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辉丰股份:关于对财务报告内部控制制度的说明 下载公告
公告日期:2020-04-29

江苏辉丰生物农业股份有限公司关于对财务报告内部控制制度的说明

内审2020第006号

一、公司基本情况

江苏辉丰生物农业股份有限公司(以下简称公司或本公司)系经江苏省人民政府苏政复〔1998〕157号文批准,由大丰市龙堤乡乡镇企业管理服务站(现更名为大丰市新丰镇经济贸易服务中心)、大丰市农化厂工会(现更名为江苏辉丰生物农业股份有限公司工会委员会)、陈玉盘、仲汉根和韦广权作为发起人共同发起设立,于1999年1月8日在江苏省工商行政管理局登记注册,总部位于江苏省大丰市。公司现持有统一社会信用代码为913209001407071551的营业执照,注册资本150,756.2244万元,股份总数为150,756.2244万股(每股面值1元)。公司股票已于2010年11月9日在深圳证券交易所挂牌上市。

本公司属农药化工、粮食贸易、物流行业。主要经营活动为农药、危险化学品(按照危险化学品建设项目设立安全许可意见书和环境影响报告书审批意见中核准项目经营)生产;农药杀虫剂、杀菌剂、蔬菜保鲜剂、除草剂、植物生长调节剂、生物肥料等的技术咨询、技术服务,化工产品(除农药及其他危险化学品)、针纺织品、五金、交电、日用杂品、日用百货、木材、建筑材料、电子计算机及配件、农产品(除非包装种子)销售;包装材料(含塑料产品,除危险化学品)生产、销售;经营本企业和本企业成员企业自产产品及相关技术的出口业务,自营和代理各类商品及技术的进出口业务,国内贸易。(依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动)。

公司主要产品包括二氰蒽醌、咪鲜胺、辛酰溴苯腈、氟环唑原药、吡氟酰草胺、三氟氯氰酸、联苯菊酯和烯酰吗啉等。

二、公司建立财务报告内部控制制度的目标和遵循的原则

(一) 公司财务报告内部控制制度的目标

1. 规范公司会计行为,保证会计资料真实、完整。

2. 堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护公司资产的安全、完整。

3. 确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。

(二) 公司财务报告内部控制制度建立遵循的基本原则

1. 财务报告内部控制符合国家有关法律法规和深圳证券交易所《中小企业板上市公司规范运作指引》等相关规定的要求和公司的实际情况。

2. 财务报告内部控制约束公司内部涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越财务报告内部控制的权力。

3. 财务报告内部控制涵盖公司内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。

4. 财务报告内部控制保证公司内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

5. 财务报告内部控制遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果。

6. 财务报告内部控制随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。

三、公司财务报告内部控制制度的有关情况

公司于2019年12月31日财务报告内部控制制度设置和执行情况如下:

(一) 公司的内部控制要素

1. 控制环境

(1) 对诚信和道德价值观念的沟通与落实

诚信和道德价值观念是控制环境的重要组成部分,影响到公司重要业务流程的设计和运行。公司一贯重视这方面氛围的营造和保持,建立了《员工行为规范》《员工道德规范》等一系列内部规范,并通过严厉的处罚制度和高层管理人员的身体力行将这些内部规范多渠道、全方位地落实。

(2) 对胜任能力的重视

公司管理层高度重视特定工作岗位所需的用途能力水平的设定,以及对达到该水平所必需的知识和能力的要求全公司目前共有2904名员工,其中具有高级职称的9人,具有中级职称的53人,具有初级职称的66人;其中博士1人,硕士研究生22人,本科生271人,大专生419人。公司还根据实际工作的需要,针对不同岗位展开多种形式的后期培训教育,使员工都能胜任目前所处的工作岗位。

(3) 治理层的参与程序

治理层的职责在公司的章程和政策中已经予以明确规定。治理层通过其自身的活动并在

审计委员会的支持下,监督公司会计政策以及内部、外部的审计工作和结果。治理层的职责还包括了监督用于复核内部控制有效性的政策和程序设计是否合理,执行是否有效。

(4) 管理层的理念和经营风格

公司由管理层负责企业的运作以及经营策略和程序的制定、执行与监督。董事会、审计委员会或类似机构对其实施有效地监督。管理层对内部控制包括信息技术控制、信息管理人员以及财会人员都给予了高度重视,对收到的有关内部控制弱点及违规事件报告都及时作出了适当处理。本公司秉承“责任关怀”的经营理论,坚持以“做中国农民买得起的好药”的经营风格,诚实守信、合法经营。

(5) 组织结构

公司为有效地计划、协调和控制经营活动,已合理地确定了组织单位的形式和性质,并贯彻不相容职务相分离的原则,比较科学地划分了每个组织单位内部的责任权限,形成相互制衡机制。同时,切实做到与公司的控股股东“五独立”。公司已指定专门的人员具体负责内部的稽核,保证相关会计控制制度的贯彻实施。

(6) 职权与责任的分配

公司采用向个人或小组分配控制职责的方法,建立了一整套执行特定职能(包括交易授权)的授权机制,并确保每个人都清楚地了解报告关系和责任。为对授权使用情况进行有效控制及对公司的活动实行监督,公司逐步建立了预算控制制度,能较及时地按照情况的变化修改会计系统的控制政策。财务部门通过各种措施较合理地保证业务活动按照适当的授权进行;较合理地保证交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间,较及时地记录于适当的账户,使财务报表的编制符合会计准则的相关要求。

(7) 人力资源政策与实务

公司已建立和实施了较科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升和淘汰等人事管理制度,并聘用足够的人员,使其能完成所分配的任务。

2. 风险评估过程

公司制定了可持续发展的长远整体目标,并辅以具体策略和业务流程层面的计划将企业经营目标明确地传达到每一位员工。公司建立了有效的风险评估过程,并建立了战略与投资委员会,以识别和应对公司可能遇到的包括经营风险、环境风险、财务风险等重大且普遍影响的变化。

3. 信息系统与沟通

公司为向管理层及时有效地提供业绩报告建立了强大的信息系统,信息系统人员(包括

财务人员)恪尽职守、勤勉工作,能够有效地履行赋予的职责。公司管理层也提供了适当的人力、财力以保障整个信息系统的正常、有效运行。公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效的沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管者和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。

4. 控制活动

公司主要经营活动都有必要的控制政策和程序。管理层对预算、利润、其他财务和经营业绩都有清晰的目标,公司内部对这些目标都有清晰的记录和沟通,并且积极地对其加以监控。财务部门建立了适当的保护措施较合理地保证对资产和记录的接触、处理均经过适当的授权;较合理地保证账面资产与实存资产定期核对相符。为合理保证各项目标的实现,公司建立了相关的控制程序,主要包括:交易授权控制、责任分工控制、凭证与记录控制、资产接触与记录使用控制、独立稽查控制、电子信息系统控制等。

(1) 交易授权控制:明确了授权批准的范围、权限、程序、责任等相关内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应的职权,经办人员也必须在授权范围内办理经济业务。

(2) 责任分工控制:合理设置分工,科学划分职责权限,贯彻不相容职务相分离及每一个人工作能自动检查另一个人或更多人工作的原则,形成相互制衡机制。不相容的职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查等。

(3) 凭证与记录控制:合理制定了凭证流转程序,经营人员在执行交易时能及时编制有关凭证,编妥的凭证及早送交会计部门以便记录,已登账凭证依序归档。各种交易必须作相关记录(如:员工工资记录、永续存货记录、销售发票等),并且将记录同相应的分录独立比较。

(4) 资产接触与记录使用控制:严格限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,以使各种财产安全完整。

(5) 独立稽查控制:公司专门设立内审机构,对货币资金、有价证券、凭证和账簿记录、物资采购、消耗定额、付款、工资管理、委托加工材料、账实相符的真实性、准确性、手续的完备程度进行审查、考核。

(6) 公司已制定了较为严格的电子信息系统控制制度,在电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管等方面做了较多的工作。

5. 对控制的监督

公司定期对各项内部控制进行评价,同时一方面建立各种机制使相关人员在履行正常岗位职责时,就能够在相当程度上获得内部控制有效运行的证据;另一方面通过外部沟通来证实内部产生的信息或者指出存在的问题。公司管理层高度重视内部控制的各职能部门和监管机构的报告及建议,并采取各种措施及时纠正控制运行中产生的偏差。

(二) 公司主要内部控制制度的执行情况和存在的问题

本公司已对财务报告内部控制制度设计和执行的有效性进行自我评估,现对公司主要财务报告内部控制制度的执行情况和存在的问题一并说明如下:

1. 公司已对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序,办理货币资金业务的不相容岗位已作分离,相关机构和人员存在相互制约关系。公司已按国务院《现金管理暂行条例》,明确了现金的使用范围及办理现金收支业务时应遵守的规定。公司已按中国人民银行《支付结算办法》及有关规定制定了银行存款的结算程序。公司规定下属企业严禁进行期货交易、严禁擅自向外单位出借多余资金、严禁向职工集资、严禁私设银行账户等。公司的货币资金管理未发现影响货币资金安全的重大不适当之处。

2. 公司已形成了筹资业务的管理制度,能较合理地确定筹资规模和筹资结构,选择恰当的筹资方式,较严格地控制财务风险,以降低资金成本。公司筹措的资金没有严重背离原计划使用的情况。

3. 公司已较合理地规划和设立了采购与付款业务的机构和岗位。制定了《采购业务管理制度》、《采购控制程序》等制度、程序,严格规范了请购、采购、验收和付款等采购业务流程,建立了采购与付款业务的岗位责任制,确保办理采购与付款业务不相容岗位相互分离、制约和监督。公司已制订采购与付款业务的授权和审核批准制度,并有效执行。公司已建立并执行了对供应商的评价、筛选和采购及付款的相关内控制度,规范了采购人员的业务行为,使公司的原辅材料流转有序、付款有度。在原材料采购中,以质量为先,严格审核供应商资质,从源头上保证产品质量。在质量水平相当的条件下,结合价格、服务等多方面因素确定供应商。同时,公司密切追踪主要原材料市场行情的变化,适时调整采购单价,降低采购成本。公司的采购部门分为采购调研部和采购操作部,采购调研部的人员负责产品的比价工作,采购操作部的人员负责合同的签订和具体的操作业务,已使不相容职务相分离。公司在采购付款内部控制方面不存在重大漏洞。

4. 公司已建立了实物资产管理的岗位责任制度,能对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制,采取了职责分工、实物定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,能够较有效地防止各种实物资产的被盗、偷拿、毁损和重大流失。公司在实物资产管理方面不存在重大漏洞。

5.公司始终把安全工作放在重要位置,严格按照国家安全生产相关规定,结合生产经营实际情况,建立健全安全规章制度,严格落实安全生产责任制,从而保证公司安全工作落实到位,公司设立了安全部,监督公司的安全生产工作状况,具体说明如下:

(1)按照各级政府关于安全风险评估、安全环保整治提升方案、安全环保整治提升工作有关细化通知、化工安全仪表系统管理、安全诊断治理基本要求、加强化工企业泄漏管理、石油化工可燃气体和有毒气体检测报警设计规范等文件精神,对公司的安全管理状况委托专业机构逐条进行了检查评估,对公司现有生产工艺安全可靠性论证进行回顾,确认工艺的可靠性,针对公司重点监管危险工艺进行热反应风险评估,进一步明确反应风险,做好风险管控措施。

(2)针对“两重点一重大”生产储存装置,与专业机构签订《SIS评估和提升改造咨询服务协议》,进一步细化了现有产品的HAZOP分析,并进行了SIL定级及SIL验算,根据分析定级结果,邀请专业的设计院进行设计,完善现有安全仪表系统,从而进一步提升装置的本质安全。同时对公司防爆区域内的电气进行排查,对不符合规范要求的电气逐步组织整改,直至达到规范要求。

(3)《石油化工可燃气体和有毒气体检测报警设计规范》要求,将现场可燃有毒气体报警信号传送至监控大厅,由专业人员进行24小时监控,并及时处理报警问题。

(4)新增电子巡更系统,提升工艺与设备巡检的安全管理水平。

(5)新增人员定位系统,进一步提升智能二道门功能,

(6)进行工艺规程与安全规程的细化完善,进一步明确操作过程中的安全要求,严格控制人的不安全行为。

(7)公司对多次组织了各类安全培训,通过定期组织安全自查和邀请市级安全专家对公司安全管理状况进行检查,进一步提高员工的安全责任意识。从“要我安全、到我要安全、我会安全、我能安全”。

(8)公司定期或不定期组织安全隐患排查,但发现隐患或实际执行中存在的不足(如

防爆区域未使用防爆电器设备设施等),逐一进行整改到,目前公司已建立长效的安全机制。

6.公司根据国家环保相关规定要求,结合生产经营实际情况,建立健全并完善了环保生产管理体系和操作规范,严格落实环保责任制,公司严格履行企业的主体责任,通过全面排查、积极整改的措施,提升环保管理工作:

(1)废水治理方面

(A)根据江苏省环境科学研究院专家团队2018年编制的废水提升改造方案,新建3.6万立方生化污水处理池、新增了300吨/天湿法氧化装置,装置已经2019年底前建设完成,目前装置已进入调试试运行.。

(B)为了提高废水处置效力,新增了污水处理电絮凝项目,目前正常运行;根据江苏省环境科学研究院方案,确定了各产品产生废水的分质方案,并完成了废水管网的改造。

(C)公司建有分析检测中心,具备常规废水因子(COD、SS、氨氮、TN、TP)及特征污染因子(甲苯、二甲苯、三甲苯、苯酚等)监测能力;废气污染物排放情况委托第三方进行监测。雨水排放口(COD在线)、污水排放口(COD、氨氮在线)已安装在线监控系统。公司已安装厂界VOCS在线监测系统,有组织排口已安装了VOCS在线监测系统并已与平台联网实时监控。

(2)废气治理情况

(A)委托江苏齐清环境科技有限公司,结合航天凯天环保科技股份有限公司编制的废气治理方案,进一步完善废气治理工作,根据废气不同特性形成处理方案,对废气收集总管进行了改造,充分发挥末端处理的作用,新增加了一套50000立方/小时的RTO焚烧炉。

(B)全面落实废气泄露检测与修复。制定LDAR检测计划并定期开展LDAR检测工作,各车间LDAR已全部建档完成,复产的原药合成车间已经完成检测工作。

(C)公司综合智慧管理平台,整合了安全、消防、环保、生产、能源管理相关功能,提升了企业实时监控管理能力。实现实时在线监控,VOCS在线监测已安装完成,自建危废焚烧处理设施已安装烟气在线监控系统,监控数据已实时传输至园区环境信息管理平台。

(3)危废管理及土壤修复

(A)通过委外处置、自行处置等,截止目前危废库存量保持在管理部门要求的范围以内。

(B)为更好的接受社会各界监督,采用危废二维码溯源系统管理公司危废产出, 安装了智能地磅系统。

(C)2019年9月开始调研三个重点地块的修复单位,2019年10月完成了招标工程,确定了厂区三个重点地块的风险管控与修复单位,并与2019年10月8日签订了修复合同,合同约订原计划2020年10月7日完成三个重点地块的修复工作,因疫情原因推迟至2020年11月30日完成。目前正在按照方案积极推进修复工作。公司以前年度在实际执行上述内控制度中存在重大缺陷,公司及部分子公司于2018年内因违反环保法规而被立案调查,并于2019年末收到多份《刑事判决书》。公司及部分子公司因犯污染环境罪,被处罚金人民币1,400万元,并追缴违法所得529.64万元。公司及部分子公司也因此于2018年内被要求停产整顿或关停,截至2019年12月31日,公司仍有部分生产车间及部分子公司尚未恢复生产。但经过近二年的停产整治,公司在环保内部控制方面未发现重大漏洞。

7. 公司已建立了成本费用控制系统及全面的预算体系,能做好成本费用管理和预算的各项基础工作,明确了费用的开支标准。但在及时对比实际业绩和计划目标,并将比较结果作用于实际工作方面还欠深入和及时。

8. 公司已制定了切实可行的销售政策,已对定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容作了明确规定。公司通过《财务管理制度》、《销售管理制度》等对销售与收款业务进行规范与控制,明确描述各岗位职责、权限,确保了不相容岗位相分离,涵盖了公司销售的预算、接单、合同、审批、价格管理、发货、退货换货、收款等相关事项,与公司的规模和业务发展相匹配。实行催款回笼责任制,对账款回收的管理力度较强,公司和下属企业一律将收款责任落实到销售部门,并将销售货款回收率列作主要考核指标之一。权限上,在公司本部的授权范围内,下属企业可自主对外办理销售商品、提供劳务、货款结算业务。但少数子公司仍存在授信管理不严谨的现象,可能存在货款收不回的风险,少数子公司在内销收入的发运单据整理与保管的控制方面尚需加强,除此之外,公司在销售收款的控制方面没有重大漏洞。

9. 公司已建立了较科学的固定资产管理程序及工程项目决策程序。公司通过《财务管理制度》规范了对固定资产确认、折旧、减值等会计核算,并制定了固定资产、在建工程的岗位管理、预算、调拨、盘点、处置等相关控制程序,涵盖了固定资产内部控制的各个方面。公司固定资产管理中相关岗位不存在不相容职位混岗的情况,固定资产的验收、盘点、保管、维修、处置等审批流程执行基本到位。同时公司也通过《财务管理制度》等对在建工程进行管理和控制。上述制度对在建工程的立项、可研、审批、预算、工程物资采购、竣工决算等流程进行了详细描述,涵盖了在建工程内部控制的各个方面。公司在建工程管理中不存在不

相容职位混岗的现象,重要的审批手续健全,不存在越权审批。公司实施了完善的项目决策程序,编制在建工程项目的可行性研究、项目建议书等,工程建设中的会计核算及时到位。但公司及子公司在固定资产、工程项目核算的及时性、规范性、准确性仍需加,除此之外,公司在固定资产和工程项目内部控制方面不存在重大漏洞。

10. 为严格控制投资风险,公司建立了较科学的对外投资决策程序,修订了《对外投资管理办法》、《风险投资管理制度》等一系列制度,实行重大投资决策的责任制度,相应对外投资的权限集中于公司本部(采用不同的投资额分别由公司不同层次的权力机构决策的机制),各分公司一律不得擅自对外投资。对投资项目的立项、评估、决策、实施、管理、收益、投资处置等环节的管理较强。公司没有严重偏离公司投资政策和程序的行为。

11. 公司能够较严格地控制担保行为,建立了担保决策程序和责任制度,对担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容已作了明确规定,对担保合同订立的管理较为严格,能够及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况,以防范潜在的风险,避免和减少可能发生的损失。

12.公司在审计委员会下设置了专门的内部审计部门,并配备了专职的内部审计人员,制定了《内部审计管理制度》,对公司及所属各部门、各分支机构、子公司内部控制的健全、有效,会计及相关信息的真实、合法,资产的安全、完整,经营的合规性以及经营绩效等进行检查、监督和评价。但公司仍需进一步加大内部审计力度,并着力加强对子公司内部控制的健全、有效进行检查、监督和评价,进而提高子公司内部控制水平。

13. 公司已建立了较为完善的信息披露管理制度,包括《信息披露管理制度》等相关制度,明确了信息披露的职责、内容范围、披露程序、传递与审核流程,对公开信息披露和重大内部事项沟通进行全程、有效的控制;建立了对信息披露工作中的失职行为进行追究与处理的制度,保证公司经营管理正常的进行和信息披露的及时、真实、准确、完整和公平。报告年度,公司于12月24日收到中国证监会江苏监管局下发的《行政处罚决定书》([2019]6号):公司因2016年年报、2017年一季报、2017年半年报、2017 年三季报虚增营业收入和营业成本,2016年年报、2017年半年报关于环保事项的披露与事实不符,关于公司高管被采取刑事强制措施的临时公告信息披露不准确被责令改正,给予警告,并处以六十万元罚款,公司相关管理人员均被给予警告和不同程度的罚款。除此之外,公司在信息披露的控制方面没有重大漏洞。

四、公司准备采取的措施

公司现有财务报告内部控制制度基本能够适应公司管理的要求,能够对编制真实、公允

的财务报表提供合理的保证,能够对公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行提供保证。对于目前公司在财务报告内部控制方面存在的问题,公司拟采取下列措施加以改进:

(一) 加强公司及子公司在生产质量、安全环保方面的规范体系建设,建立安全生产、环境保护管理体系和操作规范,严格落实安全生产、环境保护责任制。认真落实《行政处罚决定书》提及的相关问题,切实保障公司生产经营的有序进行。

(二) 进一步深化成本费用管理,重视成本费用指标的分解、及时对比实际业绩和计划目标、控制成本费用差异、考核成本费用指标的完成情况,进一步完善奖惩制度,努力降低成本费用,提高经济效益。

(三) 加强子公司对销售折扣(佣金)实施情况的控制,确保销售佣金的提取、支用符合国家有关法律、法规的要求。

(四) 进一步加强内销发运单据的整理与保管控制,确保公司内销收入的确认符合国家有关法律、法规的要求。

(五) 进一步加强各子公司固定资产、工程项目方面的内控制度建设,保证公司资产的安全和完整,以及资产核算的及时性和准确性。

(六) 充实内部审计队伍,使其能对公司交易信息的真实性和完整性、资产的安全性、内部控制和资产经营的有效性、政策程序的合规性及经营计划和目标的实现情况等进行有效的监督。与此同时加强内部审计部门对公司和控股子公司内部控制制度执行情况和财务的审计监督力度,提高内部审计工作的深度和广度。

(七) 进一步加强公司信息披露方面的内部控制制度建设,保证信息披露的及时性和准确定。

(八) 加大力度开展相关人员的培训工作,学习相关法律法规制度准则,及时更新知识,不断提高员工相应的工作胜任能力。

综上,公司认为,根据深圳证券交易所《中小企业板上市公司规范运作指引》及相关规定,本公司内部控制于2019年12月31日在所有重大方面是有效的。

江苏辉丰生物农业股份有限公司

二〇二〇年四月二十六日


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