聚光科技(杭州)股份有限公司
监事会议事规则
第一章 总则
第一条 为进一步规范聚光科技(杭州)股份有限公司(以下简称“公司”)监事会的议事方
式和表决程序, 促使监事和监事会有效地履行监督职责, 完善公司法人治理结构, 根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)、《中华人民共和国证券法》(以下简称“《证券法》”)、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》(以下简称“《创业板上市规则》”)、《上市公司治理准则》等法律、法规和规范性文件及《聚光科技(杭州)股份有限公司章程》(以下简称“公司章程”)的有关规定, 结合公司实际情况, 制定本规则。
第二章 监事会会议
第二条 监事会会议分为定期会议和临时会议
监事会定期会议应当每六个月至少召开一次。出现下列情况之一的, 监事会应当在十日内召开临时会议:
(一) 任何监事提议召开时;
(二) 股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种
规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时;
(三) 董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场
中造成恶劣影响时;
(四) 公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时;
(五) 公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被证券交
易所公开谴责时;
(六) 证券监管部门要求召开时;
(七) 公司章程规定的其他情形。
监事会会议因故不能如期召开, 应公告说明原因。
第三条 定期会议的提案
在发出召开监事会定期会议的通知之前, 监事会主席应当向全体监事征集会议提案, 并视需要向公司员工征求意见。
监事会主席在拟定提案前, 应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。在征集提案和征求意见时, 监事会应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。
第四条 临时会议的提议程序
监事提议召开监事会临时会议的, 应当提前向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一) 提议监事的姓名;
(二) 提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四) 明确和具体的提案;
(五) 提议监事的联系方式和提议日期等。
在监事会主席收到监事的书面提议后三日内, 应当发出召开监事会临时会议的通知。
第五条 会议的召集和主持
监事会会议由监事会主席召集和主持; 监事会主席不能履行职务或者不履行职务的, 由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
第六条 会议通知
召开监事会定期会议和临时会议, 应当分别提前十日和五日将盖有监事会印章的书面会议通知, 通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式, 提交全体监
事。非直接送达的, 还应当通过电话进行确认并做相应记录。
情况紧急, 需要尽快召开监事会临时会议的, 可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知, 但召集人应当在会议上作出说明; 经公司全体监事书面同意,可豁免前述条款规定的临时会议的通知时限。
第七条 会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一) 举行会议的日期、地点和会议期限;
(二) 事由及议题;
(三) 发出通知的日期;
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容, 以及情况紧急需要尽快召开监事会临时会议的说明。
第八条 会议召开方式
监事会会议以现场召开为原则。必要时, 在保障监事充分表达意见的前提下,经召集人(主持人)、提议人同意, 也可以通过视频、电话、传真、邮件或通讯表决等方式召开。监事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
非以现场方式召开的, 以视频显示在场的监事、在电话会议中发表意见的监事、规定期限内实际收到传真或邮件等有效表决票, 或者监事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的监事人数。
第九条 会议的召开
监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的, 其他监事应当及时向股东大会及法律、法规、规范性文件要求的机构报告。
董事会秘书应当列席监事会会议。
第十条 会议审议程序
会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。
会议主持人应当根据监事的提议, 要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。
第十一条 监事会决议
监事会会议的表决实行一人一票, 以举手表决或书面记名等方式进行。
监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的, 会议主持人应当要求该监事重新选择,拒不选择的, 视为弃权; 中途离开会场不回而未做选择的, 视为弃权。
监事会决议应当经半数以上监事通过。
第十二条 会议录音
召开监事会会议, 可以视需要进行全程录音。监事会会议安排录音的, 应事先告知出席及列席会议的有关人员。
第十三条 会议记录
董事会秘书、监事会或公司应当安排工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内容:
(一) 会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二) 会议通知的发出情况;
(三) 会议召集人和主持人;
(四) 会议出席情况;
(五) 会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案
的表决意向;
(六) 每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七) 与会监事认为应当记载的其他事项。
对于通讯方式召开的监事会会议, 应当参照上述规定, 整理会议记录。
第十四条 监事签字
与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的, 可以在签字时作出书面说明。必要时, 也可以发表公开声明。
监事既不按前款规定进行签字确认, 又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的, 视为完全同意会议记录的内容。
第十五条 决议公告
监事会决议公告事宜, 由董事会秘书根据《创业板上市规则》的有关规定办理。
第十六条 决议的执行
监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第十七条 会议档案的保存
监事会会议档案, 包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议公告等, 由监事会主席指定专人负责保管。
监事会会议资料的保存期限为十年以上。
第十八条 附则
本规则未尽事宜, 参照本公司《董事会议事规则》有关规定执行。
在本规则中, “以上”包括本数。
本规则作为公司章程的附件由监事会制定, 经股东大会以普通决议方式通过后生效。
本规则由监事会负责解释。