宁夏青龙管业集团股份有限公司
监事会议事规则
第一章 总则第一条 为进一步规范宁夏青龙管业集团股份有限公司监事会的议事方式和表决程序,促使监事和监事会有效地履行监督职责,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《宁夏青龙管业集团股份有限公司章程》和其他有关规定,制订本规则。
第二章 监事会的召集、主持及通知第二条 监事会会议分为定期会议和临时会议。第三条 监事会定期会议应当每六个月召开一次。出现下列情况之一的,监事会应当在10日内召开临时会议:
(一)任何监事提议召开时;
(二)股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章的各种规定和要求、公司章程和其他有关规定的决议时;
(三)董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时;
(四)公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时;
(五)监管部门要求召开时;
(六)公司章程规定的其他情形。
第四条 在发出召开监事会定期会议通知前,监事会应当向全体监事征集会议提案并至少用两天的时间向公司员工征求意见。在征集提案和征求意见时,监事会应当说明监事会重在对公司规范运作和董事、高级管理人员职务行为的监督而非公司经营管理的决策。
第五条 监事提议召开监事会临时会议,应当向监事会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一)提议监事的姓名;
(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三)提议会议召开的时间或者期限、地点和方式;
(四)明确和具体的提案;
(五)提议监事的联系方式和提议日期等。
在监事会主席收到监事的书面提议后3日内,监事会应当发出召开监事会临时会议的通知。
监事会主席怠于发出会议通知的,提议监事有权及时向有关股东和监管部门报告。
第六条 监事会会议由监事会主席召集和主持;监事会主席不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
第七条 召开监事会定期会议和临时会议,监事会应当提前10日和5日将会议通知通过专人送出、邮寄、传真或电子邮件方式提交全体监事。
情况紧急,需要尽快召开监事会临时会议的,会议通知可以不受前款通知时限限制,可以随时通过电话、短息、微信或口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上做出说明并取得全体监事同意。
第八条 会议通知的内容
会议通知应当至少包括以下内容:
(一)会议的时间、地点、方式;
(二)拟审议的事项(会议提案);
(三)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(四)监事表决所必需的会议材料;
(五)监事应当亲自出席会议的要求;
(六)联系人和联系方式。
紧急情况下的会议通知至少应包括上述第(一)、(二)、(三)项内容,以及情况紧急需要尽快召开监事会临时会议的说明。
第九条 会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取得全体监事同意,并在原定会议召开日3日前发出补充通知,说明情况和新提案的有关内容及相关材料。
第三章 监事会的召开及表决
第十条 监事会可以采取现场会议方式、通讯表决方式、现场与通讯表决相结合的方式召开。
第十一条 监事会应当有过半数的监事出席方可举行。第十二条 监事会会议应当由监事本人出席。监事因故不能出席的,可以书面委托其他监事代为出席。委托书应当载明代理监事的姓名、代理事项、代理权限和有效期限,并由委托人签章。受其他监事委托代理出席会议的监事,应当在授权范围内行使权利。
监事未出席监事会会议,也未委托代表出席的,视为放弃在该次会议上的表决权。
第十条 会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。
监事会认为必要时,可以要求公司董事、高级管理人员、公司相关人员或者相关中介机构业务人员列席监事会会议,回答所关注的问题。
第十三条 会议表决实行一人一票,以书面记名表决的方式进行。
监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关监事重新选择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
第十四条 召开监事会会议,可以视需要进行录音。
第四章 监事会决议及会议记录
第十五条 监事会应当依据会议表决情况现场会议决议。监事会会议决议应当经全体监事过半数同意。
第十六条 监事会工作人员应当做好记录。会议记录应当包括以下内容:
(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二)会议通知发出情况;
(三)会议召集人和主持人;
(四)会议出席情况;
(五)会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向;
(六)每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七)会监事认为应当记载的其他事项。
对于以通讯方式召开的监事会会议,监事会工作人员应当参照上述规定整理会议记录。
第十七条 与会监事应当对会议决议、会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出说明。
监事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明,视为完全同意会议记录的内容。
第十五条 监事应当督促有关机构和人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后召开的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第五章 档案保存与使用
第十八条 监事会会议档案,包括会议通知、会议材料、会议签到簿、会议录音资料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议等,由监事会主席指定专人负责保管,保存期不少于10年。
第十九条 日常需要使用监事会会议档案材料的,应提交书面申请,经监事会主席批准。书面申请包括:
(一)申请使用人姓名或名称;
(二)申请使用用途;
(三)申请人签名和申请日期。
第六章 附则
第二十条 本规则中,除非有特别规定,“以上”包括本数。
第二十一条 本规则未尽事宜,依照国家有关法律、法规、规章、规范性文件以及《公司章程》的有关规定执行。本规则与有关法律、法规、规章、规范性文件以及《公司章程》的有关规定不一致的,以有关法律、法规、规章、规范性文件及《公司章程》的规定为准。
第二十二条 本规则由监事会负责解释。
第二十三条 本规则由监事会制订报股东大会批准后生效,修改时亦同。
宁夏青龙管业集团股份有限公司监事会
2022年7月4日