独立董事专门会议工作细则
二〇二四年四月（修订）
独立董事专门会议工作细则
第一章 总则
第一条 为进一步完善公司治理结构，促进公司规范运作，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《上市公司独立董事管理办法》、《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》等相关法律法规、规范性文件，结合《华懋（厦门）新材料科技股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）、《华懋（厦门）新材料科技股份有限公司独立董事制度》（以下简称“独董制度”）的相关规定，特制定本细则。第二条 独立董事专门会议全部由独立董事参加，从维护公司和中小股东利益角度对所议事项进行独立研讨，并形成讨论意见。
第二章 议事规则及职责权限
第三条 独立董事应当定期或者不定期召开专门会议。原则上专门会议应于会议召开前三日通知全体独立董事并提供相关资料和信息。情况紧急需要尽快召开专门会议的，可免于按照前款规定的通知时限执行，但召集人应当在会议上做出说明。
第四条 会议通知包括以下内容：（一）会议日期和地点；（二）会议期限；
（三）事由及议题；（四）发出通知的日期。
第五条 独立董事专门会议以现场召开为原则，在保证全体参会独立董事能够充分沟通并表达意见的前提下，必要时可以采用视频、电话或者其他方式召开。
第六条 独立董事专门会议由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集和主持。召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推举一名代表主持。
第七条 独立董事专门会议由2/3以上独立董事出席方可召开，会议采取记名投票表决方式，每名独立董事享有一票表决权。为确保会议审议事项涉及信息的充分、完整，独立董事可要求议案涉及的相关人员列席专门会议，并在会议上
进行解释说明。该等列席人员对议案没有表决权。第八条 独立董事应当亲自出席独立董事专门会议，因故不能亲自出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为出席。第九条 下列事项应当经公司独立董事专门会议讨论并经全体独立董事过半数同意后，方可提交董事会审议：
（一）应当披露的关联交易；
（二）公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；
（三）公司董事会针对公司被收购所作出的决策及采取的措施；
（四）法律法规、中国证监会及上海证券交易所规定和《公司章程》规定的其他事项。第十条 独立董事行使以下特别职权前应经公司独立董事专门会议审议并经全体独立董事过半数同意：
（一）独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核查；
（二）向董事会提议召开临时股东大会；
（三）提议召开董事会会议。
独立董事行使本条所列职权的，公司应当及时披露。上述职权不能正常行使的，公司应当披露具体情况和理由。
第十一条 除审议本细则第九条、第十条规定的事项外，独立董事还可以根据需要召开专门会议，对与中小股东权益密切相关的其他事项进行研究讨论。
第十二条 公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持，提供所必需的工作条件。公司董事会秘书、证券部协助做好独立董事专门会议相关工作联络、会议组织、材料准备和档案管理等日常工作。
第十三条 公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用。
第三章 会议决议和会议记录
第十四条 独立董事专门会议应当有会议决议并建立书面会议记录。出席会议的独立董事应当在会议决议及会议记录上签字。
第十五条 独立董事专门会议应当对讨论事项记录如下事项：
（一）会议召开的日期、地点和召集人姓名、出席独立董事的姓名；
（二）所讨论事项的基本情况；
（三）独立董事发言要点；
（四）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）；
（五）独立董事发表的结论性意见。
第十六条 独立董事专门会议所作决议应经全体独立董事的过半数通过方为有效。独立董事应在专门会议中发表明确意见，意见类型包括同意、反对及弃权，所发表的意见应当明确、清楚。投反对票或者弃权票的，应当说明具体理由及依据、议案所涉事项的合法合规性、可能存在的风险以及对公司和中小股东权益的影响等。
第十七条 独立董事专门会议档案包括会议通知、会议材料、独立董事代为出席的授权委托书（如有）、表决票、会议记录等，由证券部保存。独立董事专门会议档案应当至少保存十年。
第十八条 参加会议的独立董事和会议列席人员及相关工作人员等均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披露有关信息。
第十九条 独立董事向公司年度股东大会提交年度述职报告，对其履行职责的情况进行说明时，年度述职报告应当包括独立董事专门会议工作情况。
第四章 附则
第二十条 本工作细则未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行；本工作细则如与国家颁布的法律、法规和《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行，并应予以修订。
第二十一条 本工作细则由公司董事会负责解释和修订，经公司董事会审议通过之日起生效，修改时亦同。
华懋（厦门）新材料科技股份有限公司
2024年4月27日