浙江景兴纸业股份有限公司
监事会议事规则
第一条 宗旨
为进一步规范本公司监事会的议事方式和表决程序, 促使监事和监事会有效地履行监督职责, 完善公司法人治理结构, 根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和《深圳证券交易所股票上市规则》等有关规定, 制订本规则。
第二条 公司监事会依法检查公司财务, 监督董事、高级管理人员履行职责的合法
合规性, 行使公司章程规定的其他职权, 维护公司及股东的合法权益。
监事会的人员和结构应当确保监事会能够独立有效的履行对董事、高级管理人员以及公司财务监督和检查等职责。
公司应当采取有效措施保障监事的知情权, 为监事正常履行职责提供必要的协助, 任何人不得干预、阻挠。
第三条 监事会应当对董事会编制的定期报告进行审核并提出书面审核意见。监事
应当签署书面确认意见。监事会对定期报告出具的书面审核意见, 应当说明董事会的编制和审议程序是否符合法律、行政法规、中国证监会和证券交易所的规定, 报告的内容是否能够真实、准确、完整地反映公司的实际情况。
第四条 监事会定期会议和临时会议
监事会会议分为定期会议和临时会议。
监事会定期会议应当每六个月召开一次。出现下列情况之一的, 监事会应当在十日内召开临时会议:
(一) 任何监事提议召开时;
(二) 股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各
种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时;
(三) 董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市
场中造成恶劣影响时;
(四) 公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时;
(五) 公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被证券交易所公开谴责时;
(六) 证券监管部门要求召开时;
(七) 本《公司章程》规定的其他情形。
第五条 定期会议的提案
在发出召开监事会定期会议的通知之前, 监事会主席应当向全体监事征集会议提案, 并视情况向公司员工征求意见。在征集提案和征求意见时, 监事会主席应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。
第六条 临时会议的提议程序
监事提议召开监事会临时会议的, 应当直接向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一) 提议监事的姓名;
(二) 提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四) 明确和具体的提案;
(五) 提议监事的联系方式和提议日期等。
监事会主席收到监事的书面提议后三日内, 应当发出召开监事会临时会议的通知。
第七条 会议的召集和主持
监事会会议由监事会主席召集和主持; 监事会主席不能履行职务或者不履行职务的, 由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
第八条 会议通知
召开监事会定期会议和临时会议, 应当分别提前十日和五日将书面会议通知, 通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式, 提交全体监事。非直接送达的, 还应当通过电话进行确认并做相应记录。
情况紧急, 需要尽快召开监事会临时会议的, 可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知, 但召集人应当在会议上作出说明。
第九条 会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一) 举行会议的日期、地点和会议期限;
(二) 事由及议题;
(三) 发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容, 以及情况紧急需要尽快召开监事会临时会议的说明。
第十条 会议召开方式
监事会会议以现场召开为原则。必要时, 在保障监事充分表达意见的前提下, 经召集人同意, 也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。监事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
非以现场方式召开的, 以视频显示在场的监事、在电话会议中发表意见的监事事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票, 或者监事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的监事人数。
第十一条 会议的召开
监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。相关监事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的, 其他监事应当及时向监管部门报告。
董事会秘书和证券事务代表应当列席监事会会议。
第十二条 会议审议程序
会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。
会议主持人应当根据监事的提议, 要求董事、高级管理人员、公司其他员工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。
第十三条 监事会决议
监事会会议的表决实行一人一票, 以记名和书面等方式进行。
监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一, 未做选择或者同时选择两个以上意向的, 会议主持人应当要求该监
事重新选择, 拒不选择的, 视为弃权; 中途离开会场不回而未做选择的, 视为弃权。
监事会形成决议应当全体监事过半数同意。
第十四条 会议录音
召开监事会会议, 可以视需要进行全程录音。
第十五条 会议记录
董事会秘书、监事会应当安排工作人员对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内容:
(一) 会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二) 会议通知的发出情况;
(三) 会议召集人和主持人;
(四) 会议出席情况;
(五) 会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向;
(六) 每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七) 与会监事认为应当记载的其他事项。
监事会会议记录应当真实、准确、完整, 充分反映与会人员对所审议事项提出的意见, 出席会议的监事和记录人员应当在会议记录上签字。监事会会议记录应当妥善保存。
对于通讯方式召开的监事会会议, 应当参照上述规定, 整理会议记录。
第十六条 监事签字
与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。必要时, 应当及时向监管部门报告, 也可以发表公开声明。
监事既不按前款规定进行签字确认, 又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的, 视为完全同意会议记录的内容。
第十七条 决议公告
监事会决议公告事宜, 应根据《深圳证券交易所股票上市规则》的有关规定办理。
第十八条 决议的执行
监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第十九条 会议档案的保存
监事会会议档案, 包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议公告等, 由监事会主席指定专人负责保管。
监事会会议资料的保存期限为十年以上。
第二十条 附则
本规则未尽事宜, 参照本公司《公司章程》有关规定执行。
在本规则中, “以上”包括本数。
本规则由监事会制订报股东大会批准后生效, 修改时亦同。
本规则由监事会解释。
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二〇二三年十二月修订