面、系统、综合评价。

重要性原则。内部控制评价在全面评价的基础上,以风险为导向,根据风险发生的可能性及其对实现控制目标的影响程度,确定需要评价的重要业务单位、重大业务事项和高风险领域。

制衡性原则。内部控制从治理结构、管控层面、业务活动、综合行政以及监督层面等进行相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。明确公司的职责权限,坚持不相容职务相互分离,确保岗位之间权责分明、相互制衡、相互监督。

成本效益原则。公司在内部控制的实施过程中,权衡实施成本与预期效益,以合理的成本实现有效控制。

客观性原则。内部控制评价结合企业的行业环境、发展阶段、经营规模、业务特点等经营实际,准确揭示经营管理中的风险状况,以事实为依据,如实反映内部控制设计与运行的有效性,确保评价结果有充足且适当的证据支持。

四、内部控制评价总体工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:母公司及下属子公司的主要业务和事项,其中重点检查

了湖北平安电工科技股份公司、湖北平安电工材料有限公司、湖北平安电工实业有限公司、通城县云水云母科技有限公司、湖北晟特新材料有限公司、通城县同力玻纤有限公司等。纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%。

本次纳入内部控制评价范围的主要单位包括上市主体及合并范围内的子公司的主要业务和事项。重点关注下列高风险领域:货币资金风险、筹资与投资、资产管理风险、采购管理风险、销售管理风险、生产管理风险、研发管理风险、工程项目风险、存货管理风险、人力资源管理风险、信息系统管理风险、印章管理风险、关联交易管理风险等。上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

(二)内部控制评价具体工作情况

1、控制环境

(1)组织架构

公司严格按照《公司法》、《公司章程》等的规定,设立了股东大会、董事会、监事会,并在董事会下设战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会、审计委员会;建立了以《公司章程》为基础,以《总经理工作细则》及各专业委员会议事规则等为具体规范的一套较为完善的治理制度;明确了股东大会、董事会、监事会和经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限、程序以及应履行的义务;形成了权力机构、决策机构、经营机构和监督机构科学分工,各司其责,有效制衡的法人治理结构;确保了每个机构和人员能够按照制度规范地行使权利和履行职责。公司定期梳理、评估企业治理结构和内部机构设置,确保了整个公司经营管理的科学分工、有效协调。公司充分重视各种权限的管理,明确了各经营事项的权限层级,有效的杜绝了公司各级管理人员出现权限模糊、越权渎职等现象。

2023年度公司依法召开了1次年度股东大会,5次董事会会议及3次监事会会议,各项会议的召集,召开与表决程序符合《公司法》等法律法规、规范性文件和《公司章程》的规定。

(2)发展战略

公司制定了《发展战略管理制度》,明确了战略规划组织体系、战略制定、目标分解以及战略实施、评估和调整的程序,规范了战略规划的内容,以适应公司经营规模不断壮大和快速发展的需要,增强公司核心竞争力和可持续发展能力,保证公司战略目标的实现。公司董事会下设立战略委员会,成员由4位董事和1位独立董事组成,负责发展战略管理工作,对公司长期发展战略和重大投资决策进行研究并提出建议。公司在董事、监事和高级管理人员中树立战略意识和战略思维,充分发挥其在战略制定与实施过程中的模范带头作用。公司管理层分解发展战略目标,建立发展战略实施的激励约束机

制,将各责任单位年度预算目标完成情况纳入经济责任制考评体系,切实做到有奖有惩、奖惩分明,以促进公司发展战略的实现。

(3)内部审计

公司设立审计部,并配备了专职的审计人员,负责对公司及下属子(孙)公司的重大资金往来、关联交易等法律法规要求的重大事项、财务管理、内部控制制度的建设与执行情况、公司的经营活动的情况进行内部审计监督,未发现重大缺陷情况。内控审计部在董事会审计委员会指导下独立开展审计工作,不受其他部门和个人的干涉,对董事会审计委员会负责,每季度定时或不定时专项向审计委员会报告工作。

2023年度,公司对各部门的制度、风险点进行了全面梳理,对风险项制定了专门的管控措施,同时对公司销售、采购、研发、工程、生产经营活动进行例行审计、对销售与收款、采购与付款、研发费用、财务管理、专项审计,仓储管理进行了专项审计。结合审计情况对内部控制体系进行完善,保证内控制度的执行与设计的一致性。

公司定期对各项内部控制进行评价,同时一方面建立各种机制使相关人员在履行正常岗位职责时,就能够在相当程度上获得内部控制有效运行的证据;另一方面通过外部沟通来证实内部产生的信息或者指出存在的问题。公司管理层高度重视内部控制的各职能部门和监管机构的报告及建议,并采取各种措施及时纠正控制运行中产生的偏差。

(4)人力资源

根据《公司法》《劳动法》及有关法律法规规定,公司制定了《招聘管理制度》《薪酬管理制度》《员工职业发展管理制度》及《绩效管理办法》等制度,对人员招聘、工资薪酬、绩效考核、培训管理、人员晋升及淘汰等进行了详细规定。同时,公司明确了各职能岗位的职责权限、任职条件和工作要求,做到因事设岗、以岗选人,避免因人设事或设岗,确保了选聘人员能够胜任岗位职责要求。公司非常重视员工素质的培养,将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准;公司还根据实际工作的需要,针对不同岗位展开多种形式的后续培训教育,使员工能长期胜任其工作岗位。公司设置了科学的业绩考核指标体系,由公司人力资源部、薪酬绩效办等相关部门具体实施考核,采取组织考核与个人考核相结合的方式,对各级管理人员和全体员工进行考核与评价。通过对公司整个人力资源管理体系的优化完善,为公司吸引、保留高素质人才提供了有力保障。

(5)企业文化

公司以“创一流企业,建幸福平安”为企业愿景;以“为全球电热行业和人类安全

发展做出技术贡献”为企业使命;以“团结,务实,创新,奉献”为企业精神;以“质量是企业的生命”为质量理念;以“专业,卓越,稳健,增长”为经营理念;以“安全,节约,和谐”为环境理念,以“更高的技术,更好的质量,更低的成本”为管理方针;以“新时代的平安是奋斗者的平安”为企业信念;以“平安电工,缔天下平安”为企业宣言,编制《企业文化教程大纲》,明确企业形象、企业精神、价值观念、员工行为规范等内容,把企业文化建设融入到日常经营活动中,有意识地引导员工建立较为一致的行为习惯。公司通过年度绩效考核,开展先进工作者评选活动,引导标杆文化。公司将文化建设与发展战略有机结合,打造适应企业发展需要的独具特色的企业文化,使员工自身价值在企业发展中得到充分体现。

(6)社会责任公司管理层高度重视公司社会责任,树立社会责任意识,在公司中形成履行社会责任的企业价值观和企业文化,把履行社会责任融入企业发展战略。从原材料开始,到产品生产、产品运输、储存、保管、销售、客户体验等各个环节、进行系统的管理和监督,建立了产品全生命周期质量安全责任体系,将责任落实到公司各层级以及产业链全过程。30年来,特别是“十八大”以来,努力开展在就业扶贫、教育扶贫、产业扶贫、基建扶贫、消费扶贫、公益慈善等方面的社会实践。

公司根据环境管理体系工作的需要,编制了详细的工作规范,并相继通过ISO9001、IATF16949、ISO14001、ISO45001质量、环境、职业健康与安全管理体系认证,通过CNAS实验室认证,通过美国UL认证、德国莱茵TUV认证,符合欧盟RoHS、REACH要求。在员工权益维护方面,公司建立了科学的员工薪酬制度和激励机制,高级管理人员与普通员工薪酬的正常增长机制,实现按劳分配、同工同酬。公司采取多项措施强化安全生产、产品质量、环境保护、资源节约、促进就业、员工权益保护等各方面管理,做到经济效益与社会效益、短期利益与长远利益、自身发展与社会发展相互协调,实现公司与员工、公司与社会、公司与环境的健康和谐发展。报告期内,公司未发生重大安全生产事故和环境污染处罚事项。

2.主要业务控制情况

(1)采购业务公司已较合理地规划和设立了采购与付款业务的机构和岗位。明确了存货的申请、审批、采购、验收程序。应付账款和预付账款的支付必须在相关手续齐备后才能办理。权限上,在公司本部的授权范围内,子公司可自主对外办理采购与付款业务。

为了促进企业合理采购,满足生产经营需要,防范采购环节的舞弊风险,公司针对采购管理的关键控制环节,明确了相关的流程规范以及控制要求,主要包括采购计划,采购合同、采购招标、供应商选择、采购数量、采购价格、采购质量、采购检验、结算付款管理等。在采购计划管理方面,公司严格按照生产经营需求编制采购计划,严格控制采购请购环节,减少盲目采购现象,防止和避免材料库存积压及企业流动资金占用。建立供应商分类分级管理机制,严格对供应商进行筛选、评价,进一步优化、完善公司的采购体系,有利于公司与供应商形成互利共赢的合作伙伴关系。建立采购过程监督和质量检查体系,由不同的部门和单位对供应商进行过程监督和产品质量检查,明确规定产品验收标准和入库程序,保证最终入库产品符合公司要求。通过严格控制采购价格、采购合同和采购付款权限审批流程,规范采购价格确认、采购合同审批和风险规避等方法,通过采购付款审批确认环节,有效的控制了采购价格过高、采购合同风险和采购付款不规范等问题。公司制定了《采购招标管理制度》,对重大采购项目招投标的原则、招标程序、招标文件、评比规则、中标通知书的发出等事项进行了严格的规定。上述措施有效降低了采购成本,避免了采购舞弊现象的滋生,增强了企业的市场应变能力和竞争能力。

(2)生产管理公司已采取“以销定产”和“订单生产”相结合的生产管理模式。“以销定产”是指公司生产部门根据市场的销售计划、销售预测情况和库存管理经验(安全库存需求),制定月、周生产计划,实施生产。“订单生产”是指客户对产品有个性化需求的情况下,公司根据客户订单,下达生产指令单,并在现有库存产品基础上根据客户需求组织生产。同时,公司生产部门根据合同要求、综合考虑订单交货期、需求数量及运输周期等因素,结合自身产能、原材料情况制定生产计划。该生产模式有助于控制成本和提高资金运用效率。此外,为充分利用产能,公司根据以往的产品销售数据并结合客户具体需求,进行少量的备货。

(3)资产管理

公司制定订了《固定资产管理制度》,在固定资产管理方面实行“统一管理、统一调度、分级使用、分级核算”的办法,公司围绕固定资产的购置、验收、登记、转移、维修以及报废等方面做了明确的流程规范和约束;公司制定了《存货盘点管理制度》,在存货管理方面,公司围绕原材料采购申报、验收入库、领用发出、保管等方面进行了明确的管理和控制;在无形资产管理方面,为保护无形资产的安全并维护其

价值,公司围绕土地资产、专利资产以及商标资产进行了明确的管理要求和规范约束。为了加强对资产盘点工作的管理,采取定期清查盘点和不定期抽查的措施,保证资产账实相符,确保公司资产的安全和完整。公司已建立了实物资产管理的岗位责任制度,能对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制,采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,能够较有效地防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和重大流失。

(4)销售管理公司对整个销售过程进行了全面控制管理,主要围绕销售计划、客户开发与信用、销售定价、销售合同、订单评审、发货、收款、客户服务、费用、档案、印章等方面进行有效控制和管理。公司对市场进行了深入细致的分析和预测,按照公司战略发展要求和往年的销售实际情况编制和分解销售计划,用以指导销售工作。同时,公司对客户信用和能力进行了细致的调查研究,与具备一定信用能力、资金能力的客户合作。公司根据实际市场情况和竞争对手价格策略,灵活调整云母制品的销售价格。

公司已制定了可行的销售政策,已对定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容作了明确规定。公司范围内企业之间销售商品、提供劳务按照统一的内部结算价格进行结算。实行催款回笼责任制,对账款回收的管理力度较强,公司和子公司一律将收款责任落实到销售部门,并将销售货款回收率列作主要考核指标之一。权限上,在公司的授权范围内,子公司可自主对外办理销售商品、提供劳务、货款结算业务。

(5)工程项目管理

为加强公司的基本建设管理,公司制定了《工程项目管理制度》,建立了规范的重大工程项目立项与审批、项目实施、竣工决算、验收与付款程序,明确了公司规划发展部、审计部等相关部门的岗位职责和审批权限,确保了可行性研究与决策、预算编制与审核、项目实施与工程款支付、竣工决算与审计等不相容职务相分离,确保公司工程项目建设可行、工程建设过程可控、工程验收规范、工程决算透明。

(6)信息系统

公司网络信息部负责全公司的信息系统管理工作,建立了信息系统日常开发及维护机制,开展信息系统开发、维护和日常管理工作,保障信息系统能够持续正常运转。根据公司战略发展要求和经营管理现状,公司明确了信息系统的发展方向:保障业务系统稳定运行的同时继续积极协助相关业务单位推动信息化建设工作,加大信息化培

训和宣传工作,提升全公司信息化意识。对公司的信息系统进行有计划的扩展、升级和更新,提升公司信息化管理水平。明确信息系统权限管理要求,实现利用信息系统对公司权力、责任、信息等方面有效控制。

(7)合同管理为了规范合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司合法权益,公司制定了《合同管理制度》,对合同的主体、形式与内容、合同的签订、执行、变更、转让与解除以及合同纠纷的调解、仲裁和诉讼等各环节都做出了明确规定,并建立了合同评审内部会签制度。公司各层级根据《合同管理制度》的规定在授权范围内履行审批权限。在合同执行过程中,公司一方面遵循诚实信用原则严格履行合同,同时对对方合同履行情况实施有效监控,强化对合同履行情况的检查、分析和验收,确保合同全面有效履行。

3、内部信息沟通

(1)信息与沟通公司为向管理层及时有效地提供业绩报告建立了强大的信息系统,信息系统人员恪尽职守、勤勉工作,能够有效地履行赋予的职责。公司管理层也提供了适当的人力、财力以保障整个信息系统的正常、有效运行。

公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效的沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管者和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。

(2)信息系统控制

公司建立和完善了多个电子化信息系统,包括OA系统、SAP系统、采购平台系统、资金管理系统、人力资源系统和质量管理系统等,全面反映了公司经济业务活动情况,及时提供经营业务活动中的重要动态和信息。网络信息部负责全公司的信息系统管理工作,建立了信息系统日常开发及维护机制,开展信息系统开发、维护和日常管理工作,保障信息系统能够持续正常运转。根据公司战略发展要求和经营管理现状,公司明确了信息系统的发展方向:保障业务系统稳定运行的同时继续积极协助相关业务单位推动信息化建设工作,加大信息化培训和宣传工作,提升全公司信息化意识。对公司的信息系统进行有计划的扩展、升级和更新,提升公司信息化管理水平。明确信息系统权限管理要求,实现利用信息系统对公司权力、责任、信息等方面有效控制。

(3)内部监督

公司定期对各项内部控制进行评价,同时一方面建立各种机制使相关人员在履行正常岗位职责时,就能够在相当程度上获得内部控制有效运行的证据;另一方面通过外部沟通来证实内部产生的信息或者指出存在的问题。公司管理层高度重视内部控制的各职能部门和监管机构的报告及建议,并采取各种措施及时纠正控制运行中产生的偏差。

4、财务管理

(1)全面预算

公司依据战略发展规划和年度经营计划,对公司的经济事项进行预算管理。预算的编制一般按照“上下结合、分级编制、逐级汇总、统一协调”的程序进行。公司对预算执行单位下达年度经营目标,各执行单位结合自身特点及预测的执行条件,提出本单位财务预算方案,公司预算管理部门进行审查、汇总,提出建议,编制财务预算方案(草案),经批准后由各预算执行单位及员工执行。公司围绕预算的编制分解、执行情况和过程控制、预算调整以及考核等方面进行管理和控制,确保公司的预算方案科学有效,预算管理过程可控可查,保证公司预算管理真正落到实处。

(2)资金活动

公司已对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序,办理货币资金业务的不相容岗位已作分离,相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按国务院《现金管理暂行条例》,明确了现金的使用范围及办理现金收支业务时应遵守的规定。公司已按中国人民银行《支付结算办法》及有关规定制定了银行存款的结算程序。公司规定严禁进行期货交易、严禁擅自向外单位出借多余资金、严禁向职工集资、严禁私设银行账户等。

(3)财务报告

公司高度重视财务报告数据的真实性、准确性、及时性和完整性,对公司会计核算、财务报告编制、披露等进行了严格的控制和管理。公司在财务管理和会计核算方面均设置了较为合理的岗位和职责权限,并配备了相应人员以保证财会工作顺利进行,会计机构人员分工明确,实行岗位责任制,对不相容职务进行了明确并实施分离。为避免出现财务报告虚假和重大遗漏,公司加强了对财务报告编制、合并财务报表、财务报表对外提供等方面的过程控制。具体为:在财务报表编制时需严格按照国家规定的会计制度和政策要求进行编制,任何人不得擅自更改公司现有会计政策和会计估计,并将报表编制、审核、审批进行分离,保证财务数据的准确性、真实性和完整性;公司保证所提供的财务信息真实、准确和完整,没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。公司健全了财务报

告编制、对外披露和分析利用各环节的授权批准制度,包括编制方案的审批、会计政策与会计估计的审批、重大交易和事项会计处理的审批,对财务报告内容的审核等。同时公司建立了财务报告分析制度,通过对公司的各种经营数据和财务数据进行分析研究,为公司决策层提供了充实有效的决策依据。

(三)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准公司董事会根据基本规范、评价指引等相关规定,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度、风险发生的可能性、风险可能产生的影响程度等因素,对公司内部控制缺陷认定标准进行了调整,研究确定了更适合本公司的内部控制缺陷具体认定标准。

1、公司对内部控制缺陷认定的定量及定性标准

(1)财务报告内控缺陷的定量及定性标准:

缺陷性质

缺陷性质定量标准
重大缺陷可能导致无法及时地预防或发现财务报告中出现大于或等于公司资产总额的3%的错报。
重要缺陷可能导致无法及时地预防或发现财务报告中出现大于或等于公司资产总额的1%及小于资产总额的3%的错报。
一般缺陷该缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于资产总额的1%。

缺陷性质

缺陷性质定性标准
重大缺陷董事、监事和管理层存在任何程度的舞弊,当期财务报告存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;已发现并报告给管理层的重大缺陷在合理的时间后未加以更正;审计委员会和内部审计部对内部控制的监督无效;其他可能影响报表使用者正确判断的缺陷。
重要缺陷单独缺陷或连同其他缺陷组合,其严重程度低于重大缺陷,但仍有可能导致公司偏离控制目标。
一般缺陷未构成重大缺陷、重要缺陷标准之外的其他控制缺陷。

(2)非财务报告内控缺陷的定量及定性标准:

缺陷性质定量标准
重大缺陷直接或潜在负面影响造成直接财产损失金额大于或等于公司资产总额的

3%。

3%。
重要缺陷直接或潜在负面影响造成直接财产损失金额大于或等于公司资产总额的1%并小于公司资产总额的3%。
一般缺陷直接或潜在负面影响造成直接财产损失金额小于公司资产总额的1%。

缺陷性质

缺陷性质定性标准
重大缺陷公司决策程序不科学;违犯国家法律、法规并受到严重处罚;高级管理人员和高级技术人员缺失严重;媒体负面新闻频现,涉及面广且一直未能消除影响;公司内部控制重大或重要缺陷不能得到整改;重要业务缺乏制度控制或制度系统性失效;其他对公司有重大负面影响的重大情形。
重要缺陷公司决策程序导致出现一般失误;公司违反企业内部规章,形成损失;公司关键岗位业务人员缺失严重;媒体出现负面新闻,波及局部区域;公司重要业务制度或系统存在缺陷;公司内部控制重要缺陷或一般缺陷未得到整改。
一般缺陷未构成重大缺陷、重要缺陷标准之外的其他控制缺陷。

根据上述认定标准,结合日常监督和专项监督情况,本次内部控制评价过程中未发现报告期内存在重大缺陷和重要缺陷。

(四)内部控制缺陷认定及整改情况

1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

五、其他内部控制相关重大事项说明

公司无其他内部控制相关重大事项说明。

湖北平安电工科技股份公司

2024年4月25日


  附件:公告原文
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