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天地数码:2018年度内部控制自我评价报告 下载公告
公告日期:2019-04-26

杭州天地数码科技股份有限公司2018年度内部控制自我评价报告

杭州天地数码科技股份有限公司全体股东:

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称“企业内部控制规范体系”),结合杭州天地数码科技股份有限公司(以下简称“公司”或“本公司”)内部控制制度和评价方法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2018年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准

日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

三、公司内部控制评价工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括杭州天地数码科技股份有限公司及全部纳入合并范围的子公司,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%;纳入评价范围的主要业务和事项包括治理结构、组织架构、人力资源、生产管理、募集资金管理、资金管理、研发管理、对外投资等内容。

公司纳入评价范围的业务和事项具体情况如下:

1、控制环境

(1)治理结构

公司严格按照《公司法》、《证券法》等法律法规的要求,建立了规范的治理结构和议事规则,明确了决策、执行、监督等方面的职责权限,形成了科学有效的职责分工和制衡机制,公司法人治理结构合理健全。股东大会是公司最高权力机构,通过董事会对公司进行管理和监督;董事会是公司的常设决策机构,向股东大会负责,依法行使公司的经营决策权;监事会是公司的监督机构,监督公司董事、高级管理人员依法履行职责;公司总经理由董事会聘任,在董事会的领导下,主持公司的日常经营管理活动,保证公司日常经营活动正常运转。

公司董事会对公司内部控制体系的建立和监督执行负责。主要职责是:确定建立和完善内部控制的政策和方案,监督内部控制的执行,审阅内部控制审计报告和内部控制自我评价报告,制定重大控制缺陷、风险的改进和防范措施。董事会下设战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会和审计委员会。

战略委员会主要负责对公司长期发展战略和重大投资决策进行研究并提出

建议;提名委员会主要负责公司董事和高级管理人员的选择、标准的制定和程序的规范并提出建议;审计委员会主要负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作,领导审计部门负责落实内部控制和审计等具体工作;薪酬与考核委员会主要负责制定公司董事及高级管理人员的考核标准并进行考核,负责制定、审查公司董事及高级管理人员的薪酬政策与方案。

(2)组织架构公司根据职责划分,结合公司实际情况,设立了全球营销中心、生产运营中心、技术中心、财务中心、质量管理中心、人力资源中心、流程与IT管理中心、董事会办公室及行政管理部等各职能中心,制订了相应的岗位职责,各部门及生产单位职责明确,相互牵制。公司管理层对内部控制制度的制定和有效执行负责,公司各层次权力、决策机构,职能部门能够按照各项治理制度规范运作,公司发展战略、重大生产经营、重大财务开支等均由相关机构按照规定权限来决策执行,公司内部控制环境良好。

(3)人力资源公司充分认识到人力资源对公司发展的重要性,因此结合自身实际,制定了有利于可持续发展的人力资源政策,建立了一套人力资源管理体系,包括员工招聘录用、培训、薪酬、福利、绩效考核、晋级与奖惩等一系列的人力资源管理制度,使公司在人才引进、员工培养、绩效考核、职务晋升、职业发展规划、信息保密以及员工关系管理等方面有序运行。公司管理层高度重视特定工作岗位所需用途能力水平的设定,以及对达到该水平所必需的知识和能力的要求。公司还根据实际工作的需要,针对不同岗位展开多种形式的后期培训教育,使员工都能胜任目前所处的工作岗位。

(4)发展战略公司以“Barcoding the World(条码联世界)”为发展愿景,聚焦于目前的主营业务,以“帮助客户成长”为经营理念,专业专注于热转印碳带的研发、生产和销售,在热转印碳带这一细分领域将产品质量和服务水平做到极致,继续保持国内龙头企业的地位,作为具有自主核心技术的中国企业,在全球市场上与国际

一流企业展开竞争,并不断在高端产品取得突破,成为具有核心竞争力的国际一流热转印碳带企业。

2、风险评估公司制定了“为顾客创造真实持久的价值;为员工创造持续发展的机会;为公司投资者创造最大回报”的长远整体目标,并辅以具体策略和业务流程层面的计划将企业经营目标明确地传达到每一位员工。公司建立了有效的风险评估过程,以识别和应对公司可能遇到的包括经营风险、环境风险、财务风险等重大且普遍影响的变化。

3、控制活动为合理保证公司经营目标的实现,公司建立了相关的控制政策和程序,主要包括责任分工控制、授权审批控制、凭证与记录控制、资金管理、生产管理、市场与营销管理、生产管理、研发管理、募集资金使用与管理、关联交易、对外担

保、对外投资等控制政策和程序。

(1)责任分工控制

为达到有效控制的目的,公司对各个部门的业务流程制订了一系列较为详尽的岗位职责分工制度,合理设置分工,科学划分职责权限,贯彻不相容职务相分离及每一个人工作能自动检查另一个人或更多人工作的原则,形成相互制衡机制。不相容的职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查等。

(2)授权审批控制

公司按业务性质,根据《公司章程》及各项管理制度规定,采取不同的授权控制。对日常的生产经营活动采取一般授权,由各部门或子公司按公司相关授权规定逐级审批,对重要项目、重大交易、重要的对外投资、关联交易等作为重大事项,按公司相关规定由董事会或股东大会批准。

(3)凭证与记录控制

公司合理制定了凭证流转程序,经营人员在执行交易时能及时编制有关凭证,

编妥的凭证及早送交会计部门以便记录,已登账凭证依序归档。各种交易必须作相关记录(如:员工工资记录、永续存货记录、销售发票等),并且将记录同相应的分录独立比较。

(4)资金管理针对资金管理工作,公司及子公司均建立了完善的管理制度,包括借款、资金使用审批、对外投资、货币资金管理等方面建立了较严格的授权批准程序。明确了资金从支付申请、审批、复核与办理支付等各个环节的权限与责任。办理货币资金业务的不相容岗位已作分离,相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按国务院《现金管理暂行条例》明确了现金的使用范围及办理现金收支业务时应遵守的规定,已按中国人民银行《支付结算办法》及有关规定制定了银行存款的结算程序。公司规定下属企业严禁进行期货交易、严禁擅自向外单位出借多余资金、严禁向职工集资、严禁私设银行账户等。公司严格按照相关管理制度做好资金管理工作,确保公司资金使用符合合理性、效率性、安全性、效益性的原则,确保为公司发展提供充足的资金支持。公司没有影响货币资金安全的重大不适当之处。

(5)生产管理公司根据精益生产的理念和充分利用信息化管理的手段,建立了适合公司的生产管理体系、质量管理体系、安全和环境管理体系,规定了生产人员的工作职责、工作标准、工作流程,生产管理制度、物料管理制度、设备管理制度、质量管理制度等制度,确保了公司生产计划有效安全的执行,同时生产的产品稳定符合质量控制的标准和客户的要求。本报告期内,公司生产人员能够严格按照以上制度规定的内容进行生产活动,并持续不断的进行改进,控制措施能被有效的执行。

(6)市场与销售管理

公司全球营销中心针对行业特点进行了深入的研究和预测,在此基础上,按照公司发展战略和总体运营目标,及时制定、调整销售计划和销售策略,确保销售业务的顺利进行。公司制定了合理的销售政策,明确了年度销售目标、定价原

则、结算办法,建立了收入确认制度,对销售及收款做出明确规定,对投标、立项、签订合同、开具发票和回款等环节设计了严格的控制程序。公司明确了销售相关的各部门和岗位的职责权限,确保不相容岗位相互分离、制约和监督。公司通过考核制度,强化市场部门对销售发货、回款、毛利等核心指标的考核,促进了公司应收账款的回收力度。

(7)研发管理公司制定了产品开发管理流程,包括立项、研发、评审、试制、改进等,确保产品与市场目标的一致性,并力争保持产品品种、产品性能的先进性;建立了严格的技术管理制度和保密制度,严防科研成果的泄密,有效保护了公司的知识产权。公司鼓励自主创新,重视新产品开发,设立了专门的技术研发中心,在研发过程中严格遵循相关流程,同时贯彻执行《保密协议》,确保整个研发过程有章可循、规范、安全、有效,有力地保障了研发成果的质量,提高了产品竞争力,实现了效益最大化。

(8)募集资金使用与管理

公司建立了《募集资金管理制度》,对募集资金存储、审批、使用、变更和监督等控制节点进行了明确规定。公司2018年度的募集资金存放和使用均符合《深圳证券交易所创业板上市公司规范指引》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《上市公司监管指引第2号-上市公司募集资金管理和使用的监管要求》等相关法律法规的规定,并按照公司制定的《募集资金管理制度》的要求对募集资金进行了专户存储和使用,不存在募集资金管理违规的情况。

(9)关联交易

公司制定了《关联交易决策制度》,在关联方关系、关联交易的内容、关联交易的决策程序、关联方的回避程序、关联交易的定价和披露方式作了详细规定,确保了公司与各关联人所发生的关联交易的合法性、公允性、合理性;公司确定并及时更新关联方名单,确保关联方名单的真实、准确、完整。关联方的识别程序、关联交易发生前的审查决策程序以及关联股东回避表决制度等控制措施在本报告期内均得到有效地执行。

(10)对外担保公司为了规范对外担保行为,有效控制公司对外担保风险,维护广大股东的合法权益,制定了《对外担保管理制度》,对对外担保的对象、决策权限及审议程序、对外担保的审查、担保合同的签订、对外担保的风险管理做出了明确规定。公司严格控制对外担保,在本报告期内没有发生对外担保事项。

(11)对外投资为严格控制投资风险,公司建立了较科学的对外投资决策程序,实行重大投资决策的责任制度。公司为了做好对外投资活动的内部控制,规范对外投资行为,防范对外投资风险,提高资金运作效率,制定了《对外投资管理制度》,对对外投资的原则、范围及投资方式、投资的决策及审批权限、对外投资的实施与管理、对外投资的收回及转让做出了明确规定。对投资项目的立项、评估、决策、实施、管理、收益、投资处置等环节的管理较强。本报告期内,各环节的控制措施能被有效地执行,公司没有严重偏离公司投资政策和程序的行为。

4、信息与沟通公司为向管理层及时有效地提供业绩报告建立了强大的信息系统,信息系统人员(包括财务人员)恪尽职守、勤勉工作,能够有效地履行赋予的职责。公司管理层也提供了适当的人力、财力以保障整个信息系统的正常、有效运行。公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效的沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管者和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。

5、内部监督公司不断完善公司法人治理结构,公司监事会、独立董事履行对公司管理层的监督职责,对公司的内部控制有效性进行独立评价,并提出改进意见。公司董事会下设审计委员会,审计委员会负责审查公司内部控制的建立是否健全、监督内部控制是否有效实施,并向董事会报告工作。董事会审计委员会下设独立的内部审计部门,内部审计部门直接对审计委员会负责。公司制定了《审计委员会工

作细则》、《内部控制制度》、《内部审计工作制度》,对内部审计的人员配置、审计职权、审计范围、审计程序、职业道德等予以明确规定。内部审计部门在董事会审计委员会指导下,依照《深圳证券交易所创业板上市公司规范指引》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《公司法》、《证券法》、《企业会计准则》、《内部审计准则》等规范要求,独立开展审计工作,对公司财务信息的真实性和完整性、对公司内部控制制度的建立和实施等情况进行检查监督。上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

四、内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系、相关法律法规及公司制度等组织开展内部控制评价工作。公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

(一)财务报告内部控制缺陷认定标准

根据缺陷可能导致的财务报告错误的重要程度,公司采用定性和定量相结合的方法将缺陷划分确定重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。

1、定量标准

(1)重大缺陷:某项内部控制缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额大于上年度营业收入的2%。

(2)重要缺陷:某项内部控制缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于上年度营业收入的2%但大于1%。

(3)一般缺陷:某项内部控制缺陷单独或连同其他缺陷可能导致的财务报告错报金额小于上年度营业收入的1%。

以上定量标准中所指的财务指标值均为公司最近一期经审计的合并报表数据。

2、定性标准重大缺陷:公司董事、监事和高级管理人员舞弊并给企业造成重要损失和不利影响;控制环境无效;内部监督无效;外部审计发现重大错报,而公司内部控制过程中未发现该错报。

重要缺陷: 重要财务控制程序的缺失或失效;外部审计发现重要错报,而公司内部控制过程中未发现该错报;报告期内提交的财务报告错误频出;其他可能影响报表使用者正确判断的重要缺陷。

一般缺陷:除重大缺陷、重要缺陷以外的其他内部控制缺陷。

(二)非财务报告内部控制缺陷的认定标准

公司非财务报告缺陷认定主要依据缺陷涉及业务性质的严重程度、直接或潜在负面影响的性质、影响的范围等因素来确定。

1、定量标准

重大缺陷:可能导致直接损失金额大于1000万;

重要缺陷:可能导致直接损失金额大于500万但小于1000万;

一般缺陷:可能导致直接损失金额小于500万。

2、定性标准:

重大缺陷:违反国家法律、法规和规范性文件;决策程序不科学导致重大决策失误;重在业务制度性缺失或系统性失效;重大或重要缺陷不能得到有效整改;安全、环保事故对公司造成重大负面影响的情形;其他对公司产生重大负面影响的情形。

重要缺陷:不构成重大缺陷,其严重程度低于重大缺陷,且可能导致公司遭受一定程度损失或影响的被认定为重要缺陷。

一般缺陷的情形:不构成重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷认定为一般缺陷。

五、内部控制缺陷认定及整改情况

1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

2、非财务报告内部控制认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

六、其他内部控制相关重大事项说明

报告期内公司无其他需要说明的与内部控制相关的重大事项。

内部控制是一个动态运行且不断完善的过程。内控的建设与健全应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。2019年,公司将继续扎实推进各项经营管理工作,进一步完善和健全内部控制长效机制,细化内控监督管理、加强管理信息传递与沟通,指导各部门、各子分公司健全其内部控制体系,促进公司健康、持续发展。

杭州天地数码科技股份有限公司

2019年4月25日


  附件:公告原文
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