四川汇源光通信股份有限公司
Sichuan Huiyuan Optical Communications Co.,Ltd.
内部控制管理制度
二〇二三年三月
目录
第一章 总则第二章 内部控制制度的框架与执行第三章 主要的控制活动第四章 内部控制的检查和披露第五章 附则
第一章 总则第一条 依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《企业内部控制基本规范》及相关企业内部控制配套指引、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》（以下简称 “《规范运作指引》”）等法律法规以及《四川汇源光通信股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条 公司内部控制的目标：
（一）行为合规性目标。合理保证公司的经营管理行为遵守法律法规、监管规定、公司内部管理制度和诚信准则；
（二）资产安全性目标。合理保证公司资产安全可靠，防止公司资产被非法使用、处置和侵占；
（三）信息真实性目标。合理保证公司各类业务、财务及管理信息报告的真实、准确、完整；
（四）经营有效性目标。增强公司决策执行力，提高管理效率，改善经营效益；
（五）战略保障性目标。保障公司实现发展战略，促进稳健经营和可持续发展，保护股东、客户及其他利益相关者的合法权益。
第三条 本制度适用于公司、分公司及控股子公司。
第四条 公司董事会对公司内部控制制度的制定和有效执行负责。
第二章 内部控制制度的框架与执行
第五条 公司内部控制制度包括以下基本要素：
（一）内部环境：指公司实施内部控制的基础，包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、公司文化等；
（二）风险评估：指公司及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略；
（三）控制活动：指公司根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。公司采取的控制措施主要包括不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等；
（四）信息与沟通：指公司及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在公司内部、公司与外部之间进行有效沟通；
（五）内部监督：指公司对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。
第六条 公司不断完善其治理结构，确保股东大会、董事会和监事会等机构的合法运作和科学决策；公司逐步建立有效的激励约束机制，树立风险防范意识，培育良好的企业精神和企业文化，调动广大员工的积极性，创造全体员工充分了解并履行职责的环境。
第七条 公司明确界定各部门、岗位的目标、职责和权限建立相应的授权、检查和逐级问责制度，确保其在授权范围内履行职能；公司不断完善设立控制架构，并制定各层级之间的控制程序，保证董事会及高级管理人员下达的指令能够被认真执行。
第八条 公司内部控制制度涵盖经营活动中的以下业务循环：
（一）销售及收款环节：包括销售、订单合同管理、开具发票、确认收入及应收账款、执行与记录现金收入等的政策及程序；
（二）采购、费用及付款环节：包括采购需求与计划、供应商选择、采购合同管理、采购过程管理、验收货物、质量控制、处理退货、记录供应商账款、核准付款、执行与记录付款、与采购相关联的部门的功能及职责划分等的政策及程序；
（三）生产环节：包括拟定生产计划、生产实施及交货、生产质量控制、计算存货及生产成本等的政策及程序；
（四）研发环节：包括项目立项、研发过程管理、产品设计、技术研发、产品测试、成果验收与保护、研发记录及文件保管等的政策及程序；
（五）存货管理环节：包括存货的采购、验收、存储及保管、领用及销售政策及程序；
（六）固定资产管理环节：包括固定资产的预算、取得、记录、折旧、维护保养、盘点、处置的政策及程序；
（七）资金管理环节：包括货币资金的入账、划出、记录、报告、出纳人员和财务人员的授权和执行等的政策和程序；
（八）关联交易环节：包括关联方的界定和确认，关联交易的定价、授权、执行、报告和记录的政策及程序；
（九）财务报告环节：包括取得原始单据，编制记账凭证登记账簿，编制财务报告的政策和程序；
（十） 信息披露环节：包括信息披露管理和重大信息内部报告等的政策和程序；
（十一）人力资源管理环节：包括雇用、签订聘用合同、培训、请假、加班、离岗、辞退、退休、计时、决定和计算薪金、计算个人所得税及各项代扣款、薪资记录、薪资支付、考勤及考核等的政策及程序；
（十二）投资与融资管理环节：包括投资有价证券、股权、不动产、经营性资产、衍生品及其他长、短期投资、委托理财等以及对外提供借款、贷款等融资业务的决策、执行、保管与处置等的政策及程序。
（十三）公司使用计算机信息系统的，其内部控制制度还应包括信息系统安全管理制度。除明确划分信息系统处理部门与使用部门权责外，还应包括：信息处理部门的功能及职责划分；系统开发及程序修改的控制；程序及资料的存取、数据处理的控制；档案、设备、信息的安全控制；在公司网站上进行公开信息披露活动的控制。
第九条 公司内部控制制度除包括对经营活动各环节的控制外，还应包括印章使用管理、预算管理、资产管理、担保管理、信息披露管理制度、重大信息的内部报告制度及对附属公司的管理制度等各项管理制度。
第十条 公司应根据国家财政主管部门的有关规定，建立内部会计控制规范。
第十一条 公司使用计算机信息系统的，其内部控制制度还应包括信息系统安全管理制度。除明确划分信息系统处理部门与使用部门权责外，还应包括下列控制活动：
（一）信息处理部门的功能及职责划分；
（二）系统开发及程序修改的控制；
（三）程序及资料的存取、数据处理的控制；
（四）档案、设备、信息的安全控制。
第十二条 公司不断完善风险评估体系，对经营风险、财务风险、市场风险、
政策法规风险等进行持续监控，及时发现、评估公司面临的各类风险。第十三条 公司建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对公司内部各预算责任主体和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。
第三章 主要的控制活动第一节 对控股子公司的管理控制第十四条 公司对控股子公司的管理控制包括下列控制活动：
（一）依据公司的经营策略和管理制度，督导各控股子公司建立起相应的经营计划、风险管理程序；
（二）公司下属控股子公司应履行重大事项报告机制（包括不限于发展计划及预算、重大投资、收购出售资产、提供财务资助、为他人提供担保、从事证券及金融衍生品投资、签订重大合同等），及时向公司分管负责人报告重大业务事项、重大财务事项以及其他可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生重大影响的信息；
（三）各控股子公司应及时向公司证券部门、董事会秘书报送其董事会决议、股东会决议等重要文件，通报可能对公司股票及其衍生品种交易价格产生重大影响的事项；
（四）公司财务部门应定期取得并分析各控股子公司的财务报表及其它必要报表；
（五）结合公司实际情况，人力资源部门应制定和完善控股子公司的业绩考核与激励约束制度；
（六）公司的控股子公司同时控股其他公司的，其控股子公司应按本制度要求，逐层建立对各下属控股子公司的管理控制制度。
第二节 关联交易的内部控制
第十五条 公司关联交易的内部控制遵循诚实信用、平等、自愿、公平、公开、公允的原则，不得损害公司和其他股东的利益。
第十六条 按照《公司章程》《股东大会议事规则》《董事会议事规则》的规定，公司明确划分股东大会、董事会对关联交易事项的审批权限，以及董事会对董事长、总经理的授权，规定关联交易事项的审议程序和回避表决要求。
第十七条 有关法律法规规定，确定公司关联方的名单，并及时予以更新，确保关联方名单真实、准确、完整。公司及其下属控股子公司在发生交易活动时，相关责任人要仔细查阅关联方名单，审慎判断是否构成关联交易。如果构成关联交易，要在各自权限内履行审批、报告义务。第十八条 公司审议须独立董事事前认可的关联交易事项时，前条所述相关人员应于第一时间通过公司董事会秘书将相关材料提交独立董事进行事前认可。独立董事在做出判断前，可以聘请中介机构出具专门报告，作为其判断的依据。第十九条 公司在召开董事会审议关联交易事项时，按照《公司章程》《董事会议事规则》的规定，关联董事须回避表决。会议召集人应在会议表决前提醒关联董事回避表决。公司股东大会在审议关联交易事项时，公司董事会及见证律师要在股东投票前，提醒关联股东须回避表决。第二十条 公司在审议关联交易事项时，应做到：
（一）详细了解交易标的真实状况，包括交易标的运营现状、盈利能力、是否存在抵押、冻结等权利瑕疵和诉讼、仲裁等法律纠纷；
（二）详细了解交易对方的诚信记录、资信状况、履约能力等情况，审慎选择交易对方；
（三）根据充分的定价依据确定公允的交易价格；
（四）公司认为有必要时，聘请中介机构对交易标的进行审计或评估；公司不应对所涉交易标的状况不清、交易价格未确定、交易对方情况不明确的关联交易事项进行审议并作出决定。
第二十一条 公司与关联方之间的交易应签订书面协议，明确交易双方的权利、义务及法律责任。
第二十二条 公司董事、监事及高级管理人员有义务关注公司是否存在被关联方挪用资金等侵占公司利益的问题。公司独立董事、监事可随时查阅公司与关联方之间的资金往来情况，了解公司是否存在被控股股东及其关联方占用、转移公司资金、资产及其他资源的情况，如发现异常情况，应及时提请公司董事会采取相应措施。
第二十三条 公司发生因关联方占用或转移公司资金、资产或其他资源而给公司造成损失或可能造成损失的，公司董事会应及时采取诉讼、财产保全等保护
性措施避免或减少损失。
第三节 对外担保的内部控制第二十四条 公司对外担保的内部控制应遵循合法、审慎、互利、安全的原则，严格控制担保风险。第二十五条 公司股东大会、董事会应按照《公司章程》中关于对外担保事项的明确规定行使审批权限，如有违反审批权限和审议程序的，按有关规定追究其责任。第二十六条 公司要调查被担保人的经营和信誉情况。董事会要认真审议分析被担保方的财务状况、营运状况、行业前景和信用情况，审慎依法做出决定。必要时，董事会可聘请外部专业机构对实施对外担保的风险进行评估，以作为董事会或股东大会进行决策的依据。第二十七条 公司资产为本公司的股东或者其他个人债务提供担保的，应严格按照公司相关制度规定和《公司章程》的规定处理。第二十八条 公司若对外担保应尽量要求对方提供反担保，谨慎判断反担保提供方的实际担保能力和反担保的可执行性。第二十九条 公司独立董事要在董事会审议对外担保事项时发表独立意见，必要时可聘请会计师事务所对公司累计和当期对外担保情况进行核查。如发现异常，要及时向董事会报告。
第三十条 公司要妥善管理担保合同及相关原始资料，及时进行清理检查，并定期与银行等相关机构进行核对，保证存档资料的完整、准确、有效，注意担保的时效期限。在合同管理过程中，一旦发现未经董事会或股东大会审议程序批准的异常合同，要及时向董事会和监事会报告。第三十一条 公司财务部门指派专人持续关注被担保人的情况，收集被担保人最近一期的财务资料和审计报告，定期分析其财务状况及偿债能力，关注其生产经营、资产负债、对外担保以及分立合并、法定代表人变化等情况，建立相关财务档案，定期向董事会报告。如发现被担保人经营状况严重恶化或发生公司解散、分立等重大事项的，有关责任人要及时报告董事会。董事会有义务采取有效措施，将损失降低到最小程度。第三十二条 对外担保的债务到期后，公司要督促被担保人在限定时间内履
行偿债义务。若被担保人未能按时履行义务，公司要及时采取必要的补救措施。第三十三条 公司担保的债务到期后需延期并需继续由其提供担保的，要作为新的对外担保，重新履行担保审批程序。
第三十四条 公司控股子公司的对外担保比照上述规定执行。公司控股子公司要在其董事会或股东大会做出决议后，应及时通知公司并报备相关材料。
第四节 募集资金使用的内部控制
第三十五条 公司必须严格做好募集资金存储、审批、使用、变更、监督和责任追究等方面的工作。
第三十六条 公司对募集资金进行专户存储管理，与开户银行、保荐机构签订募集资金三方监管协议，掌握募集资金专用账户的资金动态。
第三十七条 公司制定严格的募集资金使用审批程序和管理流程，保证募集资金按照招股说明书所列资金用途使用，按项目预算投入募集资金投资项目。
第三十八条 公司要跟踪项目进度和募集资金的使用情况，确保投资项目按公司承诺计划实施。相关部门应细化具体工作进度，保证各项工作能按计划进行，并定期向董事会和公司财务部门报告具体工作进展情况。确因不可预见的客观因素影响，导致项目不能按投资计划正常进行时，公司要按有关规定及时履行报告和公告义务。
第三十九条 公司财务部门和审计部门要跟踪监督募集资金使用情况，并向董事会报告。公司独立董事和监事会要监督募集资金使用情况，定期就募集资金的使用情况进行检查。独立董事可根据《公司章程》规定聘请会计师事务所对募集资金使用情况进行专项审核。
第四十条 公司积极配合保荐人的督导工作，主动向保荐人通报其募集资金的使用情况，授权保荐代表人到有关银行查询募集资金支取情况以及提供其他必要的配合和资料。
第四十一条 公司如因市场发生变化，确需变更募集资金用途或变更项目投资方式的，必须按公司有关规定通知保荐机构及保荐代表人，由公司董事会审议并依法提交股东大会审批。
第四十二条 公司决定终止原募集资金投资项目的，应尽快选择新的投资项目。公司董事会应当对新募集资金投资项目的可行性、必要性和投资效益作审慎
分析。
第四十三条 公司应当在每个会计年度结束后全面核查募集资金投资项目的进展情况，并在年度报告中作相应披露。
第五节 重大投资的内部控制
第四十四条 公司应按照《深圳证券交易所股票上市规则》《规范运作指引》和有关法律法规及公司的实际经营情况制定与重大投资管理相关的内控制度。
第四十五条 公司重大投资的内部控制应遵循合法、审慎、安全、有效的原则，控制投资风险、注重投资效益。
第四十六条 按《公司章程》《董事会议事规则》《股东大会议事规则》规定的权限和程序履行对重大投资的审批。董事会应当持续关注重大投资的执行进展和投资效益情况，如出现未按计划投资、未能实现项目预期收益、投资发生较大损失等异常情况的，应当查明原因并及时采取有效措施。公司应指定专职部门，负责对公司重大投资项目的可行性、投资风险、投资回报等事宜进行专门研究和评估，监督重大投资项目的执行进展，如发现投资项目出现异常情况，应及时向公司董事会报告。
第四十七条 公司若进行以股票、利率、汇率和商品为基础的期货、期权、权证等衍生产品投资的，应制定严格的决策程序、报告制度和监控措施，并根据公司的风险承受能力，限定公司的衍生产品投资规模。
第四十八条 公司进行委托理财的，应选择资信状况、财务状况良好，无不良诚信记录及盈利能力强的合格专业理财机构作为受托方，并与受托方签订书面合同，明确委托理财的金额、期间、投资品种、双方的权利义务及法律责任等。
第四十九条 公司董事会应指派专人跟踪委托理财资金的进展及安全状况，出现异常情况时应要求其及时报告，以便董事会立即采取有效措施回收资金，避免或减少公司损失。
第五十条 公司董事会应定期了解重大投资项目的执行进展和投资效益情况，如出现未按计划投资、未能实现项目预期收益、投资发生损失等情况，公司董事会应查明原因，追究有关人员的责任。
第六节 信息披露的内部控制
第五十一条 公司必须按照《深圳证券交易所股票上市规则》等法律法规所
明确的重大信息的范围和内容做好信息披露工作，董事会秘书为公司对外发布信息的主要联系人。
第五十二条 当出现、发生或即将发生可能对公司股票及其衍生品种的交易价格产生较大影响的情形或事件时，负有报告义务的责任人应及时将相关信息向公司董事会和董事会秘书进行报告；当董事会秘书需了解重大事项的情况和进展时，相关部门（包括公司控股子公司）及人员应予以积极配合和协助，及时、准确、完整地进行回复，并根据要求提供相关资料。
第五十三条 严格执行公司内部保密制度。因工作关系了解到相关信息的人员，在该信息尚未公开披露之前，负有保密义务。若信息不能保密或已经泄漏，公司应采取及时向监管部门报告和对外披露的措施。
第五十四条 公司按照有关证券监管法律法规和交易所业务规则的规定，规范公司对外接待、网上路演等投资者关系活动，确保信息披露的公平性。
第五十五条 公司董事会秘书应对上报的内部重大信息进行分析和判断。如按规定需要履行信息披露义务的，董事会秘书应及时向董事会报告，提请董事会履行相应程序并对外披露。
第五十六条 公司及其控股股东以及实际控制人存在公开承诺事项的，由公司指定专人跟踪承诺事项的落实情况，关注承诺事项履行条件的变化，及时向公司董事会报告事件动态，按规定对外披露相关事实。
第四章 内部控制的检查和披露
第五十七条 公司审计部门定期检查公司内部控制缺陷，评估其执行的效果和效率，并及时提出改进建议。
第五十八条 公司内部审计部门对公司内部控制运行情况进行检查监督，并将检查中发现的内部控制缺陷和异常事项、改进建议及解决进展情况等形成内部审计报告，向董事会和列席监事通报。如发现公司存在重大异常情况，可能或已经遭受重大损失时，应立即报告公司董事会并抄报监事会。由公司董事会提出切实可行的解决措施。
第五十九条 公司董事会依据公司内部审计报告，对公司内部控制情况进行审议评估，形成内部控制自我评价报告。公司监事会和独立董事对此报告发表意见。自我评价报告至少应包括以下内容：
（一）董事会对内部控制报告真实性的声明；
（二）内部控制评价工作的总体情况；
（三）内部控制评价依据、范围、程序和方法；
（四）内部控制存在的缺陷及其认定情况；（若适用）
（五）对上一年度内部控制缺陷的整改情况；（若适用）
（六）对本年度内部控制缺陷拟采取的整改措施；（若适用）
（七）内部控制有效性的结论。
第六十条 公司董事会应当在审议年度报告的同时，对内部控制自我评价报告形成决议。监事会和独立董事应当对内部控制自我评价报告发表意见，保荐机构应当对内部控制自我评价报告进行核查，并出具核查意见。如保荐机构、会计师事务所指出公司内部控制存在重大缺陷的，公司董事会、监事会应当针对所涉及事项作出专项说明，专项说明至少应当包括所涉及事项的基本情况，董事会、监事会对该事项的意见，以及消除该事项及其影响的具体措施。第六十一条 公司应于每个会计年度结束后四个月内将内部控制自我评价报告报送证券交易所，与公司年度报告同时对外披露。第六十二条 内部检查工作资料，包括检查监督工作报告、工作底稿及相关资料，资料保存时间不少于十年。
第五章 附则
第六十三条 本制度未尽事宜或者本制度与有关法律、行政法规、规范性文件等有关规定存在冲突时，按法律、行政法规、规范性文件、《公司章程》等有关规定执行。
第六十四条 本制度自董事会审议通过之日起生效实施。
第六十五条 本制度由董事会负责解释。
四川汇源光通信股份有限公司
董事会二〇二三年三月二十日