监事会议事规则(修订草案)
第一章 总 则
第一条 宗旨为进一步规范本公司监事会的议事方式和表决程序,促使监事和监事会有效地履行监督职责,完善公司法人治理结构,根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和《上海证券交易所股票上市规则》等法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的规定,并结合公司实际情况,制订本规则。
第二条 监事会依法设立,对股东大会负责并报告工作,运用法定职权并结合公司实际,对公司董事会、高级管理层及其成员的履职以及对公司财务、公司内控、公司风控、公司信息披露等事项进行监督,以保护公司、股东、职工及其他利益相关者的合法权益。
第二章 监事会的职权
第三条 监事会办公室
监事会设监事会办公室,处理监事会日常事务。监事会主席兼任监事会办公室负责人。监事会主席可以要求其他人员协助其处理监事会日常事务。
第三章 监事会会议的召集和通知
第四条 监事会会议
监事会每六个月至少召开一次会议。监事可以提议召开临时监事会会议。
第五条 会议的召集和主持
监事会会议由监事会主席召集和主持,监事会主席不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
第六条 会议通知
召开监事会定期会议和临时会议,公司监事会办公室应当分别提前十日和三日将书面会议通知,通过直接送达、传真、邮件、电子邮件或者其他方式,提交全体监事。非直接送达的,还应当通过电话进行确认并做相应记录。
情况紧急,需要尽快召开监事会临时会议的,可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。
第七条 会议通知的内容书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一)会议日期和地点;
(二)会议期限;
(三)事由及议题;
(四)发出通知的日期。
第四章 监事会会议表决程序和监事会决议及其公告
第八条 会议召开方式监事会会议应当以现场方式召开。紧急情况下,监事会会议可以通讯方式进行表决,但监事会召集人(会议主持人)应当向与会监事说明具体的紧急情况。在通讯表决时,监事应当将其对审议事项的书面意见和投票意向在签字确认后传真或专人送达至公司监事会办公室。监事不应当只写明投票意见而不表达其书面意见或者投票理由。
第九条 会议的召开监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的,其他监事应当及时向监管部门报告。
董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。
第十条 会议审议程序会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。会议主持人应当根据监事的提议,要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员接受质询。
第十一条 监事会决议监事会会议的表决实行一人一票,以记名和书面等方式进行。监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求该监事重新选择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。监事会决议应经全体监事半数以上通过,经与会监事签字确认。
第十二条 会议记录监事会办公室工作人员应当对现场会议做好记录,会议记录应当包括以下内容:
(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二)会议通知的发出情况;
(三)会议召集人和主持人;
(四)会议出席情况;
(五)会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向;
(六)每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七)与会监事认为应当记载的其他事项。
对于通讯方式召开的监事会会议,监事会办公室应当参照上述规定,整理会议记录。
第十三条 监事签字监事会会议应有记录,与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。监事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的,视为完全同意会议记录的内容。
第十四条 决议公告监事会决议公告事宜,由董事会秘书根据《上海证券交易所股票上市规则》的有关规定办理。监事应对监事会决议承担责任。如能证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该监事可以免除责任。
第十五条 会议档案的保存监事会会议档案由监事会主席指定专人负责保管。监事会会议档案的保存期限为十年以上。
第五章 附则
第十六条 附则本议事规则未尽事宜,依照国家有关部门法律、法规、《公司章程》及其他规范性文件的有关部门规定执行。在本规则中,“以上”包括本数。本规则由监事会制订报股东大会批准后生效,修改时亦同。本规则由监事会解释。