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兆威机电:内部控制自我评价报告 下载公告
公告日期:2022-04-19

内部控制自我评价报告 第1页

深圳市兆威机电股份有限公司2021年度内部控制自我评价报告

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司2021年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。纳入评价范围的主要单位包括:公司及公司合并报表范围内的子公司。

(1)深圳市兆威机电股份有限公司,即本公司,主要从事微型驱动系统、微型传动系

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统、精密注塑件和精密模具的研发、生产与销售,为汽车电子、通讯、医疗器械、智能家居、AI机器人等诸多领域的客户提供定制化服务。

(2)兆威机电(香港)有限公司,为本公司全资子公司,主要从事境外客户开拓和销售业务。

(3)东莞市兆威机电有限公司,为本公司全资子公司,主要从事微型驱动系统、微型传动系统、精密注塑件和精密模具的研发、生产,2021年主要经营活动为兆威机电产业园建设。

(4)苏州兆威驱动有限公司,为本公司全资子公司,主要从事齿轮及齿轮减、变速箱销售;电子产品销售;电机及其控制系统研发;微特电机、组件制造及销售、齿轮及齿轮减、变速箱制造;橡胶制品制造及销售、模具制造与销售;五金产品制造。2021年苏州兆威驱动有限公司尚在筹建期。

(5)兆威驱动有限公司(ZW Drive GmbH),为本公司全资子公司,主要从事欧洲客户的开拓及销售业务。

(6)苏州兆威创业投资有限公司,为本公司全资子公司,主要从事创业投资。

纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%。

纳入评价范围的主要业务和事项以及高风险领域包括:

1、内部环境

(1)组织架构

公司根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》和《上市公司信息披露管理办法》的最新规定,结合公司实际情况,于2021年8月4日召开了第二届董事会第七次会议与第二届监事会第七次会议,审议通过了《关于修订暨制定公司相关治理制度的议案》,修订了包括《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事细则》、《监事会议事细则》、《总经理议事细则》、《控股子公司管理制度》等一系列管理制度。该议案于2021年8月24日召开的第五次临时股东大会通过。

公司严格按照制度规定,明确了公司的组织架构:股东大会是公司的最高权力机构,依法行使公司经营方针、筹资、投资、利润分配等重大事项的表决权。董事会为公司决策机构,下设战略委员会、薪酬与考核委员会、审计委员会及提名委员会,按照各专门委员会议事细则规定的职责权限,充分发挥其作用。总经理对董事会负责,根据董事会的授权,按照确定的职责分工,主持公司的日常经营管理工作,并接受董事会的监督和指导。

公司根据职责划分,设立了战略与市场部、全球销售部、技术研发中心、传动BU、控制BU、零件BU、集成供应链管理部、采购管理部、财经部、人力资源部、质量管理部、流程与IT部、行政与基建部、审计部、董事会秘书办公室等一级职能部门,并制定了一套完整、

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合规、有效运行的制度体系,形成各负其责、相互协作、相互牵制的内部控制机制,公司管理层对内部控制制度的制定和有效执行负责,保证了公司能够有效地计划、协调和控制经营活动。

(2)发展战略

随着5G时代、物联网时代来临,微型传动行业迎来重要发展机遇。公司将秉承着“致力微型驱动领域进步,共创智能美好生活”的愿景与使命,专注于微型驱动领域的理论和技术研究,不断创新和突破,推动微型驱动产业及万物互联生态链的发展进步,赋能多场景、高品质的智能科技应用,实现人们生活更加便捷与舒适。公司将5G通信、汽车电子、智能家居、服务机器人、可穿戴设备、医疗器械与个人护理等行业作为重点业务领域,加大研发投入和客户开发力度,积极拓展产品应用领域。原有产品聚焦于微型传动系统,主要产品为硬件,软件、算法和电子控制部件等驱动和控制部分由客户自行配套。公司将在继续发展原有微型传动系统的基础上,将硬件、软件、算法和电子控制等有效整合,进一步成为全面的智能驱动和精密传动解决方案提供商。

(3)人力资源政策

公司高度重视人力资源体系建设,始终坚持以人为本,协同实现公司发展战略目标。公司根据国家有关法律法规,结合公司自身特点及公司发展战略,建立了人力资源发展战略体系。根据发展战略,制定了一系列有利于公司可持续发展的人力资源策略和完善的相关人事管理内控制度,对员工的聘用、培训、辞退与辞职、薪酬、考核、奖惩、晋升与淘汰、外派等人事管理均制定相关的制度规范。

公司本着尊重知识、尊重人才的原则,结合经营特点,为员工提供多种形式的培训,提高员工的职业道德修养和业务水平,增强了企业员工的整体素质。

2021年,公司通过实施限制性股票和股票期权激励计划,提高核心管理团队和核心技术人员的积极性,为公司吸引更多优秀人才打下了基础。

(4)社会责任

公司生产部门每月开展安全监督检查工作,确保各项安全措施落实到位。为实现低消耗、低排放和高效率,降低能耗和污染物排放水平,公司进行废气排放监测,检测结果均达标。为保证产品质量,保护环境卫生,公司制定了一系列的管理及标准体系,包括ISO9001(国际质量体系)、ISO14001(环境管理体系),IATF16949(汽车行业管理体系)、ISO13485(医疗器械质量管理体系)等。2021年,公司成功认证了ISO27001(信息安全管理体系),标准体系得到进一步的完善。

公司积极创建实习基地,大力支持社会有关方面培养、锻炼社会需要的应用型人才,2021年分别与北京理工大学珠海学院(工业自动化学院)协商建立“北京理工大学珠海学院产学研基地”、与北京工业大学签署“北京工业大学产学研基地”,通过产学研基地的建设与运行,双方在科研合作、技术转化、人才培养等方面进行全方位合作,实现产学相长,互惠共

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赢。2021年,公司积极支持公益事业,向宝安区燕罗商会捐赠5万元支持燕罗街道社区“四点半课堂”项目,向深圳市宝安区慈善会捐赠5万元支持“广东扶贫济困日”活动,向东莞市望牛墩慈善会捐赠5万元支持“广东扶贫济困日暨东莞慈善日”活动。

(5)企业文化

公司将秉承“创造价值、坚持创新、持续奋斗、追求卓越”的核心价值观,以客户为中心,以技术创新为基础、产品创新为驱动,不断为微型驱动产业创造价值,走在微型驱动领域的前沿。

通过培训、测试等形式传播企业文化,通过组织年会等活动强化企业文化建设氛围,在公司内形成了积极向上的价值观和开拓创新、团队合作的良好精神风貌,有效地加强员工凝聚力,促进公司经营目标和员工个人发展的共同实现。同时,公司通过年度问卷调查,了解员工对企业文化的认同及感知,增加员工对企业的信任感以及对未来发展的信心。

(6)内部审计

公司董事会下设审计委员会,根据《审计委员会议事细则》等相关规定,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作。审计委员会由3名董事组成,独立董事2名,其中1名独立董事为会计专业人士,且担任委员会召集人。审计委员会下设审计部,设内审负责人1名,具备独立开展审计工作的专业能力。审计部对审计委员会负责,并向审计委员会报告工作,负责对公司经营情况、财务安全状况以及公司内部控制制度的执行情况进行审计监督。针对存在的问题提出建设性意见,对公司内部控制制度的不断完善起着重要作用。2021年,审计部组织各部门逐步开展、完善全面制度、流程监察工作,通过一系列的措施推动了制度、流程的执行和不断完善优化。

2、控制活动

(1)资金活动控制

公司制定了《货币资金管理规定》,对资金实行统一调度有效使用管理。所有收入均纳入公司财务统一管理核算,在资金收付方面,按要求实行出纳与会计职责严格分离及钱、账、物分管制,出纳人员不兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作,现金、支票统一由出纳保管,银行印鉴实行分人管理。

对于一般性交易如购销业务、费用报销等方面采取各职能部门经理、财务负责人和总经理、董事长分级审批制度;对于重大交易如收购、投资等事项需经董事会或股东大会审批,以确保各类业务按程序进行,形成相互制约的工作机制,确保公司资金使用符合合理性、效率性、安全性的原则。

(2)采购业务控制

公司设立采购管理部,为优化改革供应链管理流程,制定了《采购控制程序》、《OA固定资产申购流程》、《OA采购比价流程》、《OA采购订单审批流程》、《OA合同用章流程》

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等一系列程序规定,在供应商的管理、采购审批、入库检验、付款管理等方面制定了相关实施细则,有效防范了采购业务中的差错和舞弊。采购管理部负责统一集中采购,下设标准物料采购组和非标准物料采购组,明确采购业务分工,业务人员定期轮岗,并通过利用智慧办公系统(含ERP、OA、SRM等信息化系统),以确保整个采购业务公开透明。2021年,公司启用SRM供应商关系管理系统,进一步改善优化公司供应链上游供应商关系,建立双方合作共赢的战略伙伴关系。

(3)资产管理控制

公司制定了《固定资产管理办法》,对申购、采买、入库、验收、领用、盘点、转移、大修、报废等相关控制环节进行了明确规范,涵盖了固定资产管理内部控制的各个方面,控制设计健全、合理,执行有效。对于存货管理,公司制定了《仓库作业细则》、《组件仓库储存管制办法》等制度,职责分工、定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,能够有效地防止各种实物资产的被盗、毁损和重大流失等风险。

(4)销售业务控制

公司制定了《订单评审流程》、《报价管理流程》、《经营部合同管理办法》、《客户送样及收款管理办法》等一系列销售管理制度,对销售相关的信用管理、定价原则、客户服务、合同签订、收款方式以及业务审核授权等相关内容作了规定,以保证不相容职务相互分离、相互控制,并在其授权范围内履行职责。财务部严格控制及保证会计记录、销售记录与仓储记录核对一致,建立了客户信用管理,严格授信,定期与客户进行对账。营业部负责应收款项的催收,回款与销售人员的奖金挂钩。无法收回的应收款项,由营业部列明原因,明确责任后发起核销流程呈签。财务部根据追欠情况申请坏账处理,并严格履行审批程序,按照国家统一的会计准则制度进行处理。

(5)工程项目控制

公司建立了工程项目可行性研究机制,在项目初期,编制形成可行性研究报告。重大工程项目的立项,报经董事会审议批准。报告期内,公司新设立全资子公司苏州兆威驱动有限公司并组织筹建苏州兆威微型驱动、传动工业园项目,该议案于2021年3月8日召开的第二届董事会第二次会议审议批准。

公司对工程建设过程的监控,实行严格的预算管理,切实做到及时备料,科学施工,保障资金,落实责任,确保工程项目达到设计要求。公司实行严格的工程监理制度,委托经过招标确定的监理单位进行监理。工程监理单位依照国家法律法规及相关技术标准、设计文件和工程承包合同,对承包单位在施工质量、工期、进度、安全和资金使用等方面实施监督。2021年,公司制定了《工程招标管理制度》,对工程建设中项目立项、供应商考察、招标、开标、评标、中标及合同签署进行了明确规定。

(6)全面预算控制

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公司建立了《预算管理制度》,明确规定根据发展战略和年度生产经营计划,综合考虑预算期内经济政策、市场环境等因素,按照上下结合、分级编制、逐级汇总的程序,在每年第四季度开展下一年度的全面预算编制工作。公司各职能部门负责人成立预算管理领导小组,明确预算指标分解方式、预算执行审批权限和要求、预算执行情况报告等,落实预算执行责任制,严格预算执行。预算按照T+3进行调整,通过OA流程进行集中管控预算执行情况,超过预算额度的资金使用需经过领导审核。并建立了预算管理定期分析问责机制。

(7)合同管理控制

为了规范合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司合法权益,公司建立了《合同管理制度》,对合同起草、合同签订、资信调查、审核授权、履行情况、合同纠纷处理等相关内容作了规定,使得合同管理监控得当,运行顺畅,有效地防范了合同业务的风险。合同专用章由公司专人保管,经办人需发起用章申请流程,审批通过后方可加盖合同专用章。合同主办部门负责整理保存合同原件,定期进行管理分类归档。

(8)研究与开发控制

公司重视新产品、新技术的研发投入,积极建立技术发展、交流、合作、产品应用推广平台,建立并实施鼓励创新管理办法,将人才培养作为企业的核心工作和考核管理人员的关键工作。

研发项目按照规定的权限和程序进行审批,就项目对于企业发展的必要性、技术先进性及成果转化的可行性进行评估后,经审核批准的项目方可立项。为加强研发管理能力的提升,公司外聘顾问公司协助优化IPD项目管理,聚焦公司级重点项目研发,对IPD流程运行团队进行赋能,提高新技术开发效率,加快新产品开发速度。公司积极申请专利技术,加强知识产权保护管理。

(9)劳务外包管理控制

公司有少部分劳务外包业务,劳务外包需求由公司生产计划部门提出,经过审核通过后交由人力资源部进行评估。公司主要通过多家询价形式,从反馈效率、公司资质、是否有过合作等指标中选取最优承包商,该过程经由管理层审批后与劳务公司签订《劳务外包合作协议》。

(10)财务报告管理控制

公司财务报告严格按公司《财务管理制度》及相关法律法规执行,重点关注会计政策和会计估计,以及对财务报告产生重大影响的交易和事项的处理。财务部组织相关部门对固定资产、存货进行定期盘点,进行减值测试并计提坏账准备或减值准备;定期与客户和供应商核对债权债务,及时查明差异原因并作相应调整;充分利用财务软件相关系统控制,提高效率和质量,并经过公司审计部审计,保证财务报告的真实、完整和准确。

(11)内部信息传递控制

公司建立了有效的沟通渠道和机制,管理层与员工能就控制责任和员工职责进行有效沟

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通,确保相关信息的收集、处理、传递、反馈的及时性。充分沟通使得员工能够有效地履行其职责,使得管理层获取必要的信息资料,面对各种变化能够及时适当地采取进一步行动。

通过召开定期或不定期会议的形式,各部门就经营状况和风险应对进行相互交流讨论;公司通过ERP系统,对财务、采购、销售、存货、关联交易等模块进行了全面梳理,通过OA办公为各职能事业部门提供交流通信平台,为内部信息沟通和传递提供了良好的支持。企业重视和加强反舞弊机制建设,通过设立落地信箱、举报邮箱等方式,鼓励员工及企业利益相关方举报和投诉企业内部的违法违规、舞弊和其他有损企业形象的行为。

(12)信息系统管理控制

公司利用OA办公、MES系统、SRM系统、ERP系统等现代化信息平台,实现直通式处理,确保信息的快速传递、归集和有效管理,提高了公司整体运营效率。公司运用OA办公管理平台,依据各部门业务制定开发流程,根据不同业务的控制要求,针对各用户设置权限范围,相应控制节点按规则在流程中体现。MES系统规范了车间作业管理,将生产计划与现场控制相结合,充分融合车间控制和车间调度,以适应车间现场环境多变情况下的需求。SRM系统有助于建设公司灵活的采购体系,规范了包括但不限于供应商档案管理、供应商比价管理、采购订单管理、物流协同管理、供应商绩效管理等程序,通过信息手段控制合作双方的信息流,以达到降低公司采购成本,提高采购质量控制,提升采购效益的目的。ERP系统设立安全等级限制和管理,《信息系统安全访问管理规范》中规定了员工保护公司保密信息的责任及安全要求。

公司电脑上均安装有安全软件,防范信息系统受病毒和恶意软件的破坏,建设了防火墙等保护机制,由系统管理专员负责管理机房及维护服务器运行安全。

3、重点关注的高风险领域

(1)对子公司的管理

全资子公司的高级管理人员及财务负责人由公司任命,全面负责子公司具体经营事务的管理工作,逐步建立子公司分级授权管理制度。所有事项执行集团母公司同类事项的管理要求,子公司的重大事项决策均需按照规定上报公司审核后方可执行,确保了子公司经营管理规范有序。在日常经营管理中,通过经营会议、财务报表等方式及时掌握子公司的生产经营情况,同时采取内部审计等手段检查、监督、评价子公司内部控制的有效性。子公司高级管理人员,重要变动、重大经济活动等均需报公司相关职能部门审核和备案。

报告期内,公司全资子公司按照集团母公司同类事项管理要求高效、有序地开展正常经营活动。

(2)关联交易内部控制管理

公司关联交易遵循诚实、平等、自愿、公平、公开、公允的原则,不得损害公司和其他股东的利益。公司按照有关法律法规及《公司章程》,制定了《关联交易管理制度》,明确规定了关联方和关联交易事项、董事会及股东大会关联交易的审议程序等,以确保关联交易不

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损害公司和非关联股东的合法权益。公司审计部通过进行关联交易专项审计,关注关联方管理和变动情况,以及关联交易的发生和公允性。报告期内,公司不存在损害公司及中小股东利益的关联交易,亦不存在关联方占用或转移公司资金、资产或其他资源而给公司造成损失或可能造成损失的情形。

(3)对外担保管理

为了保护投资者的合法权益,规范公司担保行为、控制公司资产运营风险,根据中国证监会有关要求,公司制定了《对外担保管理制度》,对对外担保的审查、审批程序、责任追究等进行了明确规定。未经公司董事会或股东大会批准,任何人无权以公司名义签署对外担保合同、协议或其他类似的法律文件等。报告期内,公司不存在对外担保行为。

(4)募集资金使用管理

为规范公司募集资金的存放、使用和管理,保证募集资金的安全,提高募集资金使用效率,保护投资者的合法权益,公司制定了《募集资金管理制度》,该制度对募集资金的存储、使用、变更、管理与监督等内容进行了明确的规定。公司审计部每季度跟踪监督募集资金使用情况,并出具审计报告向董事会报告。

报告期内,募集资金使用严格按照募集资金投资计划进行,不存在财务性投资、直接或间接投资、质押、委托贷款或变相改变募集资金用途的投资;不存在闲置募集资金暂时性补充流动资金情况。

(5)信息披露

为规范公司信息披露工作,确保公开披露信息的真实、准确、完整、及时,避免重要信息泄露,公司制定了《信息披露管理制度》、《重大信息内部报告制度》等规范要求,将股东大会、董事会、监事会等会议内容及其他应及时披露的信息及时、准确、全面、完整地在指定披露媒介上公布。公司指定董事会秘书为公司对外发布信息的主要联系人,对相关承诺事项执行情况进行跟踪,及时报告动态并定期披露。

报告期内,公司信息披露严格遵循了相关法律法规及公司《信息披露管理制度》的规定,没有出现违规信息披露的情形。

上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

(二) 内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系组织开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

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1.财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

在财务报告内部控制缺陷不直接对财务报表造成影响或间接造成影响,且数额很难确定的情况下,通过分析该控制缺陷所涉及业务性质的严重程度、直接或潜在负面影响的性质、影响的范围等因素认定缺陷等级。具体如下:

2.非财务报告内部控制缺陷认定标准

按照非财务报告相关内部控制缺陷导致的直接财产损失或可能损失的绝对金额,确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

在非财务报告相关内部控制缺陷不直接对财务报表造成影响或间接造成影响,且数额很难确定的情况下,通过分析该控制缺陷所涉及业务性质的严重程度、直接或潜在负面影响的性质、影响的范围等因素认定缺陷等级。具体如下:

指标名称重大缺陷定量标准重要缺陷定量标准一般缺陷定量标准
潜在错报占利润总额的比重错报≥5%2%≤错报<5%错报<2%
潜在错报占营业收入的比重错报≥1.5%0.5%≤错报<1.5%错报<0.5%
潜在错报占总资产的比重错报≥1.5%0.5%≤错报<1.5%错报<0.5%
潜在错报占净资产的比重错报≥3%1%≤错报<3%错报<1%

缺陷性质

缺陷性质定性标准
重大缺陷对已经公告的财务报告出现的重大差错进行错报更正(由于政策变化或其他客观 因素变化导致的对以前年度的追溯调整除外); 当期财务报告存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报; 公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为; 公司内部审计机构对内部控制监督无效; 以前发现的重大缺陷没有在合理期间得到整改,或者整改无效。
重要缺陷未依照公认会计准则选择和应用会计政策; 对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制; 未建立反舞弊程序和控制措施; 对财务报告流程中涉及的信息系统未进行有效控制。
一般缺陷除重大缺陷及重要缺陷以外缺陷的情形。

指标名称

指标名称重大缺陷定量标准重要缺陷定量标准一般缺陷定量标准
绝对损失金额占总资产比重错报≥1%0.3%≤错报<1%错报<0.3%

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(三)内部控制缺陷认定及整改情况

1.财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

四、其他内部控制相关重大事项说明

公司暂无其他内部控制相关重大事项说明。

公司董事会(已经董事会授权):李海周

深圳市兆威机电股份有限公司

(加盖公章)2022年4月15日

缺陷性质定性标准
重大缺陷严重违反国家法律法规或规范性文件; 关键管理人员或重要人才大量流失; 内部控制评价的重大缺陷未得到整改。
重要缺陷引起董事会和管理层高度重视的财产损失。
一般缺陷除重大缺陷及重要缺陷以外缺陷的情形。

  附件:公告原文
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