正元地理信息集团股份有限公司
董事长专题会议事规则
2022年7月
第一章 总则第一条 【目的和依据】为规范正元地理信息集团股份有限公司（以下简称集团公司）董事长专题会的议事程序，保障董事长依法高效行使职权，根据《中华人民共和国公司法》《正元地理信息集团股份有限公司章程》（以下简称公司章程）《正元地理信息集团股份有限公司董事会授权管理办法》（以下简称《授权管理办法》）及其他有关规定，结合实际，制定本规则。第二条 【主要职责】董事长专题会的主要职责是根据《公司章程》和《授权管理办法》的规定，专题研究决策董事会授权董事长决策的相关事项。第三条 【适用范围】本规则适用于集团公司本级。
第二章 决策事项第四条 【长期决策事项】董事长专题会研究的主要事项为《董事会授权管理办法》所规定的董事会授权董事长长期决策的相关事项。
第五条 【临时决策事项】对于董事会临时性授权的事项，董事长专题会应根据授权事项、行权条件、终止期限等要求，研究决策相关事项。
第三章 参会人员
第六条 【出席人员】董事长专题会出席人员为公司董事长，以及董事长根据议题内容通知出席的公司高级管理人员、职能部门或下属单位负责人以及董事长认为需要出席的其他人员。
纪委书记根据需要出席会议。
第七条 【列席人员】董事长可根据拟研究事项的具体情况，邀请相关专家、顾问、中介机构人员列席会议。
第八条 【回避要求】当所议事项与参会人员存在关联关系时，
该参会人员应主动向董事长申请回避，得到准许后予以回避。
第四章 议事规则第九条 【召集和主持】董事长专题会由公司董事长召集和主持。第十条 【负责制】董事长专题会实行董事长负责制，在参会人员充分研究讨论的基础上，董事长有最终决定权。
第十一条 【按需召开】董事长专题会会议根据需要召开。第十二条 【日期及通知】董事长专题会通知应于会议召开前3个工作日由证券事务部送达各参会人员。会议通知的内容应包括会议召开的方式、时间、地点、参会人员、议程、议题及有关资料。
第十三条 【保密义务】参会人员应当妥善保管会议文件资料，防止丢失泄密。未经允许，参会人员不得录音录像和拍照，不得向无关人员泄露会议内容。明确要求保密的事项，严格按照规定范围通报，不得擅自扩大知悉范围。违反有关规定擅自泄露会议内容，情节较轻的，对责任人员给予批评教育；情节严重或造成泄密的，依法依规依纪给予处理。
第十四条 【会议形式】董事长专题会原则上以现场会议形式召开。根据会议实际情况，也可以采取现场加通讯会议或通讯会议等形式召开。采取通讯方式召开会议时，参会人员的意见、建议应以书面形式发送至证券事务部。
第十五条 【本人参会】董事长专题会参会人员应按会议通知的要求，由本人准时出席会议。
第十六条 【外聘专家】如有必要，董事长可以聘请专家、顾问和中介机构为董事长专题会决策提供专业意见，费用由公司承担。
第十七条 【提请审议】董事长专题会对相关事项进行讨论后，如董事长认为无法对相关事项作出决定，需提交董事会研究讨论的，
应当说明理由并形成专项意见。
第五章 议事程序第十八条 【议题征集】董事长专题会议题征集，由归口管理部门提出，经公司分管领导审核内容后，向证券事务部出申请（附件），证券事务部根据《董事会授权管理办法》对议题实施程序性审查，报董事长决定是否上会研究决策。第十九条 【会议准备】集团公司证券事务部负责做好董事长专题会会议的前期准备工作，负责与有关部门/单位的联络，组织公司职能部门或下属单位提供所需材料。
第二十条 【议事流程】董事长专题会议事流程如下：
（一）议题发起部门/单位负责人向会议作议题汇报，提出初步建议，回答到会人员的询问；
（二）议题发起部门的分管领导向会议作有关情况说明，提出决策建议，回答到会人员的询问；
（三）有关部门负责人、公司领导逐一对各项议题依次发表明确的意见；
（四）董事长在听取参会人员意见后，做出决策。
第六章 会议记录、纪要
第二十一条 【记录人】董事长专题会一般由证券事务部负责人负责记录。会议记录应当完整、准确，包括以下主要内容：会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人等；会议议题；参加会议人员的意见、态度，主要分歧等；决策意见。
会议可采用音视频手段同步记录。
第二十二条 【保密要求】董事长专题会的会议记录作为商业秘密，除上级单位及其委派的外部机构、公司董事、监事及高级管理人
员在履行公司保密管理的相关程序后可调阅外，原则上不得对外公示。会议记录应有专门的记录载体，纳入档案管理。第二十三条 【会议纪要】董事长专题会要形成会议纪要。会议纪要除载明会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员外，应当有明确的决策意见。第二十四条 【公文管理】会议纪要列入公文管理，由议题发起部门起草初稿，交证券事务部汇总整理，按相关规定由董事长签发。
第七章 附则第二十五条 【冲突适用】本规则未尽事宜，按国家有关法律法规及《公司章程》、《董事会授权管理办法》的规定执行；本规则如与国家法律法规、《公司章程》或《董事会授权管理办法》或相抵触时，按国家有关法律法规、公司章程及《董事会授权管理办法》的规定执行，并进行相应修订，履行公司相关决策程序。第二十六条 【解释及生效】本规则由证券事务部制定并负责解释，经董事会批准后执行。
附件
正元地理信息集团股份有限公司董事长专题会
决策事项审议审批单
| 议题名称 | |
| 议题发起部门/单位 | |
| 上会依据 | |
| 决策要件是否齐全 □是 □否 | 是否已向董事长汇报 □是 □否 |
| 议题发起部门分管领导审核意见 | 年 月 日 |
| 证券事务部审查意见 | 年 月 日 |
| 董事长审批意见 | 年 月 日 |