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监事会议事规则(2022年4月修订稿)
第一章 总则
第一条 为规范公司治理结构,确保监事会的工作效率和科学决策,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)《中华人民共和国证券法》(以下简称《证券法》)《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》(以下简称《规范运作指引》)等有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的规定,制定本议事规则。
第二条 公司监事会依法检查公司财务,监督董事、高级管理人员履行职责的合法合规性,行使《公司章程》规定的其他职权,维护公司及股东的合法权益。
第三条 监事会发现董事、高级管理人员违反法律法规和证券交易所相关规定或者《公司章程》的,应当向董事会通报或者向股东大会报告,并及时披露,也可以直接向监管机构报告。
第四条 监事会的人员和结构应当确保能够独立有效地履行职责。
第五条 公司应当采取有效措施保障监事的知情权,为监事正常履行职责提供必要的协助,任何人不得干预、阻挠。
第六条 本议事规则,作为《公司章程》附件,报股东大会批准,确保监事会有效履行职责。
第二章 监事会的组成与职权
第七条 监事应当具有相应的专业知识或者工作经验,具备有效履职能力和良好的职业道德。公司董事、高级管理人员不得兼任监事。
第八条 公司监事由以下类型的监事构成:
(一)股东代表监事;
(二)不少于监事会成员总数三分之一的职工代表监事。
第九条 公司设立监事长1名,由全体监事过半数选举产生。监事长的主要职责如下:
(一)召集和主持监事会会议,决定是否召开临时监事会会议(但如三分之一以上的监事要求召开的,监事长应当同意召开);
(二)签署监事会的相关文件,检查监事会决议的执行情况,并向监事会报告决议的执行情况;
(三)组织制定监事会工作计划和监事会决定事项的实施,组织制作监事会工作报告,代表监事会向股东大会作工作报告;
(四)其它《公司法》《证券法》等有关法律、法规、规
范性文件以及《公司章程》赋予的职责。
第十条 监事会行使下列职权:
(一)对董事会编制的公司定期报告进行审核并提出书面审核意见;
(二)检查公司的财务;
(三)对董事、总裁和其他高级管理人员执行公司职务的行为进行监督,对违反法律、行政法规、公司章程或者股东大会决议的董事、总裁和其他高级管理人员提出罢免的建议;
(四)当董事、总裁和其他高级管理人员的行为损害公司的利益时,要求予以纠正。在监事会认为必要时,可以向股东大会及/或有关政府主管部门报告;
(五)提议召开临时股东大会,在董事会不履行《公司法》规定的召集和主持股东大会职责时召集和主持股东大会;
(六)向股东大会提出提案;
(七)依照《公司法》第一百五十一条的规定,对董事、高级管理人员提起诉讼;
(八)发现公司经营情况异常,可以进行调查;必要时,可以聘请会计师事务所、律师事务所等专业机构协助其工作,费用由公司承担;
(九)列席董事会会议,并有权要求董事回复其咨询的问题;
(十)其它《公司法》《证券法》等有关法律、法规、规
范性文件以及公司章程赋予的职权。
第十一条 监事会应当对董事会编制的财务会计报告进行审核并提出书面审核意见,书面审核意见应当说明报告编制和审核程序是否符合相关规定,内容是否真实、准确、完整。
第十二条 监事会依法检查公司财务,监督董事、高级管理人员在财务会计报告编制过程中的行为,必要时可以聘请中介机构提供专业意见。董事、高级管理人员应当如实向监事会提供有关情况和资料,不得妨碍监事会行使职权。
第十三条 监事发现上市公司或者董事、监事、高级管理人员、股东、实际控制人等存在与财务会计报告相关的欺诈、舞弊行为及其他可能导致重大错报的情形时,应当要求相关方立即纠正或者停止,并及时向董事会、监事会报告,提请董事会、监事会进行核查,必要时应当向交易所报告。
第三章 监事会的会议程序第一节 会议的召开
第十四条 监事会每六个月至少召开一次会议,监事可以提议召开临时监事会会议。
第十五条 根据工作需要,出现下列情况之一的,监事会应组织召开会议:
(一)三分之一以上监事提议召开时;
(二)董事会会议或高级管理人员审议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时;
(三)董事或高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市场中造成恶劣影响时;
(四)公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时;
(五)公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被证券交易所公开谴责时;
(六)监管机构要求召开时;
(七)《公司章程》规定的其他情形。
第十六条 监事会会议原则上以现场会议的方式召开,但受客观情况影响,可以采用网络会议(视频、电话等)或者通讯会议的方式召开。
第十七条 监事会会议应有过半数的监事出席方可举行。
第十八条 监事会会议应当由监事本人出席,监事因故不能出席的,可以书面委托其他监事代为出席。
授权委托书应当载明受托人的姓名、代理事项、代理权限和有效期限,并由委托人签名或签章。
每名监事最多仅能接受1名监事的委托,代为出席会议的监事应当在授权范围内行使监事的权利。
监事未出席监事会会议,亦未委托代表出席的,视为放弃在该次会议上的投票权。
第十九条 董事会秘书应当列席监事会会议。根据所议事项,监事可要求董事、高级管理人员或者中介机构等相关人员列席会议,并答复监事咨询的问题。
第二节 会议的召集及通知
第二十条 监事会会议由监事长召集和主持;监事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。
第二十一条 召开监事会会议的,应将会议通知和会议文件于会议召开10日前送达全体监事。情况紧急的,可在召开会议3日前送达,或经全体监事同意,不受通知时限的限制。
第二十二条 监事会会议通知包括以下内容:
(一)举行会议的日期、地点和会议期限;
(二)事由及议题;
(三)发出通知的日期。
会议的通知文件应包括有助于监事理解议题相关背景的材料、信息和数据等文件。
第二十三条 会议通知应当以书面、电子邮件或者传真的方式发出。
情况紧急的,需要尽快召开监事会会议的,可以通过电话或者其他口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。
第二十四条 监事会换届时,新一届监事会第一次会议,可在股东大会选举产生新一届监事会成员的当日或新一届监事会成员认为合适的日期召开,不受本规则召开通知的限制。
第三节 会议的提案
第二十五条 在召开监事会会议通知发出前,监事会应向全体监事征集会议提案。
第二十六条 监事作出会议提案的,应当满足以下要求:
(一)所议事项属于监事会的职权范围,重在对公司规范运作、财务合规和董事、高级管理人员职务行为的监督;
(二)有相对明确、具体的审议事项,并且该事项有客观支撑以及审议必要;
(三)所议事项不违反法律、法规以及规范性文件的要求。
第二十七条 职工代表监事认为必要的,可以征集反映公司职工意见的事项,并整理制作为会议提案。
第四节 会议的审议、表决及决议
第二十八条 监事会会议应充分保证与会监事合理发表意见和建议的权利。
监事阻碍会议正常进行或者影响其他监事发言的,会议主持人有权及时制止。
第二十九条 监事会会议原则上对审议事项逐项进行审议,如所议事项较少或者事项之间有关联的,也可以一并审议。
第三十条 监事会决议应当经半数以上监事通过(为免歧义,此处系指全体监事的过半数)。
第三十一条 监事会会议的表决实行一人一票,以举手或书面投票的方式进行。
监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求该监事重新选择,拒不选择的,视为弃权。
中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
如采用通讯方式召开监事会的,应注意保障监事能够良好表达意见,监事应当在会议通知规定的时限内表达其意见以及完成表决。
第三十二条 依法应当回避表决的监事,应当在相关议案中回避表决,如所议事项需要回避表决的监事人数超过监事会总人数二分之一的,相关议案提交股东大会审议。
第五节 会议记录及相关文件制作
第三十三条 监事会指定人员负责监事会会议记录以及相关文件的制作工作,会议记录应当包括以下内容:
(一)会议召开的时间、地点、方式和召集人;
(二)会议通知的发出情况;
(三)会议主持人;
(四)会议出席情况;
(五)会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向。监事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出某种说明性记载;
(六)每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(七)与会监事认为应当记载的其他事项。
对于以通讯方式召开的监事会会议,应当参照上述规定,整理会议记录。
第三十四条 监事会会议记录应当真实、准确、完整,充分反映与会人员对所审议事项提出的意见,出席会议的监事
和记录人员应当在会议记录上签字确认。监事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。
监事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明,视为完全同意会议记录的内容。
第三十五条 监事会会议记录应当妥善保存,保管期限不少于十五年。
第六节 决议文件及信息披露
第三十六条 公司依法履行监事会会议相关事项的信息披露工作,监事应当予以配合。
第三十七条 公司召开监事会会议,应当制作监事会决议,并且在会议结束后及时将监事会决议报送证券交易所备案,完成相关登记程序后公告。
关于监事会决议的内容及格式要求,以证券监管部门的要求为准,公司应当严格按照监管要求制作决议文件。
第三十八条 监事会决议应当经过与会监事签字确认。公司监事应当保证决议公告内容的真实、准确、完整,不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。
第四章 附则
第三十九条 本规则所称“以上”、“内”,含本数;“过”、“低于”、“多于”,不含本数。
第四十条 本规则由公司监事会负责解释。
第四十一条 本规则自股东大会审议通过后起施行。原《监事会议事规则(2008年8月)》同时废止。